Excel应用中的“小目标”如何实现 / 四六文摘

Excel应用中的“小目标”如何实现

彭怀文

我们要想做一件事都必须有一个“小目标”，包括我们对Excel的学习与应用。

问

我们学习并应用Excel的“小目标”是什么呢？

A说

我的小目标就是不想“累成狗”！

B说

我不想加班！

C说

我想快捷而准确！

D说

我想在女神面前炫耀一下！

...

......

我们应用Excel的小目标归集就是一句话：快准狠、一招制敌。要想达到这个目标就必须事半功倍，而必须避免事倍功半的陷阱。要想成为高手必须养成一些好的习惯，我们必须培养能事半功倍的习惯。

在Excel应用中，通常会有一些已知或给出的基础数据（或表格）。如何从基础数据出发，通过使用Excel各种技巧或函数公式等，得出我们最终需要的基础，可能会有多种方法可供选择。

一、磨刀不误砍柴工——动手之前先想一想

财务工作中应用Excel，不外乎就是在基础数据或源数据的基础上，经过一系列操作后得到我们想要的结果。拿到基础数据或源数据不要立马动手，先看看二者之间到底有什么联系，想一想有多少种办法可以解决，我自己最熟悉的办法是什么，最简单快捷的办法是什么。

曾经有这样一个真实的案例：一天，有人在QQ群抛出一张如下的截图。如图3-1-1

图3-1-1 需要删除多余英文字母的数据截图

然后问：如何快速去掉前面的英文字母？

这个问题，如果是你，你会怎么做？难道拿到这样的Excel表格就马上不停地用鼠标点击在企业名称前然后用删除键去不断删除吗？如果是这样的话，恭喜你，你用了天下最笨的办法。如果数据比较多的话，“累成狗”那是必然的了！

问题一出，自然有人给出很多不同的答案，但是我觉得都不是最快捷的。我给出的方法是：就是“查找和替换”。

通过仔细观察可以发现，其实前面的英文字母还是有规律的：第一全在中括号中；第二全部是以S开头的。因此，我们可以这样来“查找和替换”，在“查找内容”中输入“[S*]”，在“替换为”敲一下空格键，如图：3-1-2。

图3-1-2 利用通配符进行“替换”操作示意图

此案例是不是充分说明——磨刀不费砍柴功！

条条大路通罗马，你出发前是不是也该考虑从那条道上走啊，想想道路会遇到什么阻碍，想想那条道我最熟悉，比较后选择最优的。

二、分清楚表格是一次性使用还是重复使用

在工作中我会遇到类似于图3-1-1的问题，这种问题一旦解决，源数据所在的表格不会再重复输入类似的数据，我们可以把这种表格称为一次性使用表格。对于这种表格要求不高，一切以服务最终结果为原则，怎么快就怎么做。但是如果是从其他软件或者网站上导出的数据，或者是他人发给你的源数据，最好在复制件上操作处理，避免操作失败而源数据丢失的尴尬发生。

而工作中经常还会遇到比如各种台账的表格，不但经常会录入新的数据，而且可能需要长期保存以备查询，然后可能还会再次基础上求得月度、季度或者年度累计数或相关分析等。这种表格我们可以称为重复使用表格。对于这类长期需要使用的表格，最好制作为不同的功能性表格，有基础性的工作表、有结果性的工作表。比如我们建立的各类台账，在基础性工作表中只录入最基础的数据，不要做月度、季度或年度的小计或合计等计算；而在另外的工作表中按照需求建立各种格式的报表，然后去基础性工作表中取数自动生成，当基础性工作表发生变化，结果性报表自动变化。当一个企业有很多部门或者分支机构时，为了统一管理可以建立的这样的模板供大家统一使用。在这类表格的结果性工作表一般都是使用函数公式进行计算，而不会使用合并计算或分类汇总等。

另外还有一种介于二者之间的表格，比如工资表。每月工资表都是有变化的，但是表格格式却是一样的，变化的不外乎是出勤天数、奖金、扣款等，或者是员工人数的增减变动。每月的工资表我们还是需要保存的，以备查询，但是我们可以复制后重命名为新的月份，然后在工资表中修改变化的部分，前一个月的工资表就相当于后一月的模板。

在第二章中，我们把Excel表格分为基础型、报表型、其他类型三种类型，与这里说的一次性使用还是重复使用的分类，是一个问题两个方面，二者并不矛盾。尤其是重复性使用的表格，经常里面就包含了基础型和报表型的表格。

三、路径规划案例——以固定资产管理为例

下面我们以实务应用为例来说明如何进行路径规划，就以固定资产管理为例。如果你已经使用了ERP软件的“固定资产管理”模块的，可以看看路径规划的思路，然后与ERP进行对比。如果还没有专门的固定资产管理系统的，可以结合案例和你的实际情况建立你的固定资产管理系统。

（一）先清楚我们需求是什么

固定资产管理的目的就在于根据会计准则和内控管理制度对固定资产进行准确、及时的核算，并确保账实相符。

因此，财务上应及时登记固定资产的原值，每月准确及时核算折旧，然后分使用部门等记入不同会计科目。同时，为了保证固定资产的账实相符，要对固定资产的领用、调拨、盘亏、清理等及时登记。

固定资产的源数据就是固定资产购进发票、领用部门签字等，结果就需要每月分部门和分资产的折旧表等。

（二）基础数据表格的建立

任何管理系统，都需要建立基础表格，固定资产管理也不例外。我们需要先建立一张固定资产基础表格。在基础表格中我们至少应包括固定资产名称、规格型号、编码、类别、入账日期、入账原值、预计折旧期限、预计净残值、折旧方法、存放地点、使用部门、使用人等。如果考虑后期管理，可能还需要固定资产减值准备、固定资产清理等。

在固定资产基础表格设置时，首先对需要根据内容设置表格的标题行，标题内容简单、清晰明了。根据标题内容对应列根据情况进行单元格有效性设置。比如对“入账日期”对应的列单元格的有效性设置为只能输入标准的时间格式。对单元格内容相对固定的，可以设置为下拉菜单，只能从设定的内容中选择，比如“折旧方式”列单元格内容限定为平均年限法、年限总和法、双倍余额递减法等。

对于这些基础数据需要准确录入，起到一个清单的作用，不需要在该表上做计算。在该基础数据表格严禁出现小计、合计或合并单元格等之类的“陋习”。

（三）结果数据表格的建立

固定资产结果报表至少应该有：新固定资产入账时打印《固定资产管理卡片》交使用人签字、每月分部门的固定资产折旧表、每年至少一次的固定资产盘存表、固定资产清理审批表（视情况）等。

对于这些结果数据报表，我们首先根据需要建立好表格，然后表格中的大部分数据内容取自基础数据表格。比如《固定资产管理卡片》，由于需要打印并要使用人等签字，所以该表属于报表型的表格，必须注意美观，因此该表在必要时是可以合并单元格的。由于该表只是在固定资产入账时打印一次，我们必须做到当我们输入或变更一个条件时，就可以打印出我们需要的固定资产，当然其他主要内容必须取自基础表格，避免重复录入。

每月的固定资产折旧表，我们需要做到当我们输入不同月份的时间时，可以自动生成我们所需要的折旧表。折旧额要根据基础数据表中内数据自动计算，同时也要满足固定资产会计准则的规定，如当月入账的固定资产不计提折旧。

（四）基础数据和目标结果之间的关系

固定资产管理有很多基础数据，需要的管理报表也是很多，因此二者不可能在同一张表格就能实现。当我们把基础数据和目标结果进行整理后自然就会将二者分离。建立基础数据表格的目的，既可以起到固定资产清单的作用，也可以作为管理报表取数的源泉，可以避免重复手工录入，也可以利用Excel的强大函数公式进行自动计算，可以大大提高工作效率。

以上，只是以固定资产管理作为案例来说明基础数据和目标结果之间的路径规划思路。具体的固定资产管理请看本书的《用Excel建立固定资产管理系统》。

——上述内容摘自《不加班的秘密：高效能Excel财务达人养成记》