采购部门的设立，是“控制成本”还是“增加腐败”？

怎样建立阳光采购体系？

其实采购这个职能发展发展那么多年，已经建立一整套的采购流程体系以确保“阳光采购”。

阳光采购是一系列的技术手段，流程方法，结构体系的综合机制。越是大量的采购金额和大型的组织，这一套方法就运用得越是完善和彻底。而在相对小的公司规模里，一些方法可能会导致较高的使用成本，与所要控制的采购金额不匹配，所以各个公司要量体裁衣的选择和使用。

阳光采购体系的几点要素是：

1. 分权管理，各司其职

对于大型的组织，通常会区分寻源（sourcing）和后期采购（procurement）,或者对于集团性公司区分集团采购（全球采购）和子公司采购（区域/工厂采购），这样将寻源谈判和订单执行分开，集团批量采购和零星采购分开。这样一方面是大幅提升采购效率和获取谈判优势，另一个重要目的就是对于采购行为的监控。寻源会聚焦在品类管理，供应商的选择和合同谈判上，而合同的执行是则由后期采购来进行。这样后期执行也是一个对供应商管理和监控的过程。在流程设计上要注意赋予后期采购对于供应商管理和评估的职能。这样寻源负责选择，但是供应商的绩效表现由另一个部门来负责，就能在对供应商的管理更加公开透明。当然这样的机制建立有许多需注意的细微方面，否则容易发展为互相扯皮，让供应商无所适从的局面从而影响到交付绩效（寻源和后期采购的配合会在后面的分享中详细来讲）。

除了采购过程的职责区分之外，通常在采购流程的设计上会明确使用部门或者研发，生产，质量等部门的职责。各方在采购流程中都有自己相应的权利和职责。这样就避免了任何单方面的采购决定，相对是在综合成本，质量，交付等各方面的情况后作出的采购决策。另外所有的采购决定又都有分层审批制度，降低风险的发生。如此的采购架构和职责设计可以使得对于供应商的管理比较公开透明，集合相关利益群体的综合意见而能控制由个人偏好行为带来的可能腐败问题。（但是同时带来流程的繁琐，沟通成本的提高，需要在两者之间找到平衡。）

2. 采购流程设计

上面在谈到采购架构时也讲了与之匹配了流程设计。除此之外，采购也有多种和采购内容相匹配的流程设计来保证供应商选择过程的公平公正。常规的采购流程有询价比较流程和招投标流程，同时也会对单一供应商采购以及紧急采购做相应限制条件。询价采购即我们常常所说的三家比较询价。

通过这个过程，采购摸清市场水平，然后根据公司需求选择合适供应商进行谈判。招投标采购流程则是适用于大金额的采购模式，是一种更为严格的询价比较过程以确保供应商的充分竞争，信息的严格控制使供应商选择基于公平公正的评估。单一供应商和紧急采购往往会导致采购无法充分进行以上流程，所以在采购流程中通常要对其运用进行充分的限制，同时也要作为内审的一项内容。此外，运用新技术手段的的电子招标（e-Auction）等模式也让采购流程进一步公开透明化。

3. 定期的审计审核

在采购额较大的公司，可加入后期的审核审计的机制。可以为半年或一年进行一次进行。重点是对采购流程的执行，采购文件记录，大金额的采购项，单一供应商采购和紧急采购进行审核。从而确保采购行为在合规的要求下进行。在制度设计上，如有定期的独立的完整的审计审核，可以同时在前期对采购开放更多的权限，使日常的采购流程可以进行得更为顺畅。关于这一点，也会在以后的分享中更详尽的说明。

综上所述，我们可以看到，运用管理严格的采购流程以及配套的管理组织，我们就有可能建立阳光采购体系，使供应商透明竞争，而企业获取最优成本。所以建立阳关的采购体系是完全可以实现的，但各个企业需在自身的采购额和建立体系所带来的成本上做个平衡，选择最适宜自己的采购流程和体系。

关于作者：

唐子婷老师为彼威达（BVDA） 创始合伙人，首席顾问。北大国际MBA和美国Fordham大学FMBA。超过10年的跨国公司的高层管理经验。领导管理了供应链下各个子模块如计划，采购，物流，进出口，仓储等，并将供应链和采购打造为企业的核心竞争力。拥有丰富的行业经验与前瞻视角，为客户带来了卓有成效的采购和供应链优化改善项目