Excel高效技能:快速填充
Excel高效技能:快速填充
彭怀文
【快速填充】功能是Excel2013版本开始有的功能,可以让数据填充变得更加智能,减少函数的使用。【快速填充】在Excel工作表功能区的位置如图2-3-19所示。
图2-3-19 快速填充功能在功能区的位置示意图
在使用【快速填充】功能时,要求必须手工先做个示范,然后Excel软件就可以自动找出规律性的填充方法。
1.利用快捷键【Ctrl+E】填充
如在A列中有一组数值,包含有字母或文字以及数字,我们现在需要其中的数字,如图2-3-20左侧所示,当然我们可以使用函数来进行取数,但是会显得比较复杂,尤其是对于函数记忆不太熟悉的人,显得比较困难。
在这时,【快速填充】功能就可以大显身手了,步骤如下:
(1)在单元格B1中手工输入单元格A1包含的数字;
(2)先按住【Ctrl】键不放,再按下【E】键,系统就会从单元格B2开始自动填充,结果就会是图2-3-20右侧所示。
图2-3-20 利用快捷键快速填充示意图
2.利用鼠标拖拽或双击快速填充
还是利用图2-3-20左侧的案例,当我们在单元格B1输入数字203后,我们可以利用鼠标选中该单元格,然后向下拖拽进行批量填充;也可以选中该单元格后,将鼠标的光标移动至单元格B1的右下角,光标变成+时,双击鼠标左键,让系统自动填充。
上述两种方法填充的结果显示的都是203,此时需要将鼠标移动至填充单元格中的最后一个位置,在其右下角有一个带有+号的小对话框,用鼠标点击+号,就会出现下列选择菜单,我们只需要选择【快速填充】即可,然后就能得到图2-3-20右侧一样的结果,具体步骤参看图2-3-21所示。
图2-3-21 利用鼠标拖拽或双击进行快速填充示意图
3.智能提取已有单元格内的数字或文本
财务人员最头疼的是收到把Excel当着word文档使用的表格文档,一个单元格内包含了文本信息和数字等,根本无法直接用来计算,必须经过整理。通常情况下,大家的第一反应就是使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数提取,或者使用【分列】功能。其实,使用【快速填充】则非常简捷高效,如图2-3-33所示。
图2-3-22 利用快速填充智能提取已有单元格内的数字或文本示意图
说明:
(1)使用快捷键【Ctrl+E】快速填充时,只能单列进行,不能把如图所示画框的部分全部选中同时进行;
(2)示范填写金额数字时,格式选择保留足够小数位,以便完整取数,否则如图所示在单元格输入(或自动保存)120的话,后面金额小数点还有数字的,也将会是整数。
(3)该功能可用于身份证号码中年月日和生日等信息。如图2-3-23所示,只需要在第2行的单元格中输入A列身份证中的相关信息,然后分别快捷键【Ctrl+E】进行快速填充,在"生日"列填充时必须等前面的"年""月""日"列填充完毕才能进行。如果把"生日"列位置放在B列,则可以不用等"年""月""日"列填充完毕才进行。
图2-3-23 利用快速填充智能提取身份证信息本示意图
4.文本组合
【快速填充】功能不仅可以实现批量提取,而且还可以将两列单元格的不同内容合并。比如在A列、B列和C列分别有"年""月""日"的数字,如果我们想组合成"日期"的话,就可以利用【快速填充】功能,省去利用函数公式的过程。
图2-3-24 利用快速填充功能组合文本
注意:
(1)快速填充完毕后,需要检查下填充是否有错误,毕竟是由系统识别和填充的并不能保证填充完全准确(包括前面所述的填充);
(2)如果第2行的"月""日"数字一致的情况下,快速填充的结果就会出现错误。比如如果把单元格C2更换为1的话,单元格是"1990/1/1",快速填充的系统就会自动把"日"的数字改成为"月"数字,从而导致后面的填充错误。
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