财务RPA：实现发票处理自动化

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作为一种凭证，发票广泛存在于财务各业务流程中。如应付管理中的应付发票处理，应收管理中的发票开具，档案管理中的票据接收，税收管理中的增值税发票开具、发票验真等。

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作为非结构化数据的发票

对于企业来讲，一张张发票承载着重要的信息，而发票的内容也是非常重要的数据，在税务认证、供应商管理、合同管理、报销管理、客户管理等业务方面均会用到。

尽管无纸化办公时代已经到来，但事实上，目前纸质发票仍然有着很高的应用场景。

作为一种非结构化数据，发票处理起来较为繁杂，涉及大量的重复操作，数据的人工录入通常占据了大多数财务人员的时间与精力，枯燥且缺乏竞争力。

特别是对于专业的财务公司、代记账公司来说，繁重的票据录入和管理工作，耗费了大量人力成本。

非结构化数据

财务信息系统中的数据通常分为：结构化数据（表格/数据库等）和非结构化数据（文本/图片/视频/语音等）。非结构化数据其格式复杂，标准多样，且在技术上非结构化信息更难标准化和理解。

早期的RPA技术对于结构化数据的处理更为擅长。

随着技术的发展，借助AI-OCR这双“慧眼”，RPA可利用人工智能的自主学习和认知能力，识别更加复杂的非结构化数据，将其转化为计算机可以理解的结构化数据，更好地在各个业务系统间进行数据的有效收集整合。

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RPA发票处理场景

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发票核对

某科技公司财务需核对发票及相关交易记录。

业务痛点

每天要核对上百张发票，每名员工至少要花费1小时整理纸质文档，耗时费力，还容易出错。

解决方案

RPA通过OCR将纸质材料数字化，并进行统一归档。无需人为干涉，RPA可自动核对发票与交易记录，并录入数据，存储扫描图像。

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发票验真机器人

RPA自动识别发票信息，并自动访问国家税务总局网站进行发票验真，最后将发票信息和验证结果录入Excel。

2

发票识别

某制造企业财务部

业务痛点

财务部聘用了多个财务人员手动处理各地供应商的纸质发票、账单，工作量大，数据录入易出错，新手甚至还可能因不熟悉业务导致合规风险。

解决方案

RPA通过OCR技术，识别多种格式的发票信息，并将其进行二次转换，形成统一格式，自动录入系统，再将处理后的发票信息发送给指定的财务人员进行审核。

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增值税发票识别机器人

自动识别并汇总各种格式的增值税发票，具备对接其他类型票证识别能力。

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应付账款

某大型零售集团，每月都要为旗下多所公司处理发票。

业务痛点

收到单批发送的发票时，人工要手动将大量发票数据输入到ERP系统，耗时费力。随着发票数量日益增多，处理起来也愈发复杂。

解决方案

RPA自动将发票数据输入ERP系统，简化操作流程。RPA的发票读取功能，可自动检测并标记疑似错误或欺诈的发票，提升准确率，最大限度地降低业务风险。

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发票明细定时自动跨系统迁移机器人

机器人自动导出销项发票明细并导入企业自己的发票管理ERP系统。

其他票据处理

4

财务对账

零售业财务对账

业务痛点

门店销售的商品需要客户在商场付款台进行支付，完成支付后把第二联交回门店。商场和门店会定期通过POS机的刷卡记录进行结算。

门店要对系统里的销售记录和实际支付金额（即小票金额）进行对账。处理数据繁多，人工核对工作量大。

解决方案

UiBot Mage自动处理财务票据

1.将小票扫描成电子版。

2.通过OCR识别电子版小票，抽取日期、销售金额等关键信息。

3.将OCR识别好的信息与系统里的销售记录进行对账。（即使一张小票内含有多件商品的销售记录——如6张小票对应10条销售记录，RPA机器人也能准确进行对账）

4.机器人将小票和销售记录完全对齐的条目标记为绿色。人工只需处理极少数没有对齐的账目即可，极大减少了人工核对的工作量。

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