激发创新，先学会好好说话
无论是启动新项目，还是策划新活动，与客户、团队反复沟通是必不可少的环节。项目启动方式有多种多样，但无论是选择小规模试点启动，还是大规模战役启动，或者是循序渐进式启动，都需要在正式启动之前的沟通中制定好方案，明确“做什么、为什么做、怎么做”几个重要的核心问题，这样才能推动新项目的顺利开展。
可以说，沟通在每个创新项目的成功中都发挥着重要作用。关键在于：赢得员工，尤其是管理层的支持，让他们在启动创新项目之前就参与到你的沟通计划中来。
对于老手来说，在项目启动环节进行充分的沟通，或许不是难事。但是对于从未负责过新项目的新手来说，如何进行沟通可能并不轻松。沟通什么内容、通过怎样的形式与渠道、多久沟通一次……这些问题都需要慎重思考并执行。
好消息是，沟通并不是什么高深的学问，你只需掌握几个简单的规则并实践它，就可以轻而易举地做得很好。本文将从沟通时会涉及的几个方面开展，帮助你逐步掌握为新项目启动制定沟通计划的技能。
沟通的关键目标
当你在制定任何形式的沟通策略时，你需要清楚地了解为什么要做，以及你想达成什么目标。有了明确的目标后，你在沟通会上就能够抓住重点，不说废话。关键信息不会被稀释，也就不会影响整体效果。
当然，关于什么是重点、比例多少，都是非常主观的，并没有正确答案。但关键是， 为了有效，必须简洁。而要做到简明扼要，你必须对大局有深刻的理解，知道孰轻孰重。
为一个创新项目的启动做沟通时，需要牢记 四个关键目标：
让参与者了解创新项目的WHY（原因）、HOW（方式）和WHAT（内容）
引导参与者专注于想要的结果（即战略目标）
因此，如果你只是让人们想出“创新的想法”，最终结果可能会不尽如人意。这时，就需要为创新活动设置一个特定的目标。比如，“通过创新来降低成本”与“通过创新来增加收入” 是南辕北辙的两个思路，它显然会带来完全不同的结果，达成两种目标所需的资源和能力也截然不同。
所以，想要在商业结果上有所产出，你始终要有一个非常具体的目标或预期，不管是对应于整个创新项目的目标，还是项目中不同活动的结果。把这些目标与预期结果传达给参与者，会帮助你们更好地实现这些结果。 而且，目标越实际、越具体、越便于衡量、越便于理解，效果会越好。
带动并保持大家的热情，让他们能够积极、持续参与
沟通最明显的目标就是让人们能够切实参与到新项目中来，但是很多人往往忘了制定适当的计划来维持这种参与热情。如果你缺乏主动沟通提醒，大家的注意力很容易被其他优先事项抢走，并且对后续的参与也有妨碍。
那么对于新项目来说，参与率多高才算好？据统计，针对全公司员工的创新项目，25-40%的参与率比较正常。如果你的项目参与率低于这个数字，说明你很可能没有做好沟通，或者项目设计对于目标受众吸引力不足；如果接近或超过这个数值，则表明你在计划和沟通项目方面做得非常出色。
具体要怎么做？首先，你要告知和激励目标受众，让他们参与进来。要告诉他们要做的是什么，为什么要这么做，以及参与进来对大家的好处。你可以从 意义、选择、能力和进步等方面谈起。如果做的事有足够的影响力，并且能帮助到他人甚至是自己，通常就足以让大多数人有参与进来的意愿了。
提高参与质量
沟通的最后一个关键目标，在于提高参与质量。在具体实践中，就是指 要加强对预期结果的沟通，将信息传递给每个参与者，提醒大家应该关注什么以及不要关注什么。
项目的良好沟通，并不仅仅在于传达一些信息，更重要的是推进执行。比如在整个项目中，组织的员工和管理者们一起对新的想法进行讨论与打磨等。这可以让团队在整个项目落地执行的过程中，持续地对创新讨论，完善创新的想法。
实用性沟通实践指南
在了解沟通的目的后，还有一些具体的实践细节需要掌握。下面是一些最常见的做法。
另外需要明白的是，最好的办法就是付诸实践，然后再根据不同组织的具体情况做相应调整。因此，在制定了详细的沟通计划后，建议你在正式施行之前先在小范围内进行初步测试。
1.内容
首先，也是最重要的，就是要传递的信息。传递的信息错了，再怎么注重沟通频率和渠道都没有用。我们可以从“WHY”（原因）和“HOW”（方式）开始，最后再谈具体的“WHAT”（事情、内容）—— 先从解释为什么要做开始、目标是什么、大家为什么要关注这个项目，接着解释这个项目的运作方式，最后以项目的具体内容来结束。只要记住这个简单三步结构，你的沟通就不会太差。
这些实际问题你一定要谈到：
为什么要做这个事情，以及大家为什么要参与进来？
计划的具体目标是什么？
流程要怎么走？
人们在实践中要怎么做才能参与进来？
你对每个参与者的期望是什么？
另外，需要注意：
言简意赅，直奔主题。说出一切重要的，多余的不必说。
不要仅提供信息，还要鼓舞和激励。
让人们知道你是真的在乎他们的想法。确保你在听取目标受众的意见时是真心实意的，然后做到言必有行。当得到第一批反馈时，要公开赞扬这些反馈。要是能立即实施其中的一些想法，就更好了。
测试和迭代。信息传递很难一步到位，马上做到完美，你可以先进行小范围内测，然后根据反馈逐步改进，最后才是大规模推广。
2.渠道
明确了要传递什么信息，下一步就需要考虑用什么渠道沟通。你的目的是用有限的渠道向尽可能多的受众传递信息，而不同的目标受众又影响着对于沟通渠道的选择，因此，使用单一的渠道并不是一个明智之举。多几个不同的渠道，能够帮助你更加高效、完满地达成你想要的传播效果。
建议大多数组织和大多数创新项目使用3-5个不同的沟通渠道。保持核心信息不变，但针对每个渠道的特点改变其形式。主要沟通采用主要渠道，辅助渠道用来提醒人们参与并强化相关信息。记得选择你的受众最关注、你也最希望他们在上面活跃参与的渠道，来作为主要渠道。
以下是几个比较常用的内部沟通渠道：
电子邮件。
内部聊天工具。通常也是活跃的、非常有效的沟通渠道。
创意管理平台。这是加强信息传递和维持参与的重要渠道，但通常在推动初步想法的采用方面做得并不是很好。
内网。这类渠道在大多数组织中通常不是很活跃，你可以试着在上面分享信息，但不要分掉太多精力。
其他即时通讯。这样的1对1渠道可以非常有效地起到提醒和激活作用，但通常不适合于新项目的初始沟通。
实体传单、海报、易拉宝等。这是向员工传递信息的好渠道，并可以在公司一线激发一些沟通交流。
团队经理、主管和其他意见领袖。这可能是最没有得到充分利用、却是迄今为止最有效的沟通渠道。
3.形式
沟通的形式和渠道一样，不存在标准答案或模板。它同样取决于你的目标受众和你所选择的渠道。
首先，当面的一对一讨论，应该始终是你计划的一部分。
对于组织内部简单的一些创新计划项目，大多数情况下，使用文本形式的沟通完全没问题。然而，当你转向更复杂、持续时间更长或更大的计划时，纯文本可能就不够了，你可以借助一些附件完成系统的信息传递。
另外，简短的介绍性视频也是一个非常不错的选择。它们能帮你快速传达更多信息，而且对许多人来说也更有吸引力。更重要的是，几乎所有渠道都可以用得上这些视频，并且使用起来也很简单。
关于沟通形式，下面还有几点提示：
如果要做视频，时长请控制在2-3分钟左右——既兼顾细节又保持简洁，你通常可以先从这点做起。
无论使用什么形式，牢记WHY-HOW-WHAT的顺序。
不要太在意制作水准。把精力集中在要正确传达的信息内容本身。
条件允许的情况下，让高层也参与进来，以展示公司对这一项目的重视。
要有真实感和亲和力。不要做空洞无效的沟通，这只会让员工畏缩不前。
4.频率
有很多研究表明，想要让人们记住并内化你所传递的信息并进一步采取行动，需要重复多次的沟通。通常来说，3-20次都是正常的。当然，重复太多次会打扰到别人，最终反而不利于工作的推进，所以，关键是要 在足够的重复和过多的重复之间找到适当的平衡。
想要做到这点，关键之一是 做好沟通计划，包括为同一信息多做几个不同的版本。但是在实践中，你不需要花太多时间去考虑和担心实际与计划的差异问题，出现这样的情况是正常的。
落到实际的执行中，你会发现， 无论活动的周期有多长，你都需要类似的重复程度，而且本身就还有许多实际情况要去反复做沟通。因此，较短的活动沟通会更密集些，你需要分配足够的资源来实现这一点。比如为具有较大目标受众但时间较短（少于2个月）的创意挑战型项目分配专员负责沟通、协助管理项目；如果项目持续时间很长，沟通的任务就可以直接分配给团队成员，让他们在正常工作之外跟进一下即可。
下面总结了在创意挑战或创新计划的每个阶段应该准备做的事情。有些只适用于有限时间的挑战，有些适用于持续的过程，但大多数两者都适用。
你要经常做的事情：
就项目/活动的启动做沟通
就活动的结束做沟通
项目变更或活动进入下一阶段时进行沟通
在打磨想法阶段与参与者积极沟通，帮助完善想法或启发灵感
就正在作出的决策及其背后的理由进行积极沟通
做了会有益处的事情：
项目启动前几天进行事前沟通提醒。
活动结束前几天或活动中的每个截止日期前，提醒大家注意。
定期提醒（例如每周）。这对连续的过程和持续时间较长的活动特别重要。
启动仅仅是开始
启动仅仅是是新事物的开端而已。因此， 你的沟通计划，就像你的整体计划一样，显然不应该局限于启动阶段。
启动过程对于让事情落地并进入正确的轨道来说超级重要，但如果创新和相关的沟通没有做好持续的准备，每次只是随机做些一次性的活动，创新的潜力就永远无法发挥出来。
创新需要持续的努力和坚持。有时的确可以追求一些快速的成果，但终究还是要回到致力于长期的努力中，扎实地去做。这同时也是你在项目启动过程中需要传递出去的一点。
你应该努力实现的最终状态是， 每个人无论他们在组织中处于什么位置，都能参与到创新中来，知道你们为什么要这样做，而且知道他们能做什么来帮助实现创新，以及为什么这么做对他们最有利。
本文来自微信公众号 “红杉汇”（ID：Sequoiacap），作者：Jesse Nieminen ，编译：洪杉 ，36氪经授权发布。
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