上班8小时哪有时间完成其它计划?这么做分心情况下你也能完成

世界知名的悉尼歌剧院最初的规划只需花费4年、700万美元建造,但实际工程却耗费14年、预算追加到1.02亿美金才完工;回想学生时代,你是否常常拖到最后一刻才赶完期末报告?出了社会,你是否经常为了赶上结案日期,只好爆肝加班来解决意料之外的麻烦?

无论从政府到个人,都得面对这种「计划谬误」惹出的祸!什么是「计划谬误」?又该如何避免它一再浪费我们的时间和金钱?以下分享四种方法,让你精准掌握工作进度、赶上论文期限!

实用点:学这四个步骤,让你拟定计划目标时更务实,避免无止尽的投入时间和金钱。

本文四大重点:1. 为什么计划总是超出预期?因为我们忘了「历史的教训」。2. 每天能专注核心工作的时间只有「72分钟」!你需要做好「最坏打算」。3. 大事化小事,拟定具体「计划」取代追求模糊「目标」。4. 一日之计在于「午」?选择一天中效率「最差」的时段作规划。

1. 为什么计划总是超出预期?因为我们忘了「历史的教训」

国际专案管理学会(Project Management Institute, PMI)曾作过统计,在所有执行完成的专案中,只有略高于一半的比例如期完成。人们对预估自己要花多少时间、金钱完成任务时,往往会太过乐观,导致后续得不停修正原先的预期。

(图片来源:Pixabay )

以色列裔的美国心理学家、也是《快思慢想》作者Daniel Kahneman首先在1977年用「计划谬误(planning fallacy)」来形容这种现象。

Kahneman和研究团队发现:人在预测未来时,很少回头检视过往类似的项目花了多少时间,反而倾向用直觉解读眼前的工作。

因为每次完成任务后,我们脑海里的印象似乎只会留下最后美好的成果,过程中遭遇的所有困难会被渐渐淡忘;此外,若遇到类似的任务,也会认为自己早就非常熟练,不像第一次需要花那么多时间。

计划谬误不只影响你的时间(加班)和金钱(追加预算),若你是专案负责人,还会让所有成员拼命追赶一个不合理的期限而抱怨连连。那我们该如何降低计划谬误发生的可能?有两个方法:「让别人帮你估」、「把自己当菜鸟」。

1994年,加拿大Wilfrid Laurier大学的研究团队发现一个有趣的现象:虽然我们评估自己的期限总是太过乐观,但帮别人估却很准!

这是因为对别人不够了解,避开了主观的直觉反应,评估的依据转而聚焦在过往经验,心态上也会更趋向保守。

另一方面,评估时程最好先把「近几次」的经验放在一旁,回想「第一次」面对新客户、新需求时,前面需要多久磨合期?需要学习多少新知识?如何调整彼此的合作模式?这些都是需要花费可观的时间和心力、造成延长加时的重要因子。

2. 每天能专注核心工作的时间只有「72分钟」!你需要做好「最坏打算」

提供一系列生产力工具的公司「RescueTime」曾作过调查,统计近5万名上班族的工作型态,得到一个惊人的数字:平均每人每天只有1小时12分钟花在最重要的工作上!

假设一天待在公司8小时:其中1.5小时开会、2小时回覆email和即时讯息、不时响起的电话、同事间面对面沟通又花掉2小时,再加上被打断后重新进入状态所花的时间,把这些通通扣掉后剩下的,才是你真正能花在核心任务的时间。

因此,做计划时千万别把一个工作天算作8小时,而是依据个人状况,把你知道「一定会发生」、「可能会发生」、「想不到会发生」的因素通通纳入考量。

举个实际例子:专案刚开始会存在许多不确定性,如:预算还在审查、客户只给部分规格、供应商还没承诺产能等等,尽量把这些变数加入评估,随着专案持续推进,这些不确定性会越来越明朗,最终会收敛到一个合理的范围。

(图片来源:Agile In a Nutshell )

3. 大事化小事,拟定具体「计划」取代追求模糊「目标」

接下一个庞大的专案后,首要之务是化整为零,将一个粗略的大任务拆解成具体的小步骤,把注意力放在这些步骤,而不是最终的「目标和结果」。

这样做的好处是:不会被乍看很惊人的规模和复杂程度吓到、专案的进度也容易管理。至于份量该拆分到多细?差不多一小时内做完就可以,接下来再用具体的叙述订出三个重点:如何做、做多久、要得到什么成果?

比方说:

计划1:「星期二早上9~11点到图书馆找资料,完成期末报告大纲。」取代「我这礼拜要写期末报告。」

计划2:「后天下午和厂商开会1.5小时,要谈定规格和采购数量。」取代「这星期要和厂商谈定专案合约。」

同时,还要准备好「B计划」以防意料之外的事情打乱原先的计划:

计划1-B:「星期二可能临时有社团活动,我最好先预约星期三的自习室。」

计划2-B:「万一后天下午临时被要求出差,最好明天先和代理人交代好策略。」

4. 一日之计在于「午」?选择一天中效率「最差」的时段作规划

2011年,康乃尔大学社会学教授Michael W. Macy和学生Scott A. Golder发表了一个有趣的研究,他们分析了几百万则公开的推特贴文,发现人们的情绪会随着生理时钟和季节更迭有固定的起伏。

刚起床时情绪最正面,许多乐观正面的名言佳句出现的频率高;美好的一天开始后,负面用词出现的频率会渐渐增加;把时间拉长来看,每个季节的日照长度不同也会连带影响人们情绪的变化。

这种规律和我们做计划有什么关系呢?研究指出,大部分的人会在起床后6小时到达第一个「情绪低谷」,就大约是在中午吃完饭后。这时头脑思绪比较迟钝、情绪起伏大、心态也偏向悲观,不太适合处理正事、进行沟通,但却正好用来「抵销」人类天生的乐观倾向,是个作时程规划不错的时间点。

虽然每个人生理时钟可能有差异,但原则大致不脱「找出自己疲劳或难以专心的时段,暂时放下手边进度缓慢的重要工作,专心作规划。」

理解完「计划谬误」以及四种治疗方式后,下次当读者们遇到需要规划的时机,不妨试试这四个方法能否让你摆脱常常被专案期限、期末报告追着跑的刺激生活。

果你喜欢这篇文章,欢迎你到“蜻蜓FM”收听“创新拿铁”的创始人王文华的节目“纽约创新汇”。王文华分析世界一流企业创新丶创业的案例,归纳成个人可以应用在商场丶职场的方法。扫下方二维码即可收

▽▽▽▽▽

(0)

相关推荐