流程工具化,想说爱你不容易

很怀念小时候,那时报纸、杂志、电视和广播是我们的灯塔,图书馆是我们的星辰大海。那时我们的记忆力好于体力,没有云存储,只有脑回路。

这是申鹤公众号第65天的第65篇原创文章


我本来以为,做公司的自动化办公系统、做一系列提高效率的工具肯定不是一件容易的事情,直到做起来之后,我才发现,原来,的确如此。

且,不是一般费劲。

作为一个完全不是技术出身的人,整个过程,就更是崩溃。

你可能会说,你自己不懂,你就交给懂的人去做啊!

你让技术团队去搞不就得了?

你安排公司别的信得过的人去做啊。

要是能的话,我还没事瞎吐什么槽。

首先,一定要说,经验流程化,流程工具化,这几乎是从一个小公司到一个大公司的必经之路。正是因为意识到了工具化的诸多好处,才让我决定踏上这条不归路。

1

人与动物最大的区别之一,是人会用工具

你可以能力较别人差,但是如果你会使用工具,就没准会帮你绝地反击。

所以,我们就看看,流程工具化的好处都有哪些。

01看似僵化,但效率往往很高

贝佐斯说过,重视不变的远比追求变化重要。人会受到身边很多人事物的影响,要随之改变并不难,难的是保持个人原则和目标等不变,或者说按照个人的意愿完善和调整,这才是最难的。所以对于工作流程来说,固化才是最难的,这样效率反而高,对于同样的问题,固定下来正确的方法是最明智的选择。很多流程,看似僵化,但效率往往很高,而且减少了人们迟疑、讨论最后很可能没结果的时间。

工欲善其事必先利其器,其实所有的工具,都是为了提高效率。

02一致性好

制定出来的流程要靠人来执行,但每个人对流程的理解和执行力度都会产生偏差,通过人为控制流程环节,成本极高,也很难养成员工的做事习惯,但是流程工具可以轻松做到这一点,因为工具是不讲人情的,冷冰冰有冷冰冰的好处,就是强制执行。每次执行只要条件不变,结果是恒定的。最终质量提升显著。

03一体化管理

通过一体化管理,将制度、标准相关联,避免多张皮问题。

04随时随地有据可查

系统集合了公司所有信息,资料统一存储,文件不再散落存放;各个工作环节和节点也都有体现;员工的路线图清晰可见。有需要时可以随时查阅。

综上,我们可以来看一个案例:

某跨国公司,审批流程上有时间限制,如果到你审批了,24小时没有批复,系统会利用工具自动默认你已同意,自动转到下一个审批人,同时虽然是系统默认审批,仍然视同你亲自审批,你也要承担相应的责任。有了这个工具以后,几乎没有一个申请是系统自动审批的,所以,人有的时候虽然不靠谱,但有了工具以后,就变得靠谱了。

因此,用奖惩来刺激员工按流程做事情,不如将流程工具化来得有效。

君子性非异也,善假于物也。这句话出自荀子《劝学》,讲的是学习的一种方法,君子的本性和其他人并没有什么不同,只不过是善于利用和借助客观工具罢了。

这句话,应该贴在每个人的办公桌上。


正是因为意识到了流程工具化的好处,我就开始了,我就开始了很魔怔的一段日子——

去哪都看看人家的系统是啥样的,看到一个好的就拍下来。

去买手机就看看手机店的销售系统;

去饭馆吃饭,也看看人家的结账系统、点菜系统;

和朋友聊天,也上来就问你们公司的办公系统长啥样?然后多半是被人硬核回怼回来,我们公司有规定,这是公司内部机密呀。于是,我就回来传达给人事,和员工的保密协议里面要加上对公司自动化系统的保密工作......

这样的状态持续了两年,但却迟迟没有行动,不因为别的,因为,做系统,实在太贵了!

我是终于知道那些互联网公司的钱都烧到哪了,就算我野心多大,也还没到心那么大的程度,随随便便几百万的就烧出去了,我们这挣血汗钱的人,小心脏受不了啊。所以,一直谨慎。

直到去年底,我觉得时机到了,应该是要推进的时候了,然后......

就开始了一个阶段接着一个阶段的崩溃体验。且现在还在其中一个崩溃阶段中。

因为,系统这东西,用的好叫工具,用的不好叫添乱。

这个事,必须老板亲自带团队做,甚至老板亲自上手做。否则,后患无穷。

做了之后,就会发现,这绝对是一个无底洞。

2

流程工具化的无底洞

01你要亲自去做系统里面所有架构的工作

技术可以去帮你解决技术难题,但却没办法帮你搭建整体的架构,所以,架构师永远是最贵的。

架构师的设计边界就是工具的使用边界,架构师的设计如果和实际的工作不衔接,工具反而会成为鸡肋,所以,日日夜夜,辗转难眠。

02事无巨细

呈现的页面里,看似一个极简的操作,背后却是一遍遍的调整,只为了最终操作时减少一步操作。

这是我做办公系统时一个很重要的原则,能用一步操作的就绝对不用两步,能在一个界面解决的就绝对不再展开一个界面。

实际做的过程中,遇到很多细碎的问题频出,比如,项目的名字要显示完全、序号的排列不能是倒叙、筛选、隐藏的功能、下拉菜单的设定、同步跳转、字段宽度、哪个地方做冻结等等等等。

想想想、改改改,卒。

03要周全、周全、再周全

不仅是细节,还有太多涉及到部门之间配合的流程操作、信息流如何实现、还得嫁接消息提醒、最后配备app版本等等。每天都在反反复复打磨、脑细胞废掉无数,感觉就快谢顶了。

古人有云,不是发际线在倒退,而是人生在前进。

04必须要找平衡点

流程固化有它的好处,但也有它的弊端,比如不很难满足业务多样化,流程灵活可变对使用者的业务能力又有一定的要求。

所以,必须要找这个平衡点,或者是预留出优化的通道。

05要看得长远

可是随着组织规模的拓展,很多过度依赖固定流程的公司,就很容易出现大公司病,员工一句“我在按流程做事”,其实就会让很多事情变得很被动。虽然这似乎是企业从小到大的必然阶段,但却是不得不考虑的问题。

当然,我现在还处在万里长征的第5.5步中,怎么算出来的,不知道,每天至少有几个小时浸泡在这件事情上,已经浆糊了。

还是想分享几个我的经验之谈,给那些打算做工具的老板以提醒:

3

几个经验之谈

01可以考虑做多个系统

比如单独做OA系统、问题处方搜索系统(查询各种问题的解决方法)、问题日志(记录公司犯过的各种错误)、数据库系统等等。

我最开始就希望能把所有内容就嫁接到一个系统里,但其实很难,开发的周期也很长,所以,与其这样,不如几个系统并行推进。

02借助现有工具

如果真的经费有限,其实可以考虑用现有的工具,比如:teambition,钉钉。

我当时之所以没有选择用现成的工具,是因为我觉得它们跟我想要的流程都相差很远,并不方便。

但其实有些狭隘了。

03做工具真的非常花钱,要谨慎,做系统前一定是有前提的

1)公司已有流程,工具是嵌入流程帮助执行,如果没有可靠的流程,可用免费工具来试错。

2)使用者必须明白流程背后的经验内核。


吐槽归吐槽,但却必须要说,流程工具化,势在必行,不是因为开弓没有回头箭,而是,它是科学有效提升公司效率的最直接的方法。

阿基米德说,给我一个支点,我可以撬起地球。这个原理就是我们在初中物理中学过的杠杆原理,借用杠杆,提高效率。

(0)

相关推荐

  • 易臣费用报销管理,不止报销,费用管控一站全搞定

    费用管理是企业流通费用的管理,是企业财务管理的组成部分.费用管理的任务是:通过预测.计划.控制.核算.考核和分析,反映商品流通费支出.挖掘降低费用的潜力,提高经济效益. 费用报销是企业经营非常关键的一 ...

  • 泛微OA系统流程效率优化方案:回归效率,细化管理

    流程是OA系统中的核心,目的在于以电子化流程规范业务审批环境,打造企业内部信息高速通道. 但是很多企业为了提高效率,落地了电子化工作流,在执行中却往往忽视了本质的效率问题: 流程重复繁琐,不知道该发起 ...

  • 如何利用人力资源管理系统,解决99%的企业都存在的人事管理问题

    无论是刚出来工作的职场小白,还是久经沙场的职场老兵,或多或少都在职场上遇到不太人性化的制度问题.企业常见的人事管理问题有哪些?比如: "内容复杂,还得层层传达":传统的人事流程冗长 ...

  • 为何要引入物联网——制造企业实施物联网的六大好处

    实施物联网的6个好处 实施物联网(IoT)解决方案,可以最大限度地提高企业的工作效率,优化工作流程并带来诸多优势. 大多数企业已经实施了一些技术,如仪器仪表.监控和数据采集(SCADA).资产管理或计 ...

  • 黄志军:协同工具如何为企业真正提升效率

    2021.07.08 19:50:32 黄志军 36氪企服点评专家团|13年深耕于企业级服务工作,专注企业战略经营与中小微企业数字化转型.引领团队从Office 1.0 时代成功跨越到Office3. ...

  • 生鲜配送软件有什么用

    生鲜配送软件有什么用?伴随着生活质量的不断提高,人们对生鲜食材的要求也越来越高,不仅要吃到新鲜的好食材,还要求送货时间快.随着冷链.物流.电商.配送等各个环节技术的突飞猛进,生鲜配送管理系统终于不再是 ...

  • 拿来即用的流程优化方法,简化重复审批点,不仅为效率 || 流程管理实践047

    有的企业很多流程都存在大量的重复审批点,美其名曰"大家都看看,多一层把关,可以更好地控制风险",实际则是"人人审批.无人担责",长此以往,大家为审批而审批,反而 ...

  • 课堂上的小视频,想说爱你不容易​——备课杂谈之二十一

    青州井塘古村  课堂上的小视频,想说爱你不容易 --备课杂谈之二十一 (2021131) 袁建国 01 随着多媒体与课堂教学的深度融合,各种现代化的教学手段被广泛应用到课堂教学之中,确实也起到了一定的 ...

  • 日喀则,看最美的景,想最爱的人……

    十一月,日喀则的秋天已经紧紧将我们包围,处处散发着秋的味道 现在,让我们走进文人墨客笔下的秋天,一览他们眼中秋的模样 这秋雨的私语 三秋的情思情事 情诗情节 也掉落在秋水秋波的秋晕里 一涡半转 跟着秋 ...

  • 蒲公英 · 征文 | 老爸,想说爱你不容易

    作者:孙聪 蒲公英9期学研组 北京邮电大学 一直想写一篇关于我爸的文章,但懒癌晚期患者的我除了在脑海里想想文章的措辞外再没有付诸行动.恰逢蒲公英公微征文.感谢蒲公英,deadline整治了我的生产力. ...

  • 【诗坛采风】今天我不想说爱,也不想说不爱...

    ●孤独的树 如果你孤独 就坐在公园的一把长椅上 一个人 面对几棵朋友似的树 交谈 此刻 他们在沉默里悄悄低语 你也是 他们欲望少些 老得很慢 像一个智者 你曾经走得很远 却比这些树更早地 衰老 你多想 ...

  • 六鳌半岛抽象画廊 想说爱你不容易

    有一天下午上完课跟小伙伴们去河边散步,意外地发现江面上有雾气,在夕阳的照耀下,有一种说不出的美丽. 我曾千里迢迢路到小东江去看雾漫东江,结果因为时间没选对,最终看了个寂寞.不曾想,居然在如果平淡的日子 ...

  • F3光环下寂寂无名的F4与F5:关于相机工具化的一些思考

    其实我是一名宾得粉,我的第一台相机就是我母亲的宾得 P30T,她经常用这台相机拍一些我们家的合影.后来她也一直在用宾得的相机,直到宾得逐渐失去市场,淡出人们的视野. 于是,在我母亲的影响下,我也入了宾 ...

  • 腺病毒载体疫苗,想说爱你不容易

    新冠病毒这场大跃进中,腺病毒载体疫苗是花开最多的,无论从抢先的角度,还是品种的角度,都处于领先地位.牛津研发的阿斯利康疫苗是第一批获得紧急使用授权的新冠疫苗之一,目前投入应用的腺病毒载体疫苗除了阿斯利 ...

  • 【晋城名师培养网络培训感悟】【584】写作,想说“爱”你不容易

    2 3月18日晚7:30,付华导师再一次开展网课培训<写作序列化研究>,将近两个小时的学习过程,让我对于写作再一次有了新的思考,或者说是对自己的反思. 写作的初始阶段 写作的初始阶段首先应 ...

  • 【307】写作,想说爱你不容易 微课题小结

    前言: 写作教学,一直都是师生的痛苦,而作文教学的成果很大程度上是让学生写出与生活脱节的虚假空洞.华而不实.缺乏逻辑的应试文章.这种状况长期存在于中小学课堂,成为作文教学的"顽症" ...