流程工具化,想说爱你不容易
很怀念小时候,那时报纸、杂志、电视和广播是我们的灯塔,图书馆是我们的星辰大海。那时我们的记忆力好于体力,没有云存储,只有脑回路。
这是申鹤公众号第65天的第65篇原创文章
我本来以为,做公司的自动化办公系统、做一系列提高效率的工具肯定不是一件容易的事情,直到做起来之后,我才发现,原来,的确如此。
且,不是一般费劲。
作为一个完全不是技术出身的人,整个过程,就更是崩溃。
你可能会说,你自己不懂,你就交给懂的人去做啊!
你让技术团队去搞不就得了?
你安排公司别的信得过的人去做啊。
要是能的话,我还没事瞎吐什么槽。
首先,一定要说,经验流程化,流程工具化,这几乎是从一个小公司到一个大公司的必经之路。正是因为意识到了工具化的诸多好处,才让我决定踏上这条不归路。
人与动物最大的区别之一,是人会用工具
你可以能力较别人差,但是如果你会使用工具,就没准会帮你绝地反击。
所以,我们就看看,流程工具化的好处都有哪些。
01看似僵化,但效率往往很高
贝佐斯说过,重视不变的远比追求变化重要。人会受到身边很多人事物的影响,要随之改变并不难,难的是保持个人原则和目标等不变,或者说按照个人的意愿完善和调整,这才是最难的。所以对于工作流程来说,固化才是最难的,这样效率反而高,对于同样的问题,固定下来正确的方法是最明智的选择。很多流程,看似僵化,但效率往往很高,而且减少了人们迟疑、讨论最后很可能没结果的时间。
工欲善其事必先利其器,其实所有的工具,都是为了提高效率。
02一致性好
制定出来的流程要靠人来执行,但每个人对流程的理解和执行力度都会产生偏差,通过人为控制流程环节,成本极高,也很难养成员工的做事习惯,但是流程工具可以轻松做到这一点,因为工具是不讲人情的,冷冰冰有冷冰冰的好处,就是强制执行。每次执行只要条件不变,结果是恒定的。最终质量提升显著。
03一体化管理
通过一体化管理,将制度、标准相关联,避免多张皮问题。
04随时随地有据可查
系统集合了公司所有信息,资料统一存储,文件不再散落存放;各个工作环节和节点也都有体现;员工的路线图清晰可见。有需要时可以随时查阅。
综上,我们可以来看一个案例:
某跨国公司,审批流程上有时间限制,如果到你审批了,24小时没有批复,系统会利用工具自动默认你已同意,自动转到下一个审批人,同时虽然是系统默认审批,仍然视同你亲自审批,你也要承担相应的责任。有了这个工具以后,几乎没有一个申请是系统自动审批的,所以,人有的时候虽然不靠谱,但有了工具以后,就变得靠谱了。
因此,用奖惩来刺激员工按流程做事情,不如将流程工具化来得有效。
君子性非异也,善假于物也。这句话出自荀子《劝学》,讲的是学习的一种方法,君子的本性和其他人并没有什么不同,只不过是善于利用和借助客观工具罢了。
这句话,应该贴在每个人的办公桌上。
正是因为意识到了流程工具化的好处,我就开始了,我就开始了很魔怔的一段日子——
去哪都看看人家的系统是啥样的,看到一个好的就拍下来。
去买手机就看看手机店的销售系统;
去饭馆吃饭,也看看人家的结账系统、点菜系统;
和朋友聊天,也上来就问你们公司的办公系统长啥样?然后多半是被人硬核回怼回来,我们公司有规定,这是公司内部机密呀。于是,我就回来传达给人事,和员工的保密协议里面要加上对公司自动化系统的保密工作......
这样的状态持续了两年,但却迟迟没有行动,不因为别的,因为,做系统,实在太贵了!
我是终于知道那些互联网公司的钱都烧到哪了,就算我野心多大,也还没到心那么大的程度,随随便便几百万的就烧出去了,我们这挣血汗钱的人,小心脏受不了啊。所以,一直谨慎。
直到去年底,我觉得时机到了,应该是要推进的时候了,然后......
就开始了一个阶段接着一个阶段的崩溃体验。且现在还在其中一个崩溃阶段中。
因为,系统这东西,用的好叫工具,用的不好叫添乱。
这个事,必须老板亲自带团队做,甚至老板亲自上手做。否则,后患无穷。
做了之后,就会发现,这绝对是一个无底洞。
流程工具化的无底洞
01你要亲自去做系统里面所有架构的工作
技术可以去帮你解决技术难题,但却没办法帮你搭建整体的架构,所以,架构师永远是最贵的。
架构师的设计边界就是工具的使用边界,架构师的设计如果和实际的工作不衔接,工具反而会成为鸡肋,所以,日日夜夜,辗转难眠。
02事无巨细
呈现的页面里,看似一个极简的操作,背后却是一遍遍的调整,只为了最终操作时减少一步操作。
这是我做办公系统时一个很重要的原则,能用一步操作的就绝对不用两步,能在一个界面解决的就绝对不再展开一个界面。
实际做的过程中,遇到很多细碎的问题频出,比如,项目的名字要显示完全、序号的排列不能是倒叙、筛选、隐藏的功能、下拉菜单的设定、同步跳转、字段宽度、哪个地方做冻结等等等等。
想想想、改改改,卒。
03要周全、周全、再周全
不仅是细节,还有太多涉及到部门之间配合的流程操作、信息流如何实现、还得嫁接消息提醒、最后配备app版本等等。每天都在反反复复打磨、脑细胞废掉无数,感觉就快谢顶了。
古人有云,不是发际线在倒退,而是人生在前进。
04必须要找平衡点
流程固化有它的好处,但也有它的弊端,比如不很难满足业务多样化,流程灵活可变对使用者的业务能力又有一定的要求。
所以,必须要找这个平衡点,或者是预留出优化的通道。
05要看得长远
可是随着组织规模的拓展,很多过度依赖固定流程的公司,就很容易出现大公司病,员工一句“我在按流程做事”,其实就会让很多事情变得很被动。虽然这似乎是企业从小到大的必然阶段,但却是不得不考虑的问题。
当然,我现在还处在万里长征的第5.5步中,怎么算出来的,不知道,每天至少有几个小时浸泡在这件事情上,已经浆糊了。
还是想分享几个我的经验之谈,给那些打算做工具的老板以提醒:
几个经验之谈
01可以考虑做多个系统
比如单独做OA系统、问题处方搜索系统(查询各种问题的解决方法)、问题日志(记录公司犯过的各种错误)、数据库系统等等。
我最开始就希望能把所有内容就嫁接到一个系统里,但其实很难,开发的周期也很长,所以,与其这样,不如几个系统并行推进。
02借助现有工具
如果真的经费有限,其实可以考虑用现有的工具,比如:teambition,钉钉。
我当时之所以没有选择用现成的工具,是因为我觉得它们跟我想要的流程都相差很远,并不方便。
但其实有些狭隘了。
03做工具真的非常花钱,要谨慎,做系统前一定是有前提的
1)公司已有流程,工具是嵌入流程帮助执行,如果没有可靠的流程,可用免费工具来试错。
2)使用者必须明白流程背后的经验内核。
吐槽归吐槽,但却必须要说,流程工具化,势在必行,不是因为开弓没有回头箭,而是,它是科学有效提升公司效率的最直接的方法。
阿基米德说,给我一个支点,我可以撬起地球。这个原理就是我们在初中物理中学过的杠杆原理,借用杠杆,提高效率。