如何在项目中高效完成工作计划

笔者在工作时，经常因为手头事务较多且没有将这些事务进行分解排序，导致工作一直处于混乱状态，造成“看起来很忙”，实际工作进展很差的情况。这时我深刻认识到谋定而后动这句话的重要性，因为理顺任务实现步骤、保持思路清晰、合理分解任务会节省很多不必要的时间，今天笔者将着重为大家介绍如何高效的完成工作计划。

如何分配计划

1 需求先行

要想做好一件事，都需要了解事情的来龙去脉，也就是需要了解对方的需求和意图，项目中更是如此。当接收到需求时，首先需要对需求进行分析，划分出需求的紧急程度，分析需求的同时也是加强理解需求的过程，如在梳理中发现不明确需求，第一时间与客户沟通确认，待需求完全明确后，即可开始撰写工作大体流程，对需求可落地化分解，进而明确自身工作。这样做不仅保证需求真实性还可以保证后续设计、确认、调整等工作的顺利开展，最终成为稳固而成功的项目。

2 统筹规划

统筹规划是项目经理必须具备的能力，具体表现在对需求的敏感度、反应力，对整体及项目团队工作的分解、把控力。在项目中，将整体计划梳理明确，明确项目总共有几部分，每部分都是什么，大体怎么操作。整体计划完成之后，需要项目经理对项目团队个人工作进行分解，在进行分解前需要明确每项工作的点在哪里，之后按照这些点将任务一一分配下去。

在分配工作前，需要对团队成员的能力进行分析，之后按照能力的高低来进行合理分配。在分配时，要注意对“余量”“底线”的把控，所谓“余量”就是根据团队成员能力，合理计算出工作人天，余量计算时需要加上意外或攻克技术难点可能占用的时间。“余量”相加之后即是项目总工期，也就是项目的“底线”，项目经理需要明确知道，如果超越“底线”，就意味着项目拖期，所以一定要做好项目的统筹规划，正确评估及严格把控。

3 重点突破

重点突破是对项目中重点、难点的攻克，首先要明确划分出重点与难点工作有哪些，对于一些重点突破的工作要优先准备，如果现场准备，很容易造成延误工期的现象。对于需要重点攻克的问题，要事先做好规划，重点工作分步实施，同时可以通过内部讨论共同解决、网络检索或寻求公司技术支援等形式解决。

这里需要区分两个词语，工作重心和工作重点，很多人会在项目中将这两个词混为一谈，上面已经解释了工作重点是对项目中遇/预见的难点、重点，是需要集中时间去处理解决的；而工作重心可能是需要花费较长的时间和精力去持续做某件事情，不一定会解决，但会随着变化不断的进行调整和修改。

4 分解到位

对于计划的分解，要从整体到局部，尽可能细化。一般情况下，团队计划分解到人、天，个人计划分解到天、0.5天、甚至是小时。在统筹规划部分讲到了根据需求及项目成员能力从而对项目统筹规划，而在这部分将重点强调如何将计划逐步分解到位。根据项目大体计划，将这些内容都列入计划表中，当明确列出有多少事情需要做时，接下来就是细分计划的时间。

根据表格将要做的事情按照优先级、实现关键点、需要的资源、具体完成时间进行一一注明，之后根据项目人员能力，进行分工细化，明确到每人每天具体做哪些工作，之后持续跟进和把控，并基于变化及时调整计划，防止计划出现过大的偏差。

如何执行计划

1 谋定后动

在执行计划前，一定要在脑海里或现实模拟一遍相关工作，理清大概思路及任务中的重点细节，过程中为防止遗留或忘记，一定要注意记录。之后将思路在文档中整理出来，不明确的地方进行交互确认，待明确后即可开始工作。切勿没有目标，随想而动，这样会因思路不清晰而造成工作反复或工作难以开展，这样不但令自身痛苦，还会浪费项目的工期。

2 逐步推进

当计划、思路都明确后，剩下的工作就是逐步推进计划的有效实施了，本文一直在强调细化、分解，这部分亦如此。但是，除了自我分解之外，还需要对工作的完成度进行确认，在分解后的计划中，完成的、未完成的工作均要有标注，这样在总结时可以看出哪些工作已经完成，哪些工作未完成，从中找到未完成的原因，继而快速定位、调整、解决问题，在保证每项工作可追溯的同时推动计划的顺利进行。

3 及时记录

及时记录这一要点需要贯穿于整个项目，需求调研、计划变更、整理思路等情况下得到的信息都需要及时记录。计划调整后需要及时记录，并查找漏项，填补计划；整理思路后也需要及时记录，以便事后忘记；这里需要注意的是，在项目进行中客户提出需求变更时，一定要做好记录，因为这涉及到相关需求及计划的变更，甚至会涉及到需求蔓延，影响项目工期。

另外，如果出现在项目中客户私下要求变更需求的情况，一定要保留记录并让上级知晓，切不可私自答应客户并帮客户解决。因为需求的增加会影响到之前的工期计划，解决新增需求是需要在原有的计划上进行顺延的，而客户方很可能不明确这点，如果计划顺延很可能会被客户认为是项目拖期，从而产生不满。所以一定要将需求变更与领导汇报，并在双方领导都明确的情况下进行新增需求及记录、调整计划。

4 注重调整

在项目中制定的计划不是一成不变的，而是需要根据实际情况进行调整的。可以说计划是随时进行调整的，理清思路后、计划变更后、分配新任务后、增加新需求后都需要对应的调整计划。一般情况下，新需求主要是在原有计划中进行补充说明；工作变更是对相关紧急或者重要的事情进行优先处理，这两项均为在之前的计划上进行分解、修改。

思路清晰后也需要修改计划，因为分解后的计划还没有涉及到执行，也许当执行到某一项时，发现与原有思路有出入，这时为了更好的执行，就需要进行调整，包括处理一些问题点时，都是依据现有思路去分解计划，之后根据实际问题逐步调整计划，推动计划落地实现。

如何应对变化

1 及时通报

在项目中，周工作、日工作、周计划、计划变更等都需要及时与领导通报，这样有助于让上级及时明确工作的具体进展或问题，并根据具体情况给出对应的调整意见或解决思路。尤其在计划变更时，必须要及时通报上级，一方面可以使上级实时了解变更情况，根据变更计划给出调整意见，另一方面便于上级快速定位出现问题的人员，了解原委，评估是否需要添加技术支持。及时进行问题反馈通报，一定程度上有助于提高解决问题的效率。

2 内部赶工

项目中常常会遇到攻克个别难点时造成该部分计划超期或客户新增一些紧急需求的情况，无论从哪方面来说，这两种情况都是需要尽可能完成的，而解决这些问题的方法就是内部赶工。对于项目经理来说，需要具有快速反应的能力，在原有计划的基础上，对工作内容进行相应的添加、调整、分解；对于项目整体团队来说需要加班完成需求，这时不仅要相应调整个人的工作计划，还需要齐心协力，调节情绪。

3 寻求帮助

在项目中独立把控固然重要，但也要懂得寻求帮助，否则容易进入思路误区。例如：在分解计划、攻克难点、接手他人工作时经常会遇见问题，对于分解计划和攻克难点，如果思考一段时间后还是没有思路或办法，这时不要再继续思考下去，带着问题去寻求帮助，询问项目经理或项目相关人，有可能别人的一句话就会令你茅塞顿开。

接手他人工作时，一定会遇到一些不了解或想不通的问题，这时候就需要与当时项目实施人询问工作思路和分解计划，用来追溯问题及提供思路。如果该项目实施人已经离职，那么可以从项目需求及相关完成的代码中去分析实施人的工作过程及结果，借此分析该项目的思路。

4 团队协作

团队协作无论在项目中还是日常工作中，都是十分重要的，也许项目团队人员之间彼此都不熟悉，分配的工作也有轻有重。但实际上，在项目组成立之时，项目经理就已经根据每个成员的能力及性格进行相应工作调整/分配，剩下的只是大家发挥自身优势，团结合作，一同完成项目。

一般情况下，项目组的人员数量都是根据项目情况进行统筹规划的，如果出现特殊情况，即项目不能如期验收，这就需要增派人手，增派人手前项目经理需要提前通知相关人员做好准备，并充分交互项目情况。在分配工作时，可能会涉及到调整个别组员的工作计划（有增有减），这时更需要大家互相理解、信任，齐心协力去攻克项目难点，一起完成验收。

个人心得总结

本文主要讲述了在项目中如何高效完成计划及应对未知或已知的变化，事实上在所有项目中，如果说技术能力是项目交付的关键，那么不断地与客户、领导沟通交互，及时完善工作计划安排，并实时坚持执行下去是推进项目验收的关键。不只是在项目中，平时工作中亦如此，能够统筹的制定计划，分解并逐步完成计划，不管对团队也好，个人也罢，都是一项重要工作。

文中阐述的方式都是作为项目团队人员要求必备的能力，也许现阶段有些人还没能达到上述的能力，请不要担心，因为能力上的不足只是一时的，请相信勤能补拙，只要意识到位，认清自我，发现不足，不断改进，假以时日一定会填补自身的短板，成为一名合格的项目主力人员，甚至是优秀的项目经理、技术经理、项目总监甚至合伙人，上升通道没有障碍，路都是自己走的，我的命运我做主！