Excel如何批量匹配两张不同表格的数据

匹配工作表在职场中的应用非常多，也是一个经典的Excel问题，到底应该如何操作才能比较高效地解决这类问题呢?

工作簿包含两个员工表，部分员工存在于两张表格中，部分员工仅存在于一张表格中，需要快速找到两张表格中不同的员工。

操作

方法一：条件格式法

步骤1：按Ctrl+A组合键选中员工表B，将其数据区域复制到员工表A的下方，注意字段一定要对齐，B13:E22就是员工表B的数据区域，如图3-69所示。

图3-69

步骤2：选中需要匹配的字段，如“员工姓名”，在条件格式中设置“重复值”条件格式，如图3-70所示。

图3-70

步骤3：在弹出的对话框中将“重复”改为“唯一”，并设置显示格式，可以立刻看出两张表的差异在哪里，如图3-71所示。

图3-71

从图3-71中可以看出，员工表A中的Grace在员工表B中是没有的，而员工表B中的jack在员工表A中是没有的。

方法二：VLOOKUP函数法

利用两个表的唯一关键字段(员工编号)来实现两个表的匹配。

步骤1：在员工表A的F3单元格中输入VLOOKUP函数公式=VLOOKUP(B3,员工表B!B$3:B$11,1,0)。然后双击或下拉F3单元格右下角的数据填充柄，如果匹配成功则显示相同的员工编号，如果员工表A的数据在员工表B中没有，则会显示错误，F10单元格中就显示了错误信息，如图3-72所示。

图3-72

步骤2：在员工表B中也要进行与员工表A的VLOOKUP函数匹配，同样可以看到员工表B的F10单元格中的数据在员工表A中是不存在的，如图3-73所示。

图3-73

需要注意的是，由于利用VLOOKUP函数需要对两个表进行分别的对比匹配，所以使用起来相对比较麻烦，而且需要对VLOOKUP函数的使用非常熟悉。

这里需要补充一点，VLOOKUP函数匹配如果不成功，就会出现类似图3-73所示的“#N/A”的错误显示。为了让单元格的显示比较“圆满”，VLOOKUP函数通常与IFERROR函数搭配使用，如图3-74所示。

图3-74

也就是将出错的单元格的内容变成空。IFERROR函数的用法也很简单，如果VLOOKUP函数匹配成功则显示成功的值，如果不成功则显示为空。

VLOOKUP函数的方法是不是复杂了一些?那有没有更简单的方法呢?有，就是前面提到的COUNTIF函数。

方法三：COUNTIF函数法

COUNTIF函数是Excel统计中非常重要的一个单条件统计函数，也是和“重复”相关的非常有名的一个函数。基本上在Excel中需要查找重复数据时，COUNTIF函数会立刻浮出水面，不管是条件格式，还是数据有效性的搭配使用。虽然现在有了COUNTIFS多条件统计功能，但COUNTIF函数依然还有不可替代的位置。

本方法的思路是用员工表A的数据逐个在员工表B中统计个数，如果数据等于或大于1，就表示员工表A的数据在员工表B中是存在的。

在员工表A的F3单元格中输入函数公式=COUNTIF(员工表B!B$3:B$11,B3)，然后双击或下拉F3单元格右下角的数据填充柄，如果匹配成功则显示为1，如果员工表A的数据在员工表B中没有，则会显示为0，F10单元格显示为0，如图3-75所示。

图3-75

接下来，在员工表B中也要进行与员工表A的COUNTIF函数匹配。是不是比之前的VLOOKUP函数简单一些呢?COUNTIF函数本身还是很简单的，它原本的作用是为了进行条件统计，但在进行Excel办公处理的时候还是经常用于重复项的统计，比如统计图3-76中B列某数据出现的次数。

图3-76

总结： 本技巧总结了Excel表格匹配问题处理的三大解决思路，这是职场人士必须掌握的技能。