智商情商很重要,办公室主任更须“高逆商”(深度好文!!)

大多情况下,一个单位的办公室主任应当是同事中的佼佼者才能胜任。作为一部、一委或一局、一办,一般没有哪个主职领导敢拿办公室主任这个位置走关系、送人情。这样,如果你非常荣幸或者说很不幸运地成为单位的办公室主任,那么你的职业生涯也就开启了光荣而艰辛、担当又担责的一页。但要坚信,只要能当好办公室主任,你离提拔重用当领导也就只有一步之遥了。走稳这重要的一步,作为办公室主任,仅有智商和情商远远不够,还要培养“高逆商”。
一、“逆商”是个啥东东?
百度百科如是说:逆商(Adversity Quotient,简称AQ)全称逆境商数,是指人们面对逆境时的反应方式,即面对挫折、摆脱困境和超越困难的能力。它是美国职业培训师保罗·斯托茨提出的概念。“IQ、EQ、AQ”并称3Q,成为人们获取成功必备的不二法宝。
有专家甚至断言,100%的成功=20%的IQ+80%的EQ和AQ。
由此看来,在通往成功的彼岸,“逆商”是何等重要!

二、逆商高的特点是什么?

逆商全称是逆境商数,一般也被称为挫折商,是美国职业培训师保罗·斯托茨提出的,根据国际逆商测试题的分值就能很好的判断个人的逆商:
1. 低逆商是0-59分之间,一般在遇到挫折时就会一蹶不振,感觉天塌了,做什么都没有恒信和毅力,最容易遇到困难就退缩。
2. 中逆商是95-134之间,不能准确的判断逆境的发生原因,因此也不能很充分的利用自己的能力,解决困境,有时会出现无力感,而且解决的过程也比较费力劳神。
3. 高逆商是166-200分之间,这类人一般不容易半途而废,就算遇到困境,也能冷静的分析原因,并通过合理的利用手上的资源解决困境。

逆商高的人在面对挫折和困境时,受到的打击感会小于逆商低的人。

逆商高的人一般有以下5个特点:

1. 有再次爬起来的勇气:逆商高的人在面对困境时,通常能够勇往直前,什么也不能阻挡他们前进的步伐。
2. 负面情绪影响范围小:逆商高的人不会将困境带来的负面影响扩大,不会始终低迷一蹶不振。
3. 清楚起因和责任归属:逆商高的人往往能清晰的分析出困境的起因,并且会很快的振作,并采取有效的挽救措施。
4. 控制感强,支撑的更久:逆商高的人面对挫折不轻言放弃,总是乐观的面对困境,积极的行动。
5. 正确看待挫折:逆商高的人从来不会半途而废,半途效应也曾提到过如何避免此类情况的发生,逆商高的人相信放弃并不能解决问题,反而会遇到更大的困境。
三、办公室主任更须“高逆商”
朋友小东数3月前,业务处室调到办公室当主任,到了领导身边工作。不久前相遇,虽然多了些深沉和厚重,却也沧桑了许多。他诉苦说,“这几个月挨的批评,比之前十几年加起来的都多!”他又补充,“关键是,不仅一把手,甚至受到了每个领导的批评。”
这时候就要看小东的逆商了。所好小东真的很聪明,事实证明,他的“逆商”极高,在遭遇了多次的连续“暴击”后,小东终于“挺过来了”,而且边挨批边总结、边总结边提高,还概括出办公室主任的几个“独家秘籍”。
1.当不了“背锅侠”的主任不是好主任
办公室日常事务繁多,出成绩时大家可能是无名英雄;而遇到问题时,可能成为矛盾的焦点,尝尽酸甜苦辣,有时候还得代人受过。
小东说他当办公室主任的这段时间,“几乎没有哪一天不挨批评的。”因为机关大,办公室对应上面六七位领导。不同领导的风格脾性各不相同,刚开始不熟悉,一不小心就惹得哪位领导生气了。习惯了,也品出了味:“领导批评,当面指出来比背后说好,背后被批评的感觉更难堪。”
机关大,处室多,材料也多。过去各处室报的材料,只要分管领导通过了,办公室就送一把手。但因为各人的文字水平和分管领导把关的细致程度不同,有的材料会有这样那样的差错。一把手很不满意,有次半开玩笑半批评地对小东说,“我现在成了专业改错别字的了,校对水平突飞猛进啊!”
小东面红耳赤。之后他订了一个规矩:所有报送领导的材料,都必须再把关,即使不能保证篇篇高质量,但有个底线,绝对不要出现文字上的低级错误。“质量不高是水平问题,低级差错是明晃晃的态度问题啊。”当然,这累活也不是办公室自己就担了,在小东的努力下,机关新定了个考核的条文——对各处室报的材料要进行考核,年终进行评比。
办公室主任为什么容易挨批评?某种程度上,这就是办公室主任的“人设”使然。因为办公室承担着对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色,基本上领导的活动,办公室不论是主办还是配合,都有关系,也牵责任。
而领导,特别是大机关的一把手,习惯有事第一时间直接面对办公室主任,“怼”的也自然就是办公室主任。即使“怼”错了,也得先受着,以后有机会再单独解释,切不可当众争辩——打领导的脸不是?!其实一般的事都不必解释,领导发火是气头上的事,事后也就过了。
办公室主任,就是要担得起责、受得起气。小东说,之前有个同志能力很不错,但最大的毛病就是,一遇到问题,责任都是别人的。久而久之,领导不满意——“这人怎么一点责任都担不起?”被推责的部门和人员当然更不高兴了,方方面面关系都很僵。没两年,领导就把他调开了。
2.当不了“绵里针”的主任不是好主任
有一次机关开大会,会议材料是之前领导就审核敲定了的。但材料经办人员不知怎的,擅自在一把手的材料中改了一句话。
会后,一向温和的领导黑了脸,都等不及回办公室,就在会议室门口,批评办公室“作风不实,把关不严”。小东说,他当时感到脑门的血腾地往上冲,足足愣了一分钟。
别的部门的工作是“一好遮百丑”,办公室的工作是“一丑遮百好”。对这次会议,小东他们付出大量的心血,通宵都熬了两个,对会场椅子的摆放都注意到会不会卡桌腿。但千算万算,没算到经办人员会“多心”,在定了的稿件上出问题。
这件事,小东没想到领导会生那么大的气,因为被改动的那句话也没什么问题。但一深究,其中的厉害,是这种自作主张的行为背后的风险。领导机关工作尤其讲究严谨、规范和程序,出去的材料都是层层把关审核,上级定了的下级就不能动。擅自做主,就是不懂规矩,潜在风险极大。今天你改动的一处无关紧要,明天就可能捅出天大的篓子。
这事小东虽然感觉“有点冤”,但也不算“无辜”。事后他反思,一是对工作人员日常的要求管理不够,警钟敲得不响;二是最后一关还是大意了,付印后没有再检查一遍。
后来,小东向领导交了一份诚挚深刻的检讨,承担了事件的责任并且附有细致的整改措施,得到了领导认可。
3.当不了“门儿清”的主任不是好主任
一次领导安排送本书给外单位的一位领导,当时办公室正好有个同志去那个单位办事,小东安排一并送了。结果过了一周,领导说,对方没有收到书,怎么回事?下来了解,原来送书那天,那位领导不在,就请对方办公室的同志转。那名同志回来也没细说,事后也没追问。结果不知怎么的,那书就一直没到领导手中。
办公室工作,复命和划句号意识很重要!”小东一脸认真地说。
有时领导会交代一些简单的事情,比如通知个人或去哪里报个信息。刚开始小东以为这样的小事做了就了了,领导这么忙,就不必再专门汇报了。但后来发现并不是这样。
有的事,你以为的小事,但未必不是领导关心的事。对办公室来说,领导关心的事没做好,就是大事。小东从此给办公室定了一条规矩,但凡领导交代的事,不论大小,都要一追到底,并且一定要及时向领导“复命”。
办公室主任是在领导“鞍前马后”服务的,凡事要多费一二分心思。一要把事情想在领导前面;二要在事情的后面划上句号。比如领导在会上讲到的具体工作要求和安排,会后就要主动向相关处室或基层沟通落实情况,这样等到领导万一想起来问你,就胸有成竹而不是手忙脚乱。当事情办到不怕领导问,就等着领导开口问的时候你只赢了一半,输的一半就是,你干嘛不主动汇报呢?
4.当不了“子不语”的主任不是好主任
办公室主任该怎么说话,对什么人说什么话、不说什么话,怎么说话、怎么不说话……非常有讲究。
心细如发,守口如瓶。在领导身边工作,切不可口无遮拦,更有“三不可说”:领导的八卦不可说,工作的秘密不能说,更不可随意点评领导。你以为是私下说,但八卦就是满天飞的,你都藏不住,别人也藏不住。如果哪天传到了领导的耳朵,可想而知,后果真是酸爽。
平和中正,说话得体。在机关,办公室排在各处室之首,办公室主任则有“兵头将尾”之说。位处中枢,切忌口气大。在领导面前说话口气大,会让领导觉得你轻狂不可靠;在同僚和下级面前口气大,会让人觉得你以势压人、盛气凌人,同级和下级都会对你有意见,给协调工作带来阻力。
什么时候说话很重要。办公厅主任的工作,要做在会前会后、事前事后,会上一般不要说话,事情进行的过程中一般不要出头露面。
作为办公厅主任,每次会议之前的文件是自己牵头准备、协调的,自己想讲的话,在文件上都表述进去了,所以在会上就没有必要再多说。要尽量让别人充分发表意见。会议之后,大家在会上讨论的情况及结论需要形成纪要,而纪要的起草,包括纪要的督促贯彻,落实纪要中各部委办的分工,又都是办公室应该考虑的。这就是会前和会后的工作。
四、办公室主任应扮演好“十种角色”
虽然挨骂和辛苦,但这个位置相当锻炼人,综合能力的提升是其他的岗位不能比的。经过了大半年“磨砺”,感觉小东的智商和情商都越发高了,为人处事也更加成熟了。又一次好不容易找到个与小东聊天的机会,他说:办公室主任说难也难,说不难也不难。我问应该如何理解,他说,“办公室主任只要扮演好“十种角色”,其实也不难。但是,难就在于切实扮演好这“十种角色”。”
1.“智多星”
智囊团的作用更为重要,任何高明的领导者的决策都必须依靠集体的智慧。作为领导的主要智囊的办公室主任,如何在新形势下真正当好参谋?
首先要弄清领导的意图,这是你想点子出主意的出发点。当然这里先分析领导意图和设想正确与否,如有错误就要直言规劝,莫使错误发展、蔓延。
其次在认真调查研究的基础上当好“医生”,时时处处注意观察单位当前存在的主要问题是什么?毛病在哪里?原因是什么?
最后当好参谋,每一项改革将会产生什么影响?各方面的条件是否成熟?措施是否得当?运行的速度、规模是否合适?是否超出群众的承受能力?一旦出现了不良后果如何补救?取得初步经验如何继续前进?等等,你的“鲜点子”、“好建议”可以尽情地献出,可能由于你的“一语中的”而使单位起死回生。
2.“耳目嘴”
单位上下左右之间的联系大大加强了,要求办公室主任充当领导观六路的“眼睛”、听八方的“耳朵”和迎上接下的“铁嘴巴”。这样,办公室主任才能为领导广获信息献计策,“娓娓而谈”接宾客。
3.“胳膊腿”
办公室主任如何当好领导的有力助手?首先,协助领导决策。积极为领导收集信息,提出多种备用决策方案:其次,协助领导掌握工作进展情况,帮助领导对决策及时调整;最后,协助领导总结经验教训
4.“代首脑”
当领导外出时,往往让办公室主任代理全局:当领导决策后,有时由办公室主任向同级或下级传达;当客人来访,领导不在或领导虽在但无暇顾及或根本不必要领导亲自出面时,办公室主任就代表单位热情接待。
5.“联络员”
办公室主任要成为联系领导与群众、领导与部门的桥梁和纽带,善于同各部门以至群众进行各种形式的交流,及时掌握组织内外的情况。
6.“检查官”
这就是要求办公室主任做好检查监督工作。领导决策了,计划下达了,规章制度制定了,靠谁去检查、监督和落实?办公室主任应起到这种作用,经常检查党的方针、路线、政策的执行情况,经常检查本单位决策执行情况和各种规章制度的落实情况等,以保证单位各项工作正常进行。
7.“外交官”
单位之间的联系更为密切了,登门拜访、参观访问、联系业务、交流信息的客人来往如穿梭,领导者没有精力和时间去一一迎来送往。这就需要办公室主任为领导排忧解难,充当“外交官”,热情待客。
8.“红管家”
办公室主任一般都是“当家人”,文字把关、档案印鉴管理、物资财产保管、新建项目的投资计划和各种费用的开支审批等等,往往都委托办公室主任处理。
当好“红管家”,必须要注意:首先自身正,“己不正则不能正人”:其次要一视同仁,对领导和群众,不能厚此薄彼,要“一碗水端平”;其三要铁面无私,不对歪门邪道开“绿灯”
9.“万金油”
办公室主任应当尽可能成为“万事通”,要懂得哲学、政治经济学、管理学、秘书学、档案管理学、行为科学、心理学、系统工程学、电子计算机科学等方面的知识,样样精通不可能,但基本的文字功力、管理知识应精益求精。
10.“老黄牛”

任何时候,不仅需要“千里马”,而且还需要“老黄牛”。办公室的工作复杂而又辛苦,如果没有“老黄牛”精神,干一段时间还可以,时间长了就很可能因受不了而辞职。源自:老秘叔

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