20分钟的活干了1个半小时?你的拖延症该治治了!

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诺斯古德·帕金森,英国历史学博士,曾在哈佛大学担任教授。1957年,他在马来西亚一个海滨度假时悟出了一个定律,后来他将自己思考的结果发表在伦敦的《经济学家》期刊上,一举成名。

帕金森所著的《帕金森定律》一书中,有个老太太寄明信片的故事。

帕金森发现,不同的人在做同一件事时所耗费的时间差别很大:

一位老太太要给侄女寄明信片,她用了1个小时找明信片,1个小时选明信片,1个多小时写祝词,找侄女的地址又用了30分钟,决定去寄明信片时是否带雨伞又用去20分钟。

做完这一切,老太太劳累不堪。

同样的事,一个工作特别忙的人可能花5分钟在上班的途中就顺手做了。

帕金森认为,工作会自动占满一个人所有可用的时间。如果一个人给自己安排了充裕的时间去完成一项工作,他就会放慢节奏或者增加其他项目以便用掉所有时间。

工作膨胀出来的复杂性会使工作显得很重要,在这种时间弹性很大的环境中,人并不会感到轻松;

相反,人会因为工作的拖沓、膨胀而苦闷、劳累,从而精疲力竭。

聊5分钟,省1小时

以下是我与一位学员的对话内容,这位学员在互联网行业从事产品设计,他的工作内容是把产品设计需求转化为界面原型后交付技术开发。

他来咨询我的问题是关于如何做计划。

我:请仔细想想,下周一,你最重要的一项任务是什么?

学员:嗯,完成一个界面,我需要改原型并且用文字补充详细的规则给技术人员。

我:那你觉得这项工作需要花多长时间?

学员:一两个小时吧。

我:说个精确的时间。

学员:那就 1 个半小时吧。

我:请详细介绍一下这个任务你都需要具体做些什么。

学员:好的,这就是一个界面,分三部分——头、中部、尾。头和尾都比较固定,所以很容易改;中间这部分原来只有 1 种情况,现在有 6 种情况,我需要分别做 6 个界面,然后在每个界面上写上规则说明。

我:你说头尾很容易改,那需要几分钟?

学员:(思考)嗯,我觉得也就 5 分钟。

我:中间那 6 个界面是很不同的吗?

学员:大部分是相同的,只是有一些具体的显示不同,虽然是 6 个界面,大部分复制粘贴就行。

我:那需要几分钟?

学员:(更深的思考)我想想看……嗯……我觉得15 分钟就能做完。

我:真的可以做完吗?

学员:是的,先复制出 6 份,然后分别把每个改改,应该没问题。

我:你刚才提到还需要写规则说明,需要写很多字吗?

学员:不需要,一句话的事,就是写出不同的情况,用“如果……那么……”的句式就行。

我:那需要多久呢?

学员:也就 5 分钟。

我:那么头尾需要五分钟,中间需要 15 分钟,文字规则需要5 分钟,总共25 分钟,

也就是说你25 分钟就能完成这个任务, 是吗?

学员:看样子是的。

我:你现在想想看,你真能 25 分钟就完成它吗?之前你可是说要 1 个半小时的。

学员:(思考)我觉得可以,确实就这么多事情要做,也不算太难,就那个规则说明的逻辑稍微复杂些,但现在这么想了一下,6 种情况我已经心里有数了,只要这 25 分钟没人打扰我,我觉得肯定能做完。

我:那你觉得什么时间做比较合适呢?

学员:嗯,我周一的时候早点到公司,先做这件事。

我:这么说我帮你省下了 1 个小时零 5 分钟的时间,呵呵。

学员:哈哈,是的啊……

在我刚开始问那位学员最重要的任务时,他提到要“完成一个界面”,请注意,这是一个任务结果而不是做任务的过程。

如果他仅仅是在清单上列出“完成××界面”,其实他并没有做任何思考,因为这个结果本来就在他脑子里。

如果我只是在今天的清单上列出“写完《明明20分钟就能做完,干了1个半小时》这篇文章”,那么我也一样是什么都没思考。

因为我只是写出了这篇文章的标题,却完全没有想过它的内容梗概,那么真等我面对电脑开始码字时,大脑里将是一片空白。

实际上,昨天我在做计划时,已经想好了用我与学员的对话作为文章开头,然后再解释一下如何有效思考,之后会介绍 “计划与执行的平衡”的观念。

由于它比较抽象,所以我会用旅行的例子来解释,最后总结一下就完成这篇文章了,完成之后奖励自己玩会儿。

所以,有效的计划一定是包含了对于任务执行过程的思考。

对于文字,这个“过程”可能被称作“大纲”;对于一次会谈, 这个“过程”可能被称作“提要”;对于其他工作任务,这个“过程”可能被称作“步骤”。

通常,人们都倾向于在执行任务时才被迫思考过程,如此一来,执行时的负担就太重了。

计划是活的

想象一个天平,左边是计划,右边是执行。人们普遍是缺乏计划的,所以重压都在执行这一端,因此才会焦虑,才会拖延,才会耗费时间。

很多人意识到了这个问题,所以开始重视计划,但又不得法。

给任务添加优先级之类的方式的确让计划这边重了,但它又给执行带来了更多的负担。

我们谈的有效思考,其实就是把任务执行时关于过程的思考由执行端放到计划端,从而实现平衡。

这并不意味着你需要提前想清楚执行过程中的每个细节,其实你也不可能做到, 计划时要思考过程,执行时要边做边思考细节。

通过练习你会发现,在计划时你不会被任务细节羁绊而引发焦虑,在执行时由于你对过程心里有数,就可以更加专注于解决具体问题。

当你把任务的过程想清楚时,你就可以根据经验靠谱地估计出执行任务所需要的时间了。

最后我想告诉你的是,计划的过程仍然是会变的,这很正常,没有关系。

还记得我之前说过要用个旅行的例子解释“计划和执行的平衡”问题吗?然而我在写的过程中改成用“天平”来比喻了,因为我觉得这样更形象。

好了,这篇文章我完成了,我要去奖励自己玩一会儿了。

小结:

关注过程而非结果,这是本书的另一个核心思想。思考任务时,想的是完成任务的步骤。

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