公司集中采购管理办法

第一章 总则

第一条 适用对象

本办法适用整个公司物资和服务的集中采购。

第二条 集中采购范围

集中采购物资，是指在集中采购物资目录内的用于本单位生产经营服务等所需的原辅材料、装备配件及工装等物资。

第三条 主要原则

1.坚持集团管控，降低采购成本原则。

2.规范招标流程，实行阳光采购原则。

3.全面线上采购，审计监督同步原则。

第四条 管理要求

集中采购按照供应管理科学化、规范化和阳光采购要求，将公司采购集约化、平台化和电子化。公司所有物资采购全部按照集团要求实行招标采购和线上采购。如不能进行招标采购和不能进行线上采购的特殊物资，经集团公司批准后执行。

第二章 组织管理机构及职责

第五条 公司成立由总经理、副总经理、具有采购职能的单位负责人为成员的公司集中采购领导小组，下设工作小组，工作小组由具有采购职能的单位负责人及业务管理人员组成，分管主要采购工作的公司领导兼任工作小组组长，物资分公司负责人兼任工作小组办公室主任。

第六条 各部门职责

1.集中采购领导小组

(1)公司层面的通用物资和服务类的集中招标与询价采购审批与管理。

(2)公司集采平台管理环境优化与制度创新。

(3)对各个单位进行集采监督检查和考核。

2.物资分公司是公司集采平台的使用主体，按照集团相关的管理制度，对公司其他各单位网上集采进行业务指导和数据归集。

3.公司纪检监察部、财务审计部是集采工作的监督部门，根据各自职责负责对集中采购(以下简称集采)全过程进行监督；对集采工作进行专项审计；对集采工作中存在的违规违纪行为进行责任追究。

第七条 实施方式

公司各单位在集采平台的指导下，负责公司层面的原辅材料和相关物资集采。

第三章 管理内容及要求

第八条 集采范围管理

(一)集采分类

1.物资类

(1)招采类物资

包括但不限于生产用原辅材料，大宗金属材料，劳保护具，安保防护器具，安保装备，通用设备，油料。

(2)自采类物资

包括但不限于办公用品，低值易耗品，清洁用品，标准件，工器具，常备零部件，电线电缆。

(3)经公司批准可以不招标和线上采购的特殊物资不列入集采管理范围

2.服务类：包括但不限于公务商务接待、酒店住宿、出行交通、保险、中介服务和法律服务和物流服务。

(二)采购方式的使用情形

1.平台招采类物资和服务类必须采取招标(含邀请招标)采购。

2.平台自采类物资采取竞争性谈判、竞价、比价、询价采购。

第九条 集采物资目录管理

根据采购总量、集中程度以及标准化程度，集采目录分平台招采、平台自采和特殊物资三种模式。目录管理按集团规定执行。

第十条 供应商管理

1.生产类材料新进供应商，通过平台招标和询价，且所供样品经公司质检合格或使用单位试用合格的将及时纳入集采平台合格供应商库。

2、对所供材料存在严重质量问题，以次充好、缺斤少两、品行不端、恶意患标等行为的供应商报集采平台建议纳入黑名单供应商。

3.原则上，合格供应商考核每年进行一次。

第十一条 招标、询价比价管理

1.按分级实施管理原则。

2.通过集采平台以竞争方式择优选择供应商，根据所需材料适用性，进行产品质量、价格、服务等综合评分进行选择供应商。严禁指定采购，控制独家采购。

4.在集采平台内以询价比价方式确定供应商，参与的各类物资所对应的供应商原则上不得低于三家，否则须选择对阿里公开询价。

5.对供应商进行动态量化考核，以便及时对供应商进行更新，为采购决策提供依据。

6.为拓展供应源和新产品替换，在询价比价过程中应须做好新产品(或不同厂家生产的同类产品)的试用工作，并将试用结果以书面形式上报。

第十二条 价格管理

1、由公司统一集采的物资价格由公司确定，物资分公司负责执行。

2、由各单位自行采购的，各采购部门根据材料性质将网上询价结果，报公司集采领导小组进行审批。生产性原材料或采购金额较大的辅助材料还需要将询价比价结果结合质量和服务形成供应商询价评定表。交公司集采领导审批。

第十三条 合同管理

1.法律事务部门对及时对集采平台生成的合同进行法律层面的审查。

2.合同会签应及时进行，以方便对集采平台询价情况进行两次审核，以便出现失误。

第十四条 收发货和验收管理

1.成交物资由供应商负责配送到订单上注明的交货地点，并要求提供增值税专用发票和相关质量证明资料。

2.到货物资数量存在异议的，仓库保管或接收人员应当即提出告知采购物资的人员；对质量存在问题的，材料验收单位或使用单位应及时直接向采购人员反馈，并出具质检不合格报告。以便采购人员联系供应商做出处理。

3.仓库保管员在质量无异议的情况下及时做好采购入库单，并交所属领导签字。

4、在集采平台询价比价的物资，由所属采购人员在集采平台上及时做好材料到货单。

第十五条 集采订单结算及支付方式

1.根据公司资金管控要求，选择适宜的交易方式和支付方式。原则上网上询价要求供应商结算账期要超过45天以上，以便公司进行资金安排，也有利于解决材料使用过程中万一出现的问题。

2.财务部门应及时凭发票及付款审批单将款项按约定付款方式及时支付给供应商，确保公司在平台信誉。

3.如发生退款或退货情况，与供应商沟通一致后，采购人员须及时办理退款或退货事宜。

4.在集采平台询价比价的物资，财务结算审核时须认真核对材料发票、采购入库单、集采平台上的到货单的一致性。

第四章 集采流程管理

第十六条 集采人员管理

通过集采平台开展业务或数据查询的人员须具有相应的独立业务权，用户系统账户统一由公司集采领导小组根据业务需求报集采平台进行权限分配、设定账户和初始密码。

第十七条 需求计划管理

申报计划的部门应对申报计划进行严格审查，审查所报物资计划的规格型号、品牌、性能要求、到货时间等。

第十八条 采购标准管理

技术部门及时提供准确的国标、行标和企业标准、标准化图纸，以便采购人员能在集采平台准确询价。

第十九条 生产类材料在集采平台上有新的供应商参与时，应要求供应商提供样品并交技术或质检部门对材料进行质量性能对比打分。为采购领导小组提供审批依据

第二十条 采购员在集采平台发布询价后，经部门领导审核，经审集采领导小组审批通过后，由采购人员在集采平台上生成定货单。

第二十一条 根据定货单生成线上合同，由法律事务部进行合理合规审查。

第五章 监督体系

第二十二条 实施监督。公司纪检监察部负责公司范围内集采的监督，财务审计部负责各单位物资采购询价比价与采购入库单、平台到货单的审查与监督。

第二十三条 建立纪检账号。公司纪检部门可以巡视公司各单位采购账户。

第二十四条 监督内容为是否进行询价比价采购、询价过程是否规范、是否执行询价结果。

第六章 考核评价

第二十五条 运营部属公司归口管理部门，负责组织对各单位集采执行情况进行监督检查和考核。

第二十六条 公司制定各单位年度集采执行情况及降本等考核指标，并纳入年度经营业绩考核责任书的年度重点考核工作项目进

第七章 附 则

第二十七条 本办法自下发之日起试行。

第二十八条 本办法由运营部负责解释、修改和补充。