一篇清晰得体的「商务信函」是如何被打磨出来的 / 四六文摘

从事国际工程商务合同工作以来，我发现自己最大的收获就是写好英文商务信函。

这背后是如何整理思维逻辑、如何地道地用英文进行表述，并取得合作方信任的过程。

这些年，我有幸得到了许多领导同事的点拨和帮助，积累了一些信函写作心得。我想拿出来分享给大家，供交流探讨。

文章中关于如何有效进行书面沟通的启发，非专业人员同样适用。

商务信函是工程项目执行中最重要的沟通形式。业主方下发的指令、给予的批复，承包商提出的诉求、做出的澄清都需要通过信函正式化。

信函写作水平是一个项目管理人员综合素质的体现。逻辑思维是否缜密、项目信息是否掌握充分、事件之间是否能横向串联，都能在一篇信函中体现。

通过信函写作倒逼输入，我们把项目最核心的信息抓在手上，整个项目便了然于心。信函写作能力也是职场进阶的一项利器，一手漂亮的文章更容易让自己脱颖而出。

那么应该如何打磨一篇清晰得体的商务信函呢。

首先，明确要点。

在落笔前，要先打打腹稿。明确这篇信函发出去想说明什么情况，达到什么目的。

如果是自己主动抛出的话题，先在纸上将要点写下来，看看是否清晰明了。如果是回复对方的信函，最好是把来函中的关键点高亮标记出来，在纸上写出分别怎样回复。

人家在说A/B/C的时候，你要对应地做回复，不要自己说到X/Y/Z去了。要站在对方的角度看是否响应了他的核心关切。如果没有，这份函打出去是没有力量的。

写信函时，要注意换不同的角度去思考。自己的观点是否能自圆其说，对方看后会提怎样的质疑，这样的疑问我该怎样接应。走一步想好几步，才能充分做到心中有数。

其次，梳理逻辑

好的英文商务信函里，英语的地道性是一方面，更重要的还是逻辑结构清晰，数据和条件索引能充分支撑自己的核心观点。

“论点”一定要摆在最突出的位置，在每一段的开头就把这一段的主题句写出来。该说的话都说清楚，不能让看的人去猜你想说的意思。

如果是我们提出一个问题需要对方协调解决，可以用“提出问题—分析问题—解决问题”的结构。而对于对方的问题质疑，“确认疑点—说明原因—告知措施和进展”是常用的模型。

信函写作时要注意语义的流畅性，英文中有许多路标词，合理使用更能让阅读的人抓住信函的逻辑结构。新谈一个点时，注意加上铺垫内容做过渡，不会显得太突兀。

然后，整理语言。

工程商务英语在特定语境往往有特定的词汇和短语去表达，不宜刻意求新求异。

如果引用合同文件内容，要做原文引述，合同条件每一个词都有其含义，不得擅自改写。如果引述对方信函里的内容，可以做概括，但要确保完整表达了当事人的本意。

此外，可以考虑从业主的口语和信函中收集他们常用且较规范的词汇和短语。一方面能快速积累词句素材，另一方面这样的表达会让他们觉得熟悉和亲切。

初稿完成后，有声地读一读，看看语气是否合适，会不会刺激到对方。即使双方存在分歧，也不宜在纸上针锋相对。商务信函的语气要平顺温和，商量、恳请的口气不可少。

再后，灵活策略。

比如，当争论到对方处境比较尴尬时，可以故意有所保留地回应对方，给对方回旋的余地，让他有台阶可下。即使对方继续纠缠不休，我们那还留有弹药继续打。

双方的争执就总归要几个来回，何况商务沟通本质上是妥协和让步的艺术。

业主和承包商从来不是对等关系，时刻注意摆正自己作为承包商的位置。不卑不亢，就是有理有据地做问题交流，有礼有节地做换位思考。

要注意的是，承包商是不能轻易地低头认错的，会被人视为一种不专业的表现。即使发现确有自己的不对，尽量把话题引向解决方案。确实错误造成了影响，该承认的也得承认，承认完后还要记得把话圆回去，给自己台阶下。

最后，一些补充。

值得注意的是，商务信函只是沟通的一种形式，当面的口头沟通、非正式的沟通也要跟上，文章之外的功夫也一点不能少。

一篇清晰得体的「商务信函」是如何被打磨出来的