订立电子劳动合同的注意事项

3月13日

作者：伍诚笑

2020年3月4日 人社部办公厅《关于订立电子劳动合同有关问题的函》人社厅函{2020}33号，明确了“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立劳动合同”。那么签订“电子劳动合同”单位要注意什么，我们对常见的两种方式这里做个分析。

一、用人单位通过电子邮件、微信、OA、钉钉等形式向劳动者发送经双方协商一致确认内容后的电子劳动合同版本。员工通过电子邮件或微信回复：本人已阅读公司于某年某日发送的电子版劳动合同，同意该劳动合同的全部内容并按照双方约定的内容及各条款执行。

这个方式，如果想发生效力必须具备：

1、必须证明电子邮箱、OA账号、钉钉账号、微信号等的使用者是谁的，比如，你说电子邮箱是员工用的，那么你必须要有电子邮箱的邮箱号和员工的签字出现在同一张纸上就可以，这也就是为什么我每次培训时都让大家做一张信息联系单，把员工的个人邮箱名，企业邮箱名，手机号，微信号，OA账号，钉钉账号都写上去，让员工签字确认。否则回头员工说了，这不是我的电子邮箱、手机短信、微信账号啊，那你就哭去吧。

2、必须经过公证或当庭演示。

3、微信号证明员工使用小技巧，让员工语音说句话，或者直接让员工语音上面回复的内容。

4、如果无法获得员工的签字与以上各类账号出现在同一张纸上，让员工微信语音同时让其将上述账号发给单位。

5、单位这时最好有一部公用的手机，作为专门的钉钉账号，微信账号所用。防止随着HR相关人员离职，没有证据留存。

这种方式的优点：

1、费用较低。几乎没有费用。

2、免去了打印纸张、快递，保存等繁琐程序，节省时间。

3、免去了，代签，冒签劳动合同的风险。

4、与书面签劳动合同类似，对于一些双方约定条款，可以有效认定为约定，而不是格式化条款。

这种方式的缺点：

1、电子邮件受企业购买的空间限制有可能会对保存有影响。如下载到个人电脑，因为不属于原件，所以效力低微。

2、微信确认如果更换手机或手机故障会出现数据丢失。

3、需要当庭演示或经过公证。

4、这种方法仅适用500人以下的中小微企业。

5、对于那些想留着劳动合同不发给员工的企业就不要想这种方法了。

二、找第三方电子合同平台签署。

这个方式，如果想发生效力必须具备：

1、员工必须通过类似支付宝认证的方式，通过人脸识别进行认证。

2、第三方公司必须是获得电子认证服务许可的电子认证服务机构。

3、开庭时需要提供人脸识别时的截图。

4、鉴于，{2020}33号要求人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。故如果对方不认可真实性，需要进行公证。

这个方式的优点：

1、免去了打印纸张、快递，保存等繁琐程序，节省时间。

2、免去了，代签，冒签劳动合同的风险。

3、比较方便，快捷。非常适合千人以上或外埠员工较多的大型企业

4、保存方便。不易丢失。

这个方式的缺点：

1、费用较高。较高的不仅仅是和第三方公司的费用。而是公证的费用，一个公证1200起。员工对于这类合同只要当庭陈述：因为是电子版真实性不予认可，无法证明当庭出示的就是当日我见到的版本。而我的因为我的APP手机系统更新没有了。这时单位就要做公证。也许有人说时间戳啊。但是这里要注意。电子证据，单位应当出示当时签订过程的相关证据。

2、因为这种类型的合同基本是格式化版本，故很多能体现出双方协商一致的条款。在今后会有被认定为格式化条款的风险。

3、因为这种形式的签订需要专人审批，因此专人的责任心及忠诚度需要非常强，要知道盗盖公章还有破解之道。（具体见之前朋友圈如何破解盗盖公章15601200906）但这种方式几乎没有破解之道。

4、这种形式，因为合同更多的格式化，因此针对不同的岗位，要准备不同版本的多份劳动合同版本。

5、对于那些想留着劳动合同不发给员工的企业就不要想这种方法了。

综上，这两种形式就是目前常见的两种形式，其实还有一种形式，是企业自行购买可信时间戳。但是因为专业度较高。比较少见。电子劳动合同并不是新鲜事物。我对于我的一些顾问单位推荐使用，有些不推荐，是因为各企业发展不同。还是要结合实际。虽然国家规定需要协商一致才能签电子合同。但是一般劳动者没有这个协商能力。因此电子劳动合同很多条款即使不是免除劳动者权利的，是双方约定的，但对劳动者较为苛刻也会被认定为格式化条款。这里大家一定要注意。同时，对于一些特殊岗位的人员，比如人力资源或高管。这些人如果在第三方平台这种形式下，如果不是单位的审批人。那么单位要留存他们拒绝签订劳动合同的证据就更为困难。他们打未签合同双倍工资胜诉的概率会更高。