【百家论秘】 王永平：论秘书的“找活”“揽活”能力
所谓“会”，就是要找得多，找得快，找得准，找得深。要做到这些，除工作责任心外，还须从以下两方面努力：首先，秘书要对领导者的需求保持较高的关注度。领导者的需求是多方面的，随时随地都会产生、变化或消失，不管这些需求是否属于对秘书的需求，秘书的眼光都要紧紧盯随，这是发现秘书服务内容的前提。1、时间上密切跟随，尽可能使自己与领导在一起的时间长一点，上班不迟到不早退，领导者延迟下班，自己也别急着回家；2、空间上密切陪同，尽可能多地伴随领导左右，上班不随意离岗，领导外出时若许可则陪同前往；3、思想上密切关注，对于领导所思考、所操心、所热衷的问题，秘书都要跟着了解和熟悉，对于领导潜心研读的书刊也不妨拿来浏览一下；4、信息上密切联络，当不可能与领导者在时空上在一起的时候，要与领导者保持通讯上的联络，秘书的电话要追随得到领导者的踪影；5、人际上密切交往，要和领导交朋友，成为他可以推心置腹的知情人。另外，秘书要对领导者的社交圈有所了解，或者自己也设法挤进领导者的社交圈，以便更多地掌握领导者的思想和行为动向。其次，秘书要对领导者的需求作出准确判断。在及时、广泛地掌握了领导者的行为思想信息之后，秘书还要能对信息作出恰当的分析和判断，看哪些属于自己有必要做的，哪些要先做，哪些要重点做好等等。这里要考虑到三个因素：1、秘书的主观条件。看自己的身份、资格、时间、才智、精力等是否合适做某件事，要在自身条件许可的范围内发现可以向领导提供服务的最佳机会，既不逞强，也不示弱，既不越位，也不错位。秘书若对秘书工作的性质有较好的认识，则有助于做好这一点。2、直接对象的事理。直接对象指所关注的事物。秘书要考虑该事物是对还是错、是急还是缓、是重要还是次要等。要做出正确无误的判断，必须应用其所掌握的经济学、管理学、社会学以及企业经营业务等知识。3、间接对象的情状，即领导者对于秘书（行为人）或该事物的态度和看法。虽然领导者的意见不能完全取代客观事理，但具有极高的权重，因为在很多情况下，领导者的意图就决定着客观事物“必要性”。这三个因素要综合起来考察和分析，时间久了，经验多了，就会形成一种悟性，即技能。第一，领导者未必时时会想到使用秘书。领导者在持续地、专注地做某件事时，也许压根儿就没想到某个工作环节可让秘书去发挥作用，若没人提醒他就会自己“任劳任怨”下去。第二，领导者未必认同必要性。比如某一件事，秘书认为该自己出手相助，事实上也确实需要秘书去帮忙，然而领导者却不这么认为，他可能觉得自己做更合适。第三，领导者的意愿未必会服从于必要性。领导者从客观上、理智上已认清某事让秘书分工的必要性，但在感情上、情绪上却不愿接受秘书的服务。或者是因为领导的秘书观不正确，或者是对某个秘书有偏见，对其工作有顾虑，或者是情绪激愤以至于难以自持，或者是兴致高涨以至于乐此不疲，等等。我们始终应该记得，领导者也是人，他不可能没有遗忘，不可能不判断错误，不可能不感情用事，这样，对于为什么强调秘书要善于揽活，就不难理解了。秘书能不能靠自己的努力解决以上所述的三个问题，就能说明秘书揽活技能的有无。对于第一个问题，若是有了找活的技能，解决起来可谓不费吹灰之力，关键是要有主动提醒领导的意识，不要一味被动地静候领导的吩咐。对于第二个、第三个问题的解决，须动之以情，晓之以理，具体说来可从如下两个方面着手：首先，平素里积累好感。具体做法是：1.充分显示自己的优良品质。像企业在消费者心目中塑造了良好形象就能促进产品销售一样，秘书工作者的形象对于承揽服务内容也起着十分重要的作用。秘书形象好，领导重用了，对众人交待得过去，同时自己脸上也有光彩。形象是诸因素综合汇集的产物，德、才、貌样样重要。形象的塑造也是个长期积累的过程，平日里一言一行、一举一动都在领导心目中一点一滴地积累成一个总体形象。所以，秘书无论是在形象的塑造过程还是维护过程中，都要注意诸因素的组合和积累。2.努力与领导者建立良好的关系。既要通过努力工作塑造公共形象，也要注意通过个人交往与领导者结交朋友，适当地将自己的服务扩展到工作之外，渗透进感情之中。比如，领导忙碌时为领导接送小孩，在非重大原则问题上为领导背黑锅，等等。其次，当事时努力说服。当领导者对某件事该不该让秘书去做认识不清时，秘书就可努力说服领导者，将工作任务揽到手。说服的方式有三：一是通过分析事理，指出由秘书代劳某事，会给领导者带来直接好处或可避免损失和伤害。二是通过分析事理，使领导者明白让秘书做某事，会给领导者带来间接的好处。比如，领导不让秘书抄写自己的论文，他认为那是公务之外的事，而秘书指出，熟悉领导的论文，有助于秘书在工作中领会领导的意图，领导节省下来的精力和时间，可以更多、更好地投入到工作中去。三是通过分析情理，消除领导者感情上的阻碍因素。四是通过分析事理，让领导者明白做某事具有较广泛的利他作用。比如，当领导要自己起草文件时，秘书就可用自己想得到锻炼的理由请求效劳。五是通过显示诚意进行恳请。就是直陈胸臆，说自己的愿望如何迫切、如何强烈、如何真切，连“做梦都想……”，这样领导也就有可能会为秘书的挚情、深情所动而“成人之美”。以上所述，只是精浅地归纳了常用的几种技巧。在具体运用中，须有几个前提条件：1、所揽之活必须具有真正的必要性、可能性，否则也许会帮倒忙；2、必须是领导者的意愿还处在犹豫不决之时，若是领导心意已决，则不能软磨硬泡；3、必须了解领导者的思维、情感、习性，这样才能进行顺应性说服和乘机性说服，将情理说到领导者的心坎上；4、必须根据当时的境况，随机应变，灵活行事，或者将各种技巧综合运用。
