秘书专业能力的不可替代性

　　【摘要】专业能力是指在某种职业能力体系中处于核心地位的能力，是该职业专业性的重要体现，也是该职业不可替代性的重要内容。进一步厘清和明确秘书职业专业能力的内涵、分类及要求，将有助于秘书能力标准的构建和高技能人才的培养，为秘书国家职业资格鉴定的改革和完善提供理论参考。

　　【关键词】秘书职业；专业能力；不可替代性；人才培养

　　随着秘书学专业的不断发展，笔者一直在思考一个问题，即秘书职业有别于其他职业的专业能力主要有哪些。只有明确了秘书职业的专业能力，才能进一步厘清秘书学专业人才培养的方向，进而加强对高技能人才的培养，增强秘书学专业的不可替代性。

　　专业能力也被称为专业核心能力，是指在某种职业能力体系中处于核心地位的能力，也是该职业的专业能力区别于其他专业能力的显著表现[1]。王永春认为，应“除却行业特征带来的差异，寻求职业共性以作为秘书专业的专业能力”，“秘书专业教学，首先应理清‘秘书’的概念，理清秘书专业体系，把握秘书专业的专业能力，从而形成秘书专业的核心竞争力”[2]。《秘书国家职业标准》（2006）认为，秘书职业的核心能力主要是会议管理、事务管理、文书拟写与处理能力等，其职业能力特征体现为文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。笔者通过研究，认为秘书职业的专业能力主要体现在五个方面。

　　1 沟通能力

　　沟通能力是指秘书通过语言和非语言交流来传递信息、协调关系、化解危机的能力。职业秘书应是经过专业训练的沟通高手。他们能够对信息资源进行甄别分类，根据不同信息的特点和受众的心理需求，科学选择传播媒介和沟通手段，利用最佳方式把信息传递给受众，并根据受众的反馈来检验传递效果。秘书沟通的专业性体现在良好的礼仪和语言修养，以及沟通的规范性、程序性与应变性上。

　　比如接待工作。A公司的王总上门拜访B公司的赵总，B公司的秘书接待王总时要视情况进行表述：如事前有约，秘书应该说：“您好王总，我是秘书小李，赵总现在会客室等您。”如事前无约，秘书应该说：“您好王总，对不起，请问您与赵总预约过吗？”然后再征求赵总意见：“您好赵总，现在A公司的王总来访，请问您是否愿意接待？”如果赵总愿意接待，则与王总说：“赵总知道您来访很高兴，并已在会客室等您。”如果赵总不愿意接待，则说：“赵总正在开会，短时间内不会结束，您看能否留言由我转告，或者另约时间？”这样的沟通技巧和规范性，非专业人士很难做到。

　　与其他职业所不同的是，沟通是秘书工作的基础。由于秘书在沟通过程中有着非职责限定性、非权力支配性和认同疏导性的特点，秘书无论是对内还是对外沟通、横向还是纵向沟通，其基本点都是态度友善、心态平和、宽容得体、从容应对。凡事以公司利益为先，平衡多方利益，以情动人，以人为本，维护企业形象。书面沟通要熟悉文种的选择，行文结构和语言要规范；用口语沟通，要注意称谓和礼貌用语的使用；同时注重非语言交流的使用与技巧，体现出职业素养。

　　2 操作能力

　　秘书职业的专业操作能力主要有：①文书拟写与处理能力。该项能力是秘书基础业务能力之一，也是最具有不可替代性的。秘书应熟练掌握各种应用文书，特别是公文的写作规范和技巧，比如文种规范、语言规范、行文规范、格式规范和处理规范。同时，应熟悉经济文书和法律文书的拟写，提高对商业信息的搜集、分析与处理能力。②档案整理与利用能力。该能力也是秘书基础业务能力之一，专业性很强。秘书应具备科学的档案管理思想，能够根据档案整理原则对各类档案进行整理利用，熟悉档案的收集、整理、加工、保管、编研和利用等各环节的操作程序和方法，掌握其中的档案保护、数字化加工、检索工具编制和档案编研等关键技术。③现代办公能力。秘书应熟悉各种办公软件和计算机网络系统，并对传真机、打印机、复印机、投影仪等常用办公设备能够使用和维护。④速记能力。秘书应熟练掌握手写速记与电脑速录技术，基本实现中英文同声速记。

　　3 策划能力

　　秘书的专业策划能力和水平主要体现在能够对活动进行全局性、战略性、创新性思考，熟悉活动规范流程，策划文案具有规范性和可行性。以会议策划为例，秘书要根据会议的规模和性质确定会议的类型、制定规范的议程和日程、安排座位布局、准备会议文件和设备、拟订会议经费预算和制作会议应急预案等。其中的专业性主要体现在议程日程安排的管理性、座位安排的文化性、文件准备的规范性和美观性、细节考虑的周全性等方面。

　　4 管理能力

　　职业秘书应具备辅助管理的能力，这包括参谋建言和辅助决策两方面。具体应提高以下几方面能力：①事务管理能力。在事务管理中加强对事务的认知分析，注重对事务处理规律的把握，增强在事务处理过程中的判断力与执行力。②信息管理能力。领导作决策时，秘书应是领导的外脑，及时全面提供有效信息。③公共关系能力。秘书应处理好组织内外部、上下左右各种关系，并帮助领导正确处理好各种关系，使组织始终处于和谐的氛围中。④会议管理能力。秘书应熟悉会议筹备的各个环节，保障各类会议顺利召开。

　　5 执行能力 　　秘书职业与其他职业还有一个重要的区别就是跨学科性强，比如工作中会遇到财务管理和员工管理，这就要求秘书具备财务知识和绩效管理知识。现代社会需要复合型秘书，秘书的跨专业性和跨行业性要求秘书有很强的执行能力，能够及时果断地跟进和处理事务。因此，秘书要能够领会领导意图，具备哲学思维，学会辩证看问题，遇到困难沉着冷静，使领导决策取得最佳执行效果。

　　注释：

　　[1]曹辉《高职院校设置文秘辅修专业的探索与实践》，《重庆电力高等专科学校学报》2013年第4期。

　　[2]王永春《试论高校秘书专业核心竞争力的构成与培养》，《办公室业务》2012年第21期。

　　余冬阳 张东