秘书专业能力的不可替代性

  【摘要】专业能力是指在某种职业能力体系中处于核心地位的能力,是该职业专业性的重要体现,也是该职业不可替代性的重要内容。进一步厘清和明确秘书职业专业能力的内涵、分类及要求,将有助于秘书能力标准的构建和高技能人才的培养,为秘书国家职业资格鉴定的改革和完善提供理论参考。

  【关键词】秘书职业;专业能力;不可替代性;人才培养

  随着秘书学专业的不断发展,笔者一直在思考一个问题,即秘书职业有别于其他职业的专业能力主要有哪些。只有明确了秘书职业的专业能力,才能进一步厘清秘书学专业人才培养的方向,进而加强对高技能人才的培养,增强秘书学专业的不可替代性。

  专业能力也被称为专业核心能力,是指在某种职业能力体系中处于核心地位的能力,也是该职业的专业能力区别于其他专业能力的显著表现[1]。王永春认为,应“除却行业特征带来的差异,寻求职业共性以作为秘书专业的专业能力”,“秘书专业教学,首先应理清‘秘书’的概念,理清秘书专业体系,把握秘书专业的专业能力,从而形成秘书专业的核心竞争力”[2]。《秘书国家职业标准》(2006)认为,秘书职业的核心能力主要是会议管理、事务管理、文书拟写与处理能力等,其职业能力特征体现为文字与语言沟通能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。笔者通过研究,认为秘书职业的专业能力主要体现在五个方面。

  1 沟通能力

  沟通能力是指秘书通过语言和非语言交流来传递信息、协调关系、化解危机的能力。职业秘书应是经过专业训练的沟通高手。他们能够对信息资源进行甄别分类,根据不同信息的特点和受众的心理需求,科学选择传播媒介和沟通手段,利用最佳方式把信息传递给受众,并根据受众的反馈来检验传递效果。秘书沟通的专业性体现在良好的礼仪和语言修养,以及沟通的规范性、程序性与应变性上。

  比如接待工作。A公司的王总上门拜访B公司的赵总,B公司的秘书接待王总时要视情况进行表述:如事前有约,秘书应该说:“您好王总,我是秘书小李,赵总现在会客室等您。”如事前无约,秘书应该说:“您好王总,对不起,请问您与赵总预约过吗?”然后再征求赵总意见:“您好赵总,现在A公司的王总来访,请问您是否愿意接待?”如果赵总愿意接待,则与王总说:“赵总知道您来访很高兴,并已在会客室等您。”如果赵总不愿意接待,则说:“赵总正在开会,短时间内不会结束,您看能否留言由我转告,或者另约时间?”这样的沟通技巧和规范性,非专业人士很难做到。

  与其他职业所不同的是,沟通是秘书工作的基础。由于秘书在沟通过程中有着非职责限定性、非权力支配性和认同疏导性的特点,秘书无论是对内还是对外沟通、横向还是纵向沟通,其基本点都是态度友善、心态平和、宽容得体、从容应对。凡事以公司利益为先,平衡多方利益,以情动人,以人为本,维护企业形象。书面沟通要熟悉文种的选择,行文结构和语言要规范;用口语沟通,要注意称谓和礼貌用语的使用;同时注重非语言交流的使用与技巧,体现出职业素养。

  2 操作能力

  秘书职业的专业操作能力主要有:①文书拟写与处理能力。该项能力是秘书基础业务能力之一,也是最具有不可替代性的。秘书应熟练掌握各种应用文书,特别是公文的写作规范和技巧,比如文种规范、语言规范、行文规范、格式规范和处理规范。同时,应熟悉经济文书和法律文书的拟写,提高对商业信息的搜集、分析与处理能力。②档案整理与利用能力。该能力也是秘书基础业务能力之一,专业性很强。秘书应具备科学的档案管理思想,能够根据档案整理原则对各类档案进行整理利用,熟悉档案的收集、整理、加工、保管、编研和利用等各环节的操作程序和方法,掌握其中的档案保护、数字化加工、检索工具编制和档案编研等关键技术。③现代办公能力。秘书应熟悉各种办公软件和计算机网络系统,并对传真机、打印机、复印机、投影仪等常用办公设备能够使用和维护。④速记能力。秘书应熟练掌握手写速记与电脑速录技术,基本实现中英文同声速记。

  3 策划能力

  秘书的专业策划能力和水平主要体现在能够对活动进行全局性、战略性、创新性思考,熟悉活动规范流程,策划文案具有规范性和可行性。以会议策划为例,秘书要根据会议的规模和性质确定会议的类型、制定规范的议程和日程、安排座位布局、准备会议文件和设备、拟订会议经费预算和制作会议应急预案等。其中的专业性主要体现在议程日程安排的管理性、座位安排的文化性、文件准备的规范性和美观性、细节考虑的周全性等方面。

  4 管理能力

  职业秘书应具备辅助管理的能力,这包括参谋建言和辅助决策两方面。具体应提高以下几方面能力:①事务管理能力。在事务管理中加强对事务的认知分析,注重对事务处理规律的把握,增强在事务处理过程中的判断力与执行力。②信息管理能力。领导作决策时,秘书应是领导的外脑,及时全面提供有效信息。③公共关系能力。秘书应处理好组织内外部、上下左右各种关系,并帮助领导正确处理好各种关系,使组织始终处于和谐的氛围中。④会议管理能力。秘书应熟悉会议筹备的各个环节,保障各类会议顺利召开。

  5 执行能力   秘书职业与其他职业还有一个重要的区别就是跨学科性强,比如工作中会遇到财务管理和员工管理,这就要求秘书具备财务知识和绩效管理知识。现代社会需要复合型秘书,秘书的跨专业性和跨行业性要求秘书有很强的执行能力,能够及时果断地跟进和处理事务。因此,秘书要能够领会领导意图,具备哲学思维,学会辩证看问题,遇到困难沉着冷静,使领导决策取得最佳执行效果。

  注释:

  [1]曹辉《高职院校设置文秘辅修专业的探索与实践》,《重庆电力高等专科学校学报》2013年第4期。

  [2]王永春《试论高校秘书专业核心竞争力的构成与培养》,《办公室业务》2012年第21期。

  余冬阳 张东

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