30种高品质思维模型：思维模型22

思维模型22：避免待办事项清单---用于集中精力关注目前最重要的事情

这个思维模型深入研究了一个不同的领域：生产力。

有时候，我们难以开始，是由于我们决定不了应该关注哪个领域。有太多事情可能引起我们的关注，有时候，我们分不清哪些是我们应该避免的，哪些是真正值得我们关注的。

每个人都知道待办事项清单的价值，但其实那并没有我们想象的那么有用，因为每个人本来就隐约知道自己应该做什么事，期限是什么时候。写下来的作用只是让人记住，比起没有待办事项清单，让人更有可能去做自己知道应该去做的事。

大多数人低估的问题在于，我们分不清事情的轻重缓急，因此，不知道自己应该做什么，不应该做什么。每一天，我们都需要选择对自己产生最大影响的任务，这里存在着许多隐藏的障碍。因此，跟待办事项清单同样重要的是，你要列出不该办事项清单。

不该办事项清单的内容或许会令人意外。要提升生产力，我们都知道显然不该做什么：上社交媒体，上网闲逛，明明要工作却在看《单身女郎》（The Bachelorette），或者边看书边学习吹笛子，这些显然对提升生产力毫无帮助。

你需要在不该办事项清单中填入会悄悄偷走你的时间、阻碍你实现目标的任务。这些任务是无关紧要的，会浪费你的时间，对你最看重的方面毫无帮助，你在这上面花越多时间，收益就越递减。这些任务是无用的，但区分真正的任务和无用的任务或许并非易事，需要认真思考。

或许跟其他反向思考的思维模型一样，我们只要清除不该办事项，就能够缩小优先事项的范围。配合前面章节讨论的艾森豪威尔矩阵，这是行之有效的做法。

不该办事项清单包含了几类任务。

第一，列入或许是优先事项，但由于外界环境，你目前还不能去处理的事情。

这些任务在一个或多个方面具有重要性，可是在等待其他人的反馈，或者要先等相关任务完成后才能去处理。你现在是没有办法去处理这些任务的，这只会无端地占据你的脑力，因此，你需要把这些任务列入不该办事项清单。

这些任务不会跑，等你收到别人的反馈，它们还在这里。只要记下，等待别人的反馈，如果你到哪一天还没有收到反馈，就需要跟进。记下来以后，把这件事抛诸脑后，因为这是别人的待办事项，不是你的待办事项。

你也可以向别人理清事项，询问问题，暂时把这些任务列入不该办事项清单。这样一来，你就把球抛给了别人，腾出空档，赶紧处理其他事务。

第二，列入对你的优先目标来说不能带来增值的任务。

有许多琐碎的事项是对你最看重的方面毫无帮助的，这些往往是鸡毛蒜皮的琐事会让你瞎忙活。你能否把这些任务委派、分配给别人，甚至外包呢？这些任务真的需要占用你的时间吗？换言之，这些任务值得你投入时间吗？如果你把这项任务委派给别人，除了你之外，会有人注意到区别吗？你若是亲自承担起任务，是否陷入了完美主义的泥沼呢？这些任务只是走过场、浪费时间，对全局其实并不重要。

你应该把时间花在推动整个项目前进的重要任务上，而不是花在目光短浅、微不足道的任务。

第三，列入目前持续进行，但即使花更多工夫或投入更多注意力也不能创造更多价值的任务。

根据收益递减规律，我们不应该为这些任务投入更多努力。

这些任务只会浪费你的精力，因为虽然这些任务还有改进空间（有什么是没有改进空间的吗），但可能做出的改进也并不会对整体成产生影响，或者投入的时间和精力与产生的微小成效不成比例。

实质上，这些任务应该算是完成了的。别在这些任务上浪费时间，别掉进把这些任务当成优先事项的陷阱。等你完成了要做的所有事情，再来评估一下想要花多少时间精雕细琢。

如果一项任务的完成质量已经达到你需要的90%，那么是时候环顾一下周围看还有什么任务需要从0做到90%。换言之，让三项任务的完成质量达到80%，远比让一项任务的完成质量达到100%更加有用。

第四点，也是最后一点，紧急任务！请参阅思维模型1。

当有意识地避免不该办事项清单上的事务，你就可以集中注意力，理顺安排。你不会浪费精力或时间，日产出会大幅提高。

办不该办的事，就像看一份没有菜式供应的菜单，是徒劳无功的。不该办事项清单可以让你避免精力涣散，免得在无谓的事情上浪费时间和注意力，而是优先处理重要事务。

你挂念的事情越少越好——多余的任务会造成压力和焦虑，只会妨碍或扼杀生产力。不该办事项清单可以消除大多数悬而未决的事情，为你减轻负担，腾出心思，专注一下飞来的球，沉稳地逐一击球。