任务清单让你更焦虑?丢掉“什么都要做”的妄想,建立高效管理系统

前段时间见到前同事小婷,只见她神情焦虑,我与她打了招呼,问她为什么这么着急。她说事情太多了,你看我的清单上很多还没完成,每天晚上我都把第二天要做的事都列出来,一大早就像陀螺一样忙,可是事情永远做不完。
我一看清单,觉得她是有三头六臂吧,还有那么多事没完成:
  • 打卡英文学习

  • 阅读一本书,输出一篇读书笔记

  • 参加一场同学聚会

  • 去健身房锻炼

  • 收发电子邮件,写一份工作报告向老板汇报,维护两个老客户

  • 煮两个新菜,家居清洁

小婷对自己的清单并不满意,因为看似每天都忙个不停,可是对改善生活和工作的状态并没有太多帮助,目标清单反而变成烦人清单。
很多职场人都有相似的烦恼,为了让自己更高效,每天都列着长长的清单,结果却发现事情总是越做越多,最后忙得焦头烂额,却没有看到成果。
张永锡在《每天最重要的3件事》对“什么都要做,什么都重要”的问题做出阐述,不是执行力差,也不是自律性低,而是制定任务清单出了问题。 
一、什么样的清单无法高效完成?
1.任务清单与我们人生规划,目标愿景相违背

同事小刘刚领薪水没几天就说钱花光了,而且每天都急匆匆地打卡下班。了解后才知道,小刘在各大平台买了很多知识付费的课程。价格都不低,包括财务方面,人际关系,工作管理等四五个课程。每天晚上要在网上学两门不同的学科,连给父母打电话都没时间。
在这个信息爆炸的时代,每个人都想当斜杠青年,但是花了很多时间却没有学到什么,反而更加焦虑了。没有围绕一条主线去学习,就会像无头苍蝇一样,看到哪门课程热门就学哪个。
比如小刘是公司刚入职的程序员,刚毕业不久,现在更应该把精力用在专业技能的打磨,至少在一个维度上足够突出,才能在职场上站稳脚步。
2.任务清单只有任务,没有设置截止日期

清单没有截止日期,就像是愿望清单。
举个例子,第一天清单上写着打印文件和写工作总结,我们肯定先完成打印文件这件事。第二天,我们继续写下给客户送小礼物,毫无疑问,我们肯定会完成。写工作总结这件事仿佛陷入了循环系统,无限期地停留在你的任务清单里。
要知道大脑可是个爱偷懒的家伙,他运用省力原则可是驾轻就熟,当然是哪个容易做哪个。而没有截止日期则是能拖则拖。
3.每日的任务清单太长,根本没法完成
查看小婷的明日清单多达17项,想象自己在第二天会像上了发条一样冲刺达标。实际上小婷说,每天晚上想起那么多事就辗转反侧,第二天根本没精神,都要靠黑咖啡才能提起劲。
作为一个有血有肉有情绪的人类,这点可比不上机器人,输入程序一字不漏地执行,电量不足时还会自己去充电。我们想到清单上还有13项任务没打勾,只会压力倍增。适当的压力会让变成动力,而过度的压力会变成阻力。
二、制定高效清单,重新掌控生活
1.用“五年后的眼光”找到要事
很多人都把平衡生活工作,上得厅堂下得厨房,面面俱到的完美人设当成自己的目标。这真的是你想要的吗?还是只是活在大众的期望中?
假设自己处于五年之后,用未来视角反观现在,我们就会发现不是每件事都需要完成。
比如明天想做个健康蛋糕,除非烘焙师是你的终身职业,你要通过日复一日的精进手艺才需要把这件事当成重要任务。如果只是为了想吃得低脂又美味,直接去面包店买一个就可以了。想想五年后的自己还会惦记当年那个蛋糕吗?
我们总会高估一天中某件事对我们的影响,却会低估时间复利产生的效应。把一件重要的事每天持续地做,到达一个拐点就会快速增长。
就像小婷学习英文总是学几天太难就放弃了,过两个月又继续学,这样的做法一点效果也没有,每次都要重新开始,之前的时间精力都浪费了。
2.围绕要事制定能完成、容易启动的清单
(1)能完成的清单:列出足够少的任务
清单列出3只青蛙7只蝌蚪为上限。可别被青蛙蝌蚪吓坏了,这里可不是指真的动物。作者引用博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》的著作指出:青蛙指的是重要的事情,而蝌蚪指的琐事。每天最多做三件重要的事,最少也要做一件,而且一定要最先完成。而琐事要安排在重要的事情之后。
朋友小亲作为一个新手宝妈,每天都是围着宝宝和家庭转,曾经都有做不完的任务清单,反而把阅读写作这件事给耽误了。晚上忙完想看下书,却累到不行,直接就睡着了。按照“要事先做”的原则,要在精力最好的时候把青蛙吃了。所以每天早上小亲5点起床,开始阅读写作,2个小时后小孩起床,才开始料理家庭琐事,什么也没耽误。
重要的事早点做的好处在于早晨决定了你一天的基调,当你把最重要的事情完成,你会如释重负,开启一天的积极心态。反之,你会一整天都惦记着这事,想做又没时间做,最后琐事没做好,正事也没完成,反而弄着自己紧张兮兮。
(2)易启动的清单:处理成“下一个行动指南”
行动指南就是有明确的动作,把一个复杂的任务具体化。
举个例子,你的电脑坏了,资料都在里面,没法工作了,第二天你的青蛙是“修电脑”。那如何处理成“行动指南”呢?
首先明确你的目标是第二天可以工作,障碍是电脑坏了,之后想起朋友小东就是在电脑店上班的,可以打电脑向他请教。那么应该把重要的事从“修电脑”改成“给小东打电话”。
这么做有什么区别吗?“修电脑”这件事只会让你担心资料会不会丢失,工作如何继续,而“给小东打电话”则会让你行动起来,先把情绪给丢掉,其实就是帮大脑捋清思路,聚焦在一个点上。
3.处理突发事件,保证清单执行力
解决完任务清单上的青蛙与蝌蚪问题后,本想日子就这么平静地过下去,哎,谁知半路杀出个程咬金,特别是职场人,邮箱里永远有新邮件,部门经理总会有写不完的报告,开不完的会。怎么办?
(1)容易的事马上完成,复杂的事加入star系统
把所有事情收集之后对于二分钟可以完成的事先做,没办法做的直接找相应的人来帮忙,实在不会做又没人帮忙就把这件事给删掉,对于复杂又要长期跟进的事情放入star系统。star 是由不同表格的英文第一个字母缩写拼合而成。
S:日程表就是时间的安排,具体到每半小时或1小时你要做什么。
T:任务管理表就是上文我们提到的青蛙和蝌蚪,可以和日程表一起安排在一起。
A:行动清单就是暂时还没计划要怎么时候做,或者还不知道如何归类的事情,处于待办事项范围。
R:参考资料库就是每天看到的信息,在各大新闻网站看到的有用知识。
比如刚上班,前台同事拿了菜单让你挑中午要订什么盒饭,这种容易的事情当然马上就做。挑完糖醋排骨后,主管走过来,让你后天写完上个月的业绩总结。这可是你第一次写,太难了,先把这件事记入任务清单里。之后在日程表里写下:“今天学习业绩总结的写法,明天开始着手写”。之后开始查看过去二年公司的月业绩总结,并拍照储放在参考资料库,方便后续查看学习。
找到一款合适的管理工具软件,最好可以多终端运行,方便自己随时都可以处理任务,也方便共享给参与的同事。
(2)检视管理系统,形成有效闭环
电脑每隔一段时间我们都要清理垃圾,管理系统也一样,当外部的环境变化与内部的管理系统不协调的时候,障碍就会产生而让系统变慢。
比如说参考资料库需要每周再集中检视,有些信息已过时应该删掉,有些知识可以结合自己的经历写入感想。让参考资料库成为我们的素材库,在写作的时候,发表演讲,公司开会,甚至教育小孩都可以信手拈来。
从收集到检视再到更新系统,成为一个闭环,而不是只收藏不更进,最终成为一个庞大臃肿的垃圾箱。
综上所述,打造高效任务清单,构建时间管理系统,不是一朝一夕的事,而是需要持续地执行,并内化成习惯,到时我们脸上只有淡定与从容。
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