任务清单让你更焦虑?丢掉“什么都要做”的妄想,建立高效管理系统 2024-08-06 10:51:02 前段时间见到前同事小婷,只见她神情焦虑,我与她打了招呼,问她为什么这么着急。她说事情太多了,你看我的清单上很多还没完成,每天晚上我都把第二天要做的事都列出来,一大早就像陀螺一样忙,可是事情永远做不完。我一看清单,觉得她是有三头六臂吧,还有那么多事没完成: 打卡英文学习 阅读一本书,输出一篇读书笔记 参加一场同学聚会 去健身房锻炼 收发电子邮件,写一份工作报告向老板汇报,维护两个老客户 煮两个新菜,家居清洁 小婷对自己的清单并不满意,因为看似每天都忙个不停,可是对改善生活和工作的状态并没有太多帮助,目标清单反而变成烦人清单。很多职场人都有相似的烦恼,为了让自己更高效,每天都列着长长的清单,结果却发现事情总是越做越多,最后忙得焦头烂额,却没有看到成果。张永锡在《每天最重要的3件事》对“什么都要做,什么都重要”的问题做出阐述,不是执行力差,也不是自律性低,而是制定任务清单出了问题。 一、什么样的清单无法高效完成?1.任务清单与我们人生规划,目标愿景相违背同事小刘刚领薪水没几天就说钱花光了,而且每天都急匆匆地打卡下班。了解后才知道,小刘在各大平台买了很多知识付费的课程。价格都不低,包括财务方面,人际关系,工作管理等四五个课程。每天晚上要在网上学两门不同的学科,连给父母打电话都没时间。在这个信息爆炸的时代,每个人都想当斜杠青年,但是花了很多时间却没有学到什么,反而更加焦虑了。没有围绕一条主线去学习,就会像无头苍蝇一样,看到哪门课程热门就学哪个。比如小刘是公司刚入职的程序员,刚毕业不久,现在更应该把精力用在专业技能的打磨,至少在一个维度上足够突出,才能在职场上站稳脚步。2.任务清单只有任务,没有设置截止日期清单没有截止日期,就像是愿望清单。举个例子,第一天清单上写着打印文件和写工作总结,我们肯定先完成打印文件这件事。第二天,我们继续写下给客户送小礼物,毫无疑问,我们肯定会完成。写工作总结这件事仿佛陷入了循环系统,无限期地停留在你的任务清单里。要知道大脑可是个爱偷懒的家伙,他运用省力原则可是驾轻就熟,当然是哪个容易做哪个。而没有截止日期则是能拖则拖。3.每日的任务清单太长,根本没法完成查看小婷的明日清单多达17项,想象自己在第二天会像上了发条一样冲刺达标。实际上小婷说,每天晚上想起那么多事就辗转反侧,第二天根本没精神,都要靠黑咖啡才能提起劲。作为一个有血有肉有情绪的人类,这点可比不上机器人,输入程序一字不漏地执行,电量不足时还会自己去充电。我们想到清单上还有13项任务没打勾,只会压力倍增。适当的压力会让变成动力,而过度的压力会变成阻力。二、制定高效清单,重新掌控生活1.用“五年后的眼光”找到要事很多人都把平衡生活工作,上得厅堂下得厨房,面面俱到的完美人设当成自己的目标。这真的是你想要的吗?还是只是活在大众的期望中?假设自己处于五年之后,用未来视角反观现在,我们就会发现不是每件事都需要完成。比如明天想做个健康蛋糕,除非烘焙师是你的终身职业,你要通过日复一日的精进手艺才需要把这件事当成重要任务。如果只是为了想吃得低脂又美味,直接去面包店买一个就可以了。想想五年后的自己还会惦记当年那个蛋糕吗?我们总会高估一天中某件事对我们的影响,却会低估时间复利产生的效应。把一件重要的事每天持续地做,到达一个拐点就会快速增长。就像小婷学习英文总是学几天太难就放弃了,过两个月又继续学,这样的做法一点效果也没有,每次都要重新开始,之前的时间精力都浪费了。2.围绕要事制定能完成、容易启动的清单(1)能完成的清单:列出足够少的任务清单列出3只青蛙7只蝌蚪为上限。可别被青蛙蝌蚪吓坏了,这里可不是指真的动物。作者引用博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》的著作指出:青蛙指的是重要的事情,而蝌蚪指的琐事。每天最多做三件重要的事,最少也要做一件,而且一定要最先完成。而琐事要安排在重要的事情之后。朋友小亲作为一个新手宝妈,每天都是围着宝宝和家庭转,曾经都有做不完的任务清单,反而把阅读写作这件事给耽误了。晚上忙完想看下书,却累到不行,直接就睡着了。按照“要事先做”的原则,要在精力最好的时候把青蛙吃了。所以每天早上小亲5点起床,开始阅读写作,2个小时后小孩起床,才开始料理家庭琐事,什么也没耽误。重要的事早点做的好处在于早晨决定了你一天的基调,当你把最重要的事情完成,你会如释重负,开启一天的积极心态。反之,你会一整天都惦记着这事,想做又没时间做,最后琐事没做好,正事也没完成,反而弄着自己紧张兮兮。(2)易启动的清单:处理成“下一个行动指南”行动指南就是有明确的动作,把一个复杂的任务具体化。举个例子,你的电脑坏了,资料都在里面,没法工作了,第二天你的青蛙是“修电脑”。那如何处理成“行动指南”呢?首先明确你的目标是第二天可以工作,障碍是电脑坏了,之后想起朋友小东就是在电脑店上班的,可以打电脑向他请教。那么应该把重要的事从“修电脑”改成“给小东打电话”。这么做有什么区别吗?“修电脑”这件事只会让你担心资料会不会丢失,工作如何继续,而“给小东打电话”则会让你行动起来,先把情绪给丢掉,其实就是帮大脑捋清思路,聚焦在一个点上。3.处理突发事件,保证清单执行力解决完任务清单上的青蛙与蝌蚪问题后,本想日子就这么平静地过下去,哎,谁知半路杀出个程咬金,特别是职场人,邮箱里永远有新邮件,部门经理总会有写不完的报告,开不完的会。怎么办?(1)容易的事马上完成,复杂的事加入star系统把所有事情收集之后对于二分钟可以完成的事先做,没办法做的直接找相应的人来帮忙,实在不会做又没人帮忙就把这件事给删掉,对于复杂又要长期跟进的事情放入star系统。star 是由不同表格的英文第一个字母缩写拼合而成。S:日程表就是时间的安排,具体到每半小时或1小时你要做什么。T:任务管理表就是上文我们提到的青蛙和蝌蚪,可以和日程表一起安排在一起。A:行动清单就是暂时还没计划要怎么时候做,或者还不知道如何归类的事情,处于待办事项范围。R:参考资料库就是每天看到的信息,在各大新闻网站看到的有用知识。比如刚上班,前台同事拿了菜单让你挑中午要订什么盒饭,这种容易的事情当然马上就做。挑完糖醋排骨后,主管走过来,让你后天写完上个月的业绩总结。这可是你第一次写,太难了,先把这件事记入任务清单里。之后在日程表里写下:“今天学习业绩总结的写法,明天开始着手写”。之后开始查看过去二年公司的月业绩总结,并拍照储放在参考资料库,方便后续查看学习。找到一款合适的管理工具软件,最好可以多终端运行,方便自己随时都可以处理任务,也方便共享给参与的同事。(2)检视管理系统,形成有效闭环电脑每隔一段时间我们都要清理垃圾,管理系统也一样,当外部的环境变化与内部的管理系统不协调的时候,障碍就会产生而让系统变慢。比如说参考资料库需要每周再集中检视,有些信息已过时应该删掉,有些知识可以结合自己的经历写入感想。让参考资料库成为我们的素材库,在写作的时候,发表演讲,公司开会,甚至教育小孩都可以信手拈来。从收集到检视再到更新系统,成为一个闭环,而不是只收藏不更进,最终成为一个庞大臃肿的垃圾箱。综上所述,打造高效任务清单,构建时间管理系统,不是一朝一夕的事,而是需要持续地执行,并内化成习惯,到时我们脸上只有淡定与从容。 赞 (0) 相关推荐 3大实用工具,教会孩子时间管理 儿童时间管理,一直是父母们十分重视的问题. 利用挖土豆,种番茄,吃青蛙,这3个形象,实用高效的工具,可以教会孩子时间管理. 挖土豆 其实就是制作to do list清单. 无论是作业清单还是节假日的学 ... 我的一天这么开始,一直高效一直爽! 我的一天这么开始,一直高效一直爽! 随心周六 | 《每天最重要的3件事》,学会后你就能拥有高效生活 时间管理不是让人一味忙碌,而是有时间享受生活 | 第1787期 今日豆瓣评分7.2分,343人评价 简介:现代人普遍面临忙.盲.茫的状态,本书提供了3个核心习惯,帮你不仅能完成每天极重要的任务,同时可 ... 中产踩踏,1194万背后是比大放水更焦虑的船票之争| 叶建英 文丨叶建英 时代的一粒灰,落在个人那里,可能就是一座山. 这一粒灰,就是货币贬值潮下的中产「踩踏」.尤其是这几年城市的剧烈分化,越来越多的人,把杭州当作抗击货币贬值大浪的巨轮,选择到杭州买房保卫自己的 ... 人到中年,如果还没明白这三点,余生只会更焦虑 "说出来不怕你笑话,我现在出门都不舍得点一碗加肉牛肉面." 前几天跟一位学长聊天,说着说着一起感慨人到中年的压力,学长悠悠地说了上面这句话. 大学毕业十年了,大多进入了上有老下有小 ... 阿泰斯特奥本山事件因精神问题?阿泰:饱受困扰,打架后更焦虑 日前,阿泰斯特接受了采访,谈到了当年的"奥本山宫殿骚乱"事件,在采访中阿泰斯特表示这件事给他精神上造成了巨大的伤害,这次打架实际上影响了他的职业生涯发展. "在夏天时,我 ... “Eric,听了你的播客我更焦虑了” 插图来自 Simon Prades 昨天在微博上收到一条私信. 对方说自己是位大二学生,刚听了我半年前在播客「Steve说」的内容.听到我说「如果学不好英语,可能啥也学不好」后,觉得自己更焦虑了. 先 ... 我告诉自己不要焦虑,于是更焦虑了。 更多精彩等你发现 WeGo团队原创 失恋后很焦虑,想要摆脱焦虑情绪,告诉自己"不要焦虑",结果更焦虑了. 我到底是怎么了? 焦虑是因为你感到失恋是不"正常"的, ... 为什么知识干货没有让你变聪明,反而更焦虑了? 学习有捷径,找知识干货? 知识干货可以让你变聪明? 为什么知识干货没有让你变聪明,反而更焦虑了? 你之所以不能变聪明,是因为你欠自己大脑一个结构化的思维方式! 互联时代,知识爆炸的时代,很多大咖,优秀 ... 教培机构凉了,小城市普娃家长反而更焦虑了 这几天由于双减政策的出台,身边很多有娃的家庭明显都比以前更加焦虑了.尤其是一些在三四线城市生活的朋友. 本来小城市各方面的教育资源就和北上广深这样的一线城市有不小的差距,小城市的孩子要享受到一线城市有 ... 家禽7-25日||行情不温不火时更焦虑,因为老担心有激情时就没货了! 禽报快读 一.[7月25日简况] (1)毛鸡市场价格:山东稳定,主流区间报3.70-3.75元/斤:辽宁稳定,到厂报价4.05-4.10元/斤: (2)龙头大场鸡苗报价涨0.10,报3.00-3.30 ... 考生很紧张 家长更焦虑,咋办? 考生很紧张 家长更焦虑,咋办? 考前心理.技能辅导(Ⅴ) 小编语: 随着高考日期的临近,大多数考生总是担心自己发挥不好,或多或少地出现紧张.烦躁.注意力难以集中.记忆力下降.失眠等症状.几天来,我接 ...