如何用Excel实现动态数据统计

掌握动态数据统计的技能是实现Excel表格模板化的基础，数据更新统计自动发生变化，无须手动干预，提高了效率，保证了数据的准确性。

本技巧从“动态数据统计”常见错误的角度来解析动态数据统计的用法。如图3-95所示的表格有两个问题：一是什么公式会显示成“字段”方式?二是为什么显示计算错误?

图3-95

在正常情况下，如果输入公式要用到单元格引用功能，也是Excel最传统的数据统计方式。从Excel 2007版本开始，Excel新增了一种统计方式，叫作“表格”统计方式，显示格式如图3-95所示，也就是动态统计方式。

操作

步骤1：用鼠标选中数据区域的任意单元格，然后依次单击“插入→表格”，如图3-96所示。

图3-96

插入完毕后，表格会变成如图3-97所示的状态，菜单中会多出一个“表格工具”选项卡。

图3-97

和之前的表格相比看上去没什么变化，只是多了些表格颜色。其实这是Excel最有价值的核心功能之一，通过这种模式，Excel能实现自动更新统计。

步骤2：在D3单元格中用点选单元格的方式录入公式，其显示方式如图3-98所示。

图3-98

公式输入完毕后按Enter键，你会发现公式会自动向下复制，无须手动下拉填充，而且你会发现公式都是一样的，也就是说你无须掌握单元格的“相对引用、绝对引用、混合引用”这些概念就能实现自动统计，如图3-99所示。

图3-99

最棒的是，如果你在“表格工具”选项卡中勾选“汇总行”，便会自动添加一列汇总行，单击下拉列表按钮，可以选择多种汇总统计方式，注意该统计单元格会根据你选择的统计方式(如“求和”)自动填充对应的公式，Excel会自动使用相应的函数，如图3-100所示。

图3-100

接下来解决第二个问题，为什么显示如图3-99所示的格式错误呢?显示错误很简单，因为“1月销售额”里面的内容是文本格式的，文字自然不能进行运算，那如何保持单元格显示为文字状态，而且还能继续运算呢?面对这个问题会很自然地想到单元格的“自定义格式”。

步骤3：选中C3:C7单元格区域，按Ctrl+1组合键打开“设置单元格格式”对话框，选择“自定义”格式，相关设置如图3-101所示。

图3-101

最终效果如图3-102所示，界面显示为文字状态，而编辑栏依然是数值。

图3-102

总结： 利用自定义格式可以增加表格的可阅读性，利用动态统计功能可以实现数据的自动统计。这两个功能的搭配，可以制作出非常人性化的Excel数据统计模板。这是资深职场人士的必备技能，强烈推荐掌握。