企业内部控制之采购管理流程常见问题及对策
一、服务采购
问题1：未建立业务外包管理制度。
对策：建立和完善业务外包管理制度，规定业务外包的范围、方式、条件、程序和实施等相关内容，明确相关部门和岗位的职责权限，强化业务外包全过程的监控，防范外包风险，充分发挥业务外包的优势。
问题2：公司缺乏承包方能力评估的管控机制、业务外包方案制定与审批机制、外包承包商的资质审查机制、销售外包沟通机制。
对策：建立健全供应商持续评估机制、规范业务外包方案制定与审批的相关控制、承包商的资质调查机制、外包沟通交流机制。
问题3：未执行业务外包审批管控机制。
对策：公司按照外协加工控制程序的规定，由计划专员根据本公司生产进度、设备、生产能力、负荷和零件工艺要求，决定是否进行外协。
问题4：部分招标采购没有按照相关规定执行。
对策：完善现有的采购流程，对应当进行招标采购的实施招标流程，减少公司的法律风险。
问题5：业务外包过程对承包方的管理要求有待细化。
对策：落实公司与承包方双方应投入的人力资源、资金、硬件及专有资产等，明确承包方提供服务或产品的工作流程、模式、职能架构、项目实施计划等内容或要求，并在外包过程实施动态管理和监控。
问题6：业务分包验收程序不规范。
对策：在分包业务竣工时，双方进行现场验收并在验收单上签字确认。验收单送交一份至财务部作为入账依据。
二、物资采购
问题1：未建立采购管理制度。
对策：议制订《采购管理办法》，对采购方式的选择进行说明，对不同采购方式的具体实施程序进行规范；根据市场情况和采购计划，通过询价、议价的方式并签订采购合同，业务员负责跟踪合同具体执行过程，合同管理岗负责归口管理部门合同及相关结算资料;建立采购后评估工作流程和方法。
问题2：缺乏招标管理制度、关键岗位轮岗制度、合同管理制度、采购验收制度、供应商对账制度、采购后评估制度、采购预算机制、采购材料样本的管理制度、采购付款制度、退货管理制度。
对策：补充招标管理制度、关键岗位轮岗制度、合同管理制度、采购验收制度、供应商对账制度、采购后评估制度、采购预算机制、采购材料样本的管理制度、采购付款制度、退货管理制度。
问题3：未每年底对供货商名单进行重新评价。
对策：综合办公室每年底对供货商名单进行重新评价，并确定是否调整供货商名单，确保控制有效。
问题4：供应商渠道开发有限。
对策：参加一些行业中的展会，针对性质比较重要的和采购规模较大的原材料，重点开发上游供应商。
问题5：未对供应商进行信用评审。
对策：在预付款支付前或供应商年度评审中增加对供应商的信用评审。
问题6：合格供方名单未经有效审批，且未提交财务部备份。
对策：合格供方名单建立、更新之后（包括新供应商准入和半年度供应商考核），及时提交主管领导和总经理审批。合格供方名单审批通过后，提交一份给财务部备案，以便财务部监督职能的发挥。
问题7：未施行供应商进退出机制。
对策：年末组织各相关部门对供应商的年度表现进行评价，依据评价结果，对不合格的供应商应不纳入公司下年度的物资采购计划中。
问题8：物料采购申请未有形成纸质的申请痕迹。
对策：业务员在OA系统中提出物料采购申请，经业务副经理，总经理审核后进行采购。
问题9：采购实施不规范，部分采购未经过采购部。
对策：进行组织结构调整，将部分实际进行采购业务的人员纳入采购部统一管理，对采购部门的部分岗位设定清晰明确合理的岗位职责。各岗位人员按照岗位职责进行各类物资的采购。
问题10：部分采购订单没有留下书面记录。
对策：在采购物资前建立采购订单，并且采购时由双方对采购订单进行书面确认。
问题11：采购申请审核不规范。
对策：采购部及时录入采购申请，并要求相关人员及时在系统中对审批采购进行审批。
问题12：未编制月度、季度或年度的采购计划。
对策：综合办公室、行政处采购人员应根据领导和各部门所提需求，结合物资库存情况和预算，编制物资采购计划，并按管理权限报领导审批，确保控制有效。
问题13：未按采购预算编制月度采购计划。
对策：采购部审核采购计划时候，关注是否符合所属企业月度采购预算。对预算进行资金管控。
问题14：采购计划的管控机制设计不合理，计划及生产脱钩。
对策：专设订单专员岗位，进行物料计划的编排，公司生产严格按照生产计划进行，物料计划配合生产计划，采购计划按照物料需求计划进行编排，如果采购中涉及到供应商排期较长，采购部及时通知订单专员，在进行物料编排时考虑各方面因素，做适当的提前，以满足生产需要。
若公司生产计划出现了变更，及时通知订单专员岗进行物料计划变更，采购部根据物料需求及时进行物料补充。
问题15：采购方案未经决策委员会审批。
对策：加强对采购申请前的审批管理，只有经过相关领导审批同意后，采购事项才能进入实施阶段。
问题16：未执行计划外或超计划采购的调整计划，超计划采购无相关说明文件。
对策：需求部门提出计划外或超计划的采购申请时，先进行采购计划调整的审批工作，确定额外采购合情合理再进行采购。
问题17：公司采购预算编制未执行。
对策：严格要求相关部门按照公司相关制度执行，编制采购计划与预算并及时上报，审批。
问题18：对采购计划的审批执行不规范。
对策：按照《采购管理办法》的要求，在采购部经理编制材料设备类采购年度计划后，由相关领导审核。
问题19：缺乏战略采购。
对策：集中采购、树立采购持有总成本的思想，建立采购总成本模型总成本建模，建立持有总成本模型的重要性对所有的产品都是重要的，避免采购决策只需要单纯考虑商品的采购价格。
问题20：合同管理不规范。
对策：完善合同签订条款，严格根据公司规定进行合同审核、审批程序。
问题21：合同审批流程不规范。
对策:合同审批完成后，将审批完整稿进行回传，并存档保管。
问题22：采购合同中拟定违约条款不严谨。
对策：针对受控部件、关键材料，采购规模较大材料的采购合同拟定细化违约责任条款，可增加法律专业人士的意见。
问题23：采购合同中没有具体的技术指标。
对策：技术或研发人员针对需要给技术指标的材料，给予技术指标。
问题24：采购合同评审没有留痕。
对策：建立采购合同分级授权标准；依据标准，各级领导进行审批，并留有痕迹。
问题25：采购价格和数量未在采购合同或采购订单进行明确。
对策：确定采购计划，加强市场考察选取稳定的几家合格供应商签订年度框架合同，价格随行就市。
问题26：合同签订未经授权。
对策：完善合同签订流程，非法人签订合同，必须有法人签署的授权书，避免不必要的法律纠纷。
问题27：倒签合同。
对策：加强对合同签订前的审批管理，只有经过相关领导审批同意后，业务才能进入实施阶段。
问题28：未按要求每半年对无合同无订单暂收存货进行定期审阅。
对策：加强无合同无订单暂收存货的登记管理，定期审阅无合同或无订单的暂收货物登记簿并对其中长期未清理的货物余额进行跟进。
问题29：货物交接单上收车单位一栏存在漏签的情况。货物验收过程未发现验收单。采购入库存在系统外操作，未进行ERP系统入库操作。
对策：仓管员严格按照规定在收车单位签字盖章栏进行签字确认。制定验收单据标准，要求使用部门对采购设备均需出具验收资料。建议加强物资管理，规范物资出入库流程，严格遵照物资先实物入库，后系统入库的流程规范；及时在月度结账前，及时补录系统。
问题30：与供应商的对账单未经审核且对账形式不规范。
对策：财务核算会计收到对账单及单位明细账后，与公司账务系统进行核对，若核对无误，在对账单上签字并提交审核；若核对存在差异，编制《往来单位余额调节表》，详细说明账务不符的日期、凭证号、金额等内容，签字并提交审核。
问题31：采购业务岗位职责不分离，未建立书面正式的岗位职责说明书，采购业务未实施定期轮岗。
对策：明确采购部岗位职责，将不相容岗位相分离，如请购、询价、定价、验收进行适当分离；
建立正式的岗位职责说明书，明确部门职责，岗位分工；
明确采购业务全过程的岗位分工，对各平台采购负责人进行定期轮换。