《金字塔原理》：麦肯锡报告背后的表达逻辑
《金字塔原理》作者：芭芭拉·明托
引子
提到麦肯锡，大家可能首先会想到的是，这是一家世界级的管理咨询公司。
自1926年创立以来，麦肯锡致力于解决企业的重大管理问题，帮助全球领先企业持续的改善经营业绩。
尽管近年来有些褪色，麦肯锡在大多数客户的心中，仍被视为精英荟萃的企业医生。其交付的报告，逻辑严密、数据详实、结论有力，就连排版、配色与字体，都设计精美，让人赏心悦目。
然而，这种优质输出的状况并不是从一开始就具备的。
在上世纪的六十年代，即使是麦肯锡的资深合伙人，所撰写的报告，也会眉毛胡子一把抓，让读者抓不住要领。
这一点，令刚入职场的新人芭芭拉·明托，颇感惊讶。
明托的成长经历，颇具有纪念意义。小的时候，她在美国俄亥俄州的克利夫兰市长大，天资聪颖。1961年，哈佛商学院打破传统，招收了首批女学员，明托便是其中一位。两年之后，麦肯锡在克利夫兰设立新办公室，聘请她成为公司有史以来的第一位女性咨询顾问。
很快，明托的写作天赋开始崭露头角。先是她的上级，随后越来越多、遍布各地办公室的合伙人将报告送到明托这里，请她帮助完善。
1966年，明托被公司派往伦敦，负责提高日益增多的欧洲员工的写作能力。在那里，明托在同事的帮助下，逐渐提炼出写作的【金字塔原理】。
1973年，在麦肯锡服务十年之后，明托选择离开并创办了自己的咨询公司，致力于向人们传授金字塔原理。
现如今，在整个咨询行业，金字塔原理已然成为行业公认的表达惯例。
What：什么是金字塔原理
我们在工作中遇到的最不爽的事情可能就是写东西，或者做长篇演讲。
让我们为难甚至抓狂的主要原因，往往是理不出头绪。这正是本书的主题，金字塔原理所要解决的问题。
金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。
- 基本结构：中心思想明确，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。先重要后次要，先全局后细节，先结论后原因，先结果后过程。
- 训练表达者：关注、挖掘受众的意图、需求、利益点、关注点、兴趣点和兴奋点，想清内容说什么、怎么说，掌握表达的标准结构、规范动作。
- 沟通效果：重点突出，思路清晰，主次分明，让受众有兴趣、能理解、能接受、记得住。
- 具体做法：自上而下表达，自下而上思考，纵向疑问回答/总结概括，横向归类分组/演绎归纳，序言讲故事，标题提炼思想精华。
我们还是通过一个例子，来感受一下运用金字塔原理前后的对比吧。
三方协调会议时间：
张三来电话，说他不能参加下午3点的会议了。
李四说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10：30以前不行。
王五的秘书说，他明天晚些时候才出差回来。
会议室明天已经有人预定，但后天没人预定。
看起来，三方会议的时间安排在后天上午11点似乎比较合适，大家看行吗？
通常的协调记录，看起来是这样的：
信息堆叠，结论后置
而运用了金字塔原理之后的协调记录，看起来是这样的：
结论先行，逻辑递进
哪一种方法表达的更清晰，是不是一目了然？
Why：为什么金字塔原理有效
通常，如果读者认为文章的条理不清，最可能的原因是表达思想的顺序与读者的理解力发生了矛盾。
对受众而言，最容易理解的顺序是：先了解主要的、抽象的思想，然后了解次要的、为主要思想提供支持的思想。
首先表达的主要思想，使受众对表达者的观点产生某种疑问，而下一层次上的思想将回答这些疑问。通过不断进行疑问/回答式的对话，受众就可以了解文章中的全部思想。
有趣的是，对文章阐述的思想作出疑问/回答式响应是人类的一种自然反应，没有国籍和民族的区别。此外，人类还有一个共同的特点，即只有用某种方式将思想表达出来（说出来或者写下来），我们才能够准确地把握自己的思想（表达出来才能把握）。
这一现象体现了人类思维的基本规律：
- 大脑自动将信息归纳到金字塔结构的各组之中，以便于理解和记忆。
- 预先归纳到金字塔结构中的沟通内容，更容易被人理解和记忆。
我们来看个具体的例子：
当你看到上图时，是不是会不自觉地将6个黑点分为两组，每组3个。造成这种现象的原因主要是，有些黑点间的距离比另一些要大。
这种自动自发地将事物进行组织的大脑活动，每天都在潜移默化地进行。就好像古希腊的先民，在仰望星空的时候，看到的不是散乱的星星，而是由它们组成的各种图案。
基本上，大脑会认为同时发生的任何事物之间都存在某种关联，并且会将这些事物按某种逻辑模式组织起来。
组织的原则，通常是所谓的共性。这些共性，可能是时间上的，比如因果或者步骤；可能是结构上的，比如空间或者分布；也可能是程度上的，比如优先级或者重要性。
之所以需要分组，和大脑有限的记忆容量有着密切的关系。
我们再来看个例子：
先生出门之前问太太：“我想去买份报纸，有什么需要我带的东西吗？”
太太说：“太好啦，我现在特想吃葡萄，再帮我买袋牛奶。”
当先生正在穿外衣的时候，太太走进厨房看了看，补充道：“咱家的土豆不够了，鸡蛋也没了。”
当先生穿好外衣，向门口走去的时候，太太说：“再买些胡萝卜，还有橘子。”
先生打开房门，太太说：“还有咸鸭蛋。”
先生开始按电梯，太太说：“苹果。”
先生走进电梯，太太说：“再买点儿酸奶。”
电梯门即将关闭，先生问：“还有吗？”这回太太觉得差不多了：“没有了，就这些。”
如果不重新读一遍上面的文字，请问你现在还能记住太太希望先生买的9样东西吗？可能大多数男人回家的时候，只买了报纸和葡萄。
对此现象，乔治·米勒曾在论文中提出奇妙的数字7。米勒认为，大脑的短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目。个体差异是有的，有的人能一次记住9个项目，而有的人则只能记住5个。大脑比较容易记住的是3个项目，当然最容易记住的是1个。
这就意味着，当大脑发现需要处理的项目超过4个或5个时，就会开始将其归类到不同的逻辑范畴中，以便于记忆。
需要注意的是，记忆容量和智商无关。无论读者的智商有多高，他们可利用的思维能力都是很有限的。
当读者开始阅读的时候，一部分思维能力用于识别和解读词语，另一部分用于找出各种思想之间的关系，剩下的思维能力则用于理解所表述思想的含义。
因此，表达者应有意识地将沟通内容组织成金字塔结构，包括口头和书面表达，以减少受众花在前两项活动上的时间，从而使读者节约脑力、专注于理解所要表达的思想。
How：怎样运用金字塔原理
写好序言
在金字塔原理，自上而下的结构中，序言的地位是重中之重。
通常，序言以讲故事的形式展开，且故事的内容要与读者已知的信息有关。
之所以采用故事形式，是为了让读者抛开复杂的思想，专注于你的话题。大家可能都有过这样的经历，读完了某篇文章的大部分内容，却忽然发现自己其实一个字也没看进去。这是因为，我们并没有抛开自己头脑中原有的其他思想，正所谓身在曹营心在汉。
为了有效的吸引读者的注意力，有一种非常简单的方法，即利用未讲完的故事所产生的悬念效果。
这就是你在文章的序言要做到的。你应当通过向读者讲述一个与主题有关的“故事”，引起读者对该主题的兴趣。
当然，序言还应当是一篇针对读者的“好故事”。如果你有孩子，你就会知道，世界上最好的故事实际上就是孩子们已经听过的故事。因此，如果你确实想给读者讲一个“好故事”，你就应该给他们讲一个他们已经知道的“故事”，或者是他们应当知道的“故事”（如果读者具有这方面的背景知识）。
这种方法能够使你在向读者表述他们可能不同意的观点之前，先向他们传递一些他们肯定会认可的信息。从心理学角度来看，先向读者传递简单易懂、容易接受的信息，比让他们在混乱的思想中摸索，更容易使读者接受全篇的思想。
故事的展开，首先需要一个背景。
引入“背景”的时机，就是你能够作出关于文章主题独立的、无争议的表述的时候。表述的独立性是指，在此表述之前无须用其他表述以论述其准确含义；无争议性是指，你预计读者肯定能够理解并接受该表述。
所有引出“背景”的句子都具有一个重要特征，即能够将你“锁定”在特定的时间和空间，从而为讲故事做好准备。
有了背景之后，需要通过冲突，来推动情节发展。进而，引发读者的疑问。
读者的“疑问”可能有多种形式，但通常相当于询问“接下来怎么样”。通过下表，我们来举几个例子：
序言的要素
尽管完整的序言包括了背景、冲突、疑问和答案四个要素，但疑问通常是以隐含的方式呈现的。而且在标准化的【背景-冲突-答案】的写作方式之外，还可以不同的顺序呈现基本要素，形成不同的写作风格。
在商务文章中，最常见的序言模式有四种：
- 发出指示式：针对“我们应该做什么”或“我们应该如何做”等问句；
- 请求支持式：针对“我们是否应该这样做”等问句；
- 解释做法式：针对“我们应该如何做”等问句；
- 比较选择式：针对“我们应该做什么”等问句。
好的序言，所起的作用不仅仅是吸引并保持读者的注意力，还能够影响读者对文章的理解。一方面，序言中的故事，会让读者就作者对背景的独特解读产生代入感；另一方面，讲故事还能增加读者对作者得出结论的逻辑推理过程的认同感。
构建层次
序言中的答案，往往需要做进一步的推理，进而引发金字塔结构的向下发展。
每一层次的观点或者思想，必须具有某种逻辑顺序。归纳起来，大脑的分组活动，有以下三种类型：
- 确定前因后果关系的时间（步骤）顺序；
- 将整体分割为部分，或者将部分组合成整体的空间（结构）顺序；
- 将类似事物按重要性归为一组的程度（优先级）顺序。
时间顺序，首先要确定希望取得的结果或效果，然后指出为取得这一效果必须釆取的行动。当必须釆取多种行动以取得该结果时，必定是按时间顺序排列，而对该组行为的概括，必定是采取这些行为要取得的结果或达到的目标。
在时间顺序的表达中，每组思想最好不要超过4或5个，同时要揭示隐含的逻辑思路。
空间顺序，通常用于绘制组织结构图或行业结构图，这个时候需要将整体分割为部分，或将部分组成整体。
在空间顺序的表达中，分组需要遵循所谓的MECE（Mutually Exclusive，Collectively Exhaustive）原则：构成整体的各个部分之间，需要相互独立，没有重叠，有排他性；同时，所有部分完全穷尽，没有遗漏。
程度顺序，也称重要性顺序，是你对一组因为具有某种共同特点而被聚集在一起的事务所釆用的顺序。比如，在所有的问题中，挑出最重要的3个问题自成一组，其余问题放在另外一组。
在每组中，根据各个问题具有该特性的程度高低排序：先强后弱，先重要后次要。
理顺逻辑
有了层次之后，我们看到金字塔结构中的所有思想以3种方式互相关联：向上、向下和横向。同一组思想，是对其上一层次思想的解释和支持；反之，上一层的思想是对其下一组思想的综合与概况。
此外，同一组思想之间，还需要理顺它们的逻辑推理关系。
- 演绎推理：是一种线性的推理方式，最终是为了得出一个由逻辑词“因此”引出的结论。
- 归纳推理：是将一组具有共同点的事实、思想或观点归类分组，并概括其共同性（或论点)。
这两种逻辑推理方式是建立思想逻辑关系仅有的两种模式。在演绎过程中，每个思想均由前一个思想导出；而在归纳过程中则不存在这种关系。
演绎推理需要完成三个步骤：
- 调研结果：出现的问题或存在的现象；
- 分析结论：产生问题的根源、原因；
- 提出建议：解决问题的方案。
因为演绎推理比归纳推理更容易实现，人们在思维时会更多地使用演绎推理。但其三段论的表述方式，在用于写作时却显得比较笨拙、繁琐。因而，演绎法通常只在某个段落中使用。
与演绎推理相比，归纳推理要难得多，因为它更需要创造性的思维。
在运用归纳推理时，必须具备以下两项主要技能：
- 正确定义该组思想，找到能够代表该组思想共同点的名词。
- 准确识别并剔除该组思想中与其他思想不相称的思想。
在具体运用中，归纳推理或者保持了同组思想中的主语不变，而改变谓语；或者保持了谓语不变，而改变主语（变量归纳）。而演绎推理中，第二点是对第一点主语或者谓语的论述（变量代换）。
概括要点
理顺了逻辑之后，还需要完成思考。
好文章的关键之一，在于要避免总结语句“缺乏思想”。要确保同组思想，得到了有效的提炼与概括。这才能推动读者，对文章主题的思考深入发展。
概括各组思想的表达方式，可以是行动性语句，即告诉读者做什么事；也可以是描述性语句，即告诉读者关于某些事的情况。
如果是行动性思想的概括，在介绍采取的行动、步骤、流程之后，应说明采取行动后取得的结果、效果、目标。
如果是描述性思想的概括，在介绍背景或信息时，应说明这些思想之间所具有的共同含义或意义。
概括思想，由于需要有意识地调动思考过程，耗时费力。通常，人们不愿费这个脑筋，只是将一些思想简单的组合在一起，并用一些“缺乏思想”的句子应付了事。比如，调研发现的五个问题，可能采取的六个步骤等等。
正因为如此，那些凝练隽永的概括性语句，才让人久久回味。
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当熟练掌握金字塔原理之后，最终的结果是，我们能够在最短的时间内写出简明扼要、思路清晰的文章。
写作之外
文章写得好，关键在思考。这就是明托最初给金字塔原理拟定如下书名的原因：
Skillful Writing through Structured Thinking.
界定问题
判断问题是否存在，通常要看经过努力得到的结果（现状），与希望得到的结果（目标）之间是否有差距。具体来看，包含如下几个方面：
- 在某一特定背景导致的某一特定结果，称为非期望结果（R1，即现状，Undesired Result）。
- 问题是指你不喜欢某一结果（比如销售额降低），想得到其他结果（比如销售额增长），称为期望结果（R2，即目标，Desired Result）。
- 解决方案则是指如何从现状R1到目标R2。
界定问题
有了这个框架，我们就可以清晰的判断：
- 有没有/是否可能有问题（或者机会）存在？
- 如果有，问题在哪里？
结构化分析
通常，分析问题的标准流程：收集信息 —► 描述发现 —► 得出结论 —► 提出方案。
然而，一家大咨询公司曾经估计过，在收集资料和分析的工作中高达60%是无用功。咨询顾问花费了大量时间，写出的却是长而乏味的文章，不能很好地展现他们工作的真正价值。
最终发现行之有效的方法，是在收集数据之前对问题进行结构化分析，现在已被很多优秀的咨询公司采用。在某种程度上，这种方法是重复传统的科学方法：
- 提出各种假设。
- 设计一项或几项重要的实验，根据产生的结果排除一个或多个假设。
- 通过实验得出明确结论。
- 相应地采取补救措施。
换句话说，就是强迫自己思考产生问题的各种可能原因（外展推理）。之后的重点就是收集资料，以证明是这些原因或不是这些原因。
结构化分析的方法只有3种：呈现有形结构、寻找因果关系和归类分组。这些共同构成了问题的诊断框架，下图给出了一个简单的例子。
诊断框架
寻找解决方案
通常，界定问题并进行结构化分析之后，只有那些对所在领域有很深造诣的人才能提出创造性的解决方案。
渊博的知识有助于获得真知灼见，发现只有超出逻辑推理的范畴方能发现的备选方案。然而，对缺乏敏锐洞察力的人来说，则可以使用逻辑树找到解决问题的可能方案。
以下是一个简单的逻辑树案例：
逻辑树
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当我们采用界定问题、结构化分析（诊断框架）和寻找解决方案（逻辑树）的方式，来深入展开我们的思考的时候，有两个好处：
- 完善思维，找到思维的盲区与缺陷；
- 便于写作，思考的过程天然的符合金字塔原理。
后记：留一份清醒
对于高效的思考与表达来说，金字塔原理确实为我们提供了优秀的架构。
无论采取的方式是自上而下的建构，还是自下而上的整合，最终都会使我们的思路变得愈发清晰、表达变得更加流畅。这样，既有利于作者的输出，也有利于受众的接纳。
写到这里，我想做一点批判性思考，既给读者，也给我自己提个醒。
金字塔原理之所以为咨询行业广泛采纳，是因为它完美地顺应了人类的认知偏好。而我们知道，人类的认知，是非常容易被扭曲的，从而形成所谓的认知谬误。
在《思维的发现》中，就介绍了这两种认知谬误：
- 锚定效应：判断会受随机的参照点影响。比如，判断非洲国家的数目之前先转动一个轮盘，指针停在较大数字上的人，猜测的数字远多于指针停在较小数字上的人。
- 框架效应：描述同样问题的不同视角，会让最终的决策截然不同。比如，以死亡人数表达的应对方案，获得支持的概率显著低于以生还人数表达的应对方案，尽管两者实际上说的是一回事儿。
这不得不引起我们的警惕。
如果先行的结论，恰好借助认知谬误先入为主，进而可能严重干扰受众判断的时候，那我们必须依赖格外的警醒，才能摆脱金字塔原理的强大魔力。
就好比，手中有了把锤子，就会发现更多的问题，看起来像钉子。
事物皆有两面，当欣赏花朵扑鼻的芬芳时，我们需要更加关注它盛放的过程。