怎样集中注意力完成每天要做的事

如果你按要事第一，怎样找到最重要的事一文介绍的方法明确了最重要的事，但发现每天最重要的事还是完不成，今天我们就来解决它。为什么明明知道该做什么，可就是静不下心来，不愿花精力、花时间执行呢？这篇文章四千余字，阅读需要十多分钟，但它是一笔值得的时间投资。

著名的逻辑学家和计算机科学家 R Kowalski 有个公式：

Algorithm = Logic + Control。

算法 = 逻辑 + 控制。

逻辑可以理解是对问题的定义，我们知道什么是最重要的事，那就是定义了逻辑。而最后算法无效，就得从控制下手了。如何通过控制提高产出呢？也有个公式：

高质量工作产出 = 时间 × 专注度

现在，问题分解成了怎样管理时间和专注度。时间虽是个固定限额资源，但却可以提升使用时间的效率，有很多书籍教我们如何管理时间。

那如何提升专注度呢？也有一些思路，比如通过精力管理、冥想、训练等方式提升专注度。而通过训练提升能力，从行为设计角度来看，是下策，因为人都是懒且急于求成的，而训练专注度时必须得集中注意力，就像没有鸡就没有蛋，而没有蛋也孵不出鸡，成了一个无法求解的死循环。

有没有上策呢？人的智慧就是善于制造和使用工具，提升专注度的上策是合理使用技术和工具，保证注意力在一段比较长的时间内即集中于当下任务。

我专注度管理并不好，经常看网页时，被各种链接带跑，回过头来，半天时间不见了，而正事还没开始做。本想打开手机记个想法，一不小心刷了半小时微信，刚才要记录啥却忘了。

这也是现代人的常态，太多商业模式就是通过抢夺我们的注意力而获利。像国内各大视频网站，买了会员，本以为没有广告了，结果广告变成了会员推荐，照样干扰正常看视频。

因此，为了获得更多高质量产出，我组合了一套工具，使用了一段时间，效果很好，下面介绍一下其中的原理和操作方法，期望能帮助你对抗分心，增加产出。

生产者时间和管理者时间

我们先根据要完成任务性质不同，简单分两类。一类任务是需要长时间专注的，比如，写作，构思方案，重大决策等，另一类是不太需要长时间专注的，比如，交换想法，委托任务，整理发票及一些事务性工作。

这个分类法源自硅谷投资人保罗·格雷厄姆，他将个人时间分为生产者时间和管理者时间。用生产者时间去完成我们前面说的第一类，需要极度专注的任务。而在管理者时间中做第二类工作，这类工作能利用间断的、小块的时间完成。

想有效使用时间和注意力，我们的策略是这样的：

1.为生产者任务分配大块时间。

生产者时间需长时间专注，坚决保护，不被打断，并避免频繁切换。研究发现，多任务切换会损耗20-40%的生产力。

2.优先完成当天生产性目标。

对需要大量用脑的，集中精力才能完成的生产性工作，要优先完成。

3.尽量将管理者事务安排在一天的最后。

如果你有选择，应将管理者事务放在每天的最后。这类工作在相对需要比较低的注意力，精力不太充足时也能做。

提高专注度跟飞机从起飞到进入巡航有点相似。首先你要加大马力，快速穿过变化复杂的对流层，爬升到平流层，才能以较低的功耗飞行。因为只有在空气稀薄，天气没有变化的平流层，飞行阻力大大减小，飞机才能又快又安全的飞行。

注意力也一样，你不可能马上全神贯注，需要与外界的干扰，环境搏斗一通，逐渐适应，才有可能进入平流层——你的专注模式（飞行的这个隐喻是我创造的，即将申请专利，用的时候请声明哈）。

在这样的原则下，来看看我整合的工具和流程，这些工具是为了提升生产者时间效率。创造才是个人核心竞争力的体现，重复的管理事务对个人价值提升有限。而合理的使用工具，就如同打造了一套知识生产流水线，让你的才智全情投入到创造活动，获得高质量产出。

这些工具单个拿出来，你或许认识，但此前还没有人将它们有机整合起来，而我将它们混合在一起后，产生了一种lollapalooza 效应，威力巨大。三个工具分别是看板、番茄工作法和间歇日记。如下图：

如果你使用这套流程，生产力会有数倍的提升，你会惊奇自己每天竟然能做这么多事，我们进入正题吧。

一、看板规划日程

看板是丰田持续改进理念的核心工具，后被软件企业引进，用来指导精益开发。什么是看板呢，说白了，就是一块信息牌，丰田当时发明这个工具是为了在各部门间传递库存，加工数量等信息，目的是减少浪费，控制库存。具体来说，看板有这样的功能：

可视化工作流程；
限制正在进行工作的数量；
度量和管理工作流；
明确过程策略。

以我的一个规划看板为例，看看如何使用。我用的看板软件叫 Trello（网页https://trello.com 中打开可注册后直接使用，也有各平台的 App）。用其他的工具（比如白板加便签贴）也能实现这个效果，多人合作时可能更好，本文最后会简要介绍其他的几种方式。

每周日晚是我的规划时间，我安排一小时左右规划下周任务。规划看板有十个列表，分别是：

今天
已完成
周一
……
周日
下周

总的来说是三大类，一类是待完成任务，一类是正在进行的，还有一类是已经完成的。其中每栏的内容是：

周一到周日这七栏，摆放一周每天要完成的任务，一天三项左右，最多不超过六项，这跟很多人用的待办事项是一样的。而今天，这一栏是正在进行中的任务，今天是周二，早上我会将周二栏下的所有卡片拖到今天这一列，并根据重要程度，由上到下排列。

已完成：已完成的卡片拖到这一栏，并在每天晚上归档，归档后不再显示在看板上。下周：计划再好，总有意外，将本周没有完成的任务，或者工作时突然冒出来的任务，放在这一栏。这一栏也能为周日规划提供素材。

三类任务如同工厂的仓库区，加工区和成品区一样，码放整齐，功能属性明确。如果执行的好，到周末，除了下周这一栏，其他栏就应该清空了，非常有成就感。

二、番茄钟控制时间

再引入第二个工具：番茄工作法，就是选择一个待完成任务，设定一个番茄时间，专注工作，中途不要做任何与该任务无关的事，直到番茄钟响起，休息一小段时间（间歇时间），然后再继续下一个番茄钟。

通常一个番茄钟的默认时长是25分钟，间隔休息5分钟。我觉得25分钟太短，还在对流层搏斗，就被打断，根本进不了状态。员工效率检测公司 DeskTime 发现最有效率的人，是工作52分钟，休息17分钟。

我用这个数据实验了几天，也并不适合我，中间休息有点长。现在我的一个番茄钟是46分钟，中间休息10分钟，这样加起来将近一个小时，也方便估计任务要花费的总时长。

有时候进入状态，会讨厌中间10分钟打断，也不强制休息，会再续一个番茄钟（跟在娱乐场所舒服了刹不住车，多续个钟一样的），两个番茄（92分钟）后必须停下来休息，如同飞机飞一段时间要落地加油补充能量一样。三个番茄钟后安排一个30分钟的长暂停。如果你每天能专注4小时就非常厉害了，大部分人连2个小时都达不到。

如果你的生产环境主要是电脑，可以使用番茄钟软件，我用的是 PomoDoneApp。与常见的番茄钟和计时器的最大不同是，它有实用的统计功能，设定好可以自动开始和停止，时间到了弹出窗口，并伴有声音提醒。

我选它的另一个原因是，PomoDoneApp 跟前面说的看板工具 Trello 数据能打通，可将 Trello 上的任务列表自动同步过来，就不需要再输入一次任务了。

三、间歇日记维护注意力

什么是间歇日记呢，就是在番茄钟的间隔时间记录想法。间隔有两种，一种是中断间隔，就是休息的这段时间，另一种是恢复间隔，就是从休息状态进入工作状态花费的时间。间歇日记让我们有效利用中断间隔，并减少恢复间隔，尽快从休息模式切换到工作模式（也有助于从工作模式切换到休息模式）。

间歇日记的方法是我从 Medium 作者 Coach Tony 哪儿学到的。毫不夸张的说，这是我19年1月份学到的最有用的一项技能。有些东西一旦指出来，就觉得非常简单，可我们以前怎么就没有想到呢？间歇日记内容由三部分构成：

当前时间戳（一般的笔记软件都有插入当前时间的快捷键）；
上一个番茄钟做了什么，简短写几句，比如取得了什么进展，有哪些遗留问题，事实，解释或感受都行；
下一个番茄钟要做什么，简短写几句。

下面是我自己的两段间歇日记：

16:19:33 medium上看文章被链接带走了，阅读时间超额，赶紧回来，完成今天最重要的那件事。

21:59:32 将设计方案推进了一大步。进度不错！下个番茄钟继续。

这个只需几分钟的仪式性记录，有很多好处，也符合大脑认知原理：

1.间歇日记让你快速进入状态。

GTD 有一条规则是不要在大脑中保留清单。我们的大脑工作记忆容量非常有限，工作记忆有点像CPU自带的高速缓存，以前研究说只能记住6-7条，近年发现比这个数量还少，只有4-5条，也就是说，如果不借助外部工具，大脑只能操作4-5条信息区块。

既然工作记忆数量这么少，空间如此宝贵，及时释放已加工好和无需再调用的信息，并转存到其他存储区就很有必要，这样才能为下一步待加工信息腾出空间。

间歇日记就能帮你释放工作记忆，如果任务已经完成，记录仪式宣告胜利，清空工作记忆区间，放松大脑，充分休息，以「空脑」接纳下一任务。

如果任务未完成，中间打断休息，这个仪式则是留下一些线索，为进入下一番茄钟做热身。从一个项目切换到另一个项目的恢复间隔是平均是20分钟左右，但如果采用间歇日记，我的经验是不足十分钟即能进入工作模式。如果要再改进，能在5分钟内成功切换，就非常厉害了。

2.间歇日记有助于触发理性。

我们有两个系统，系统1是直觉的，系统2是理性的。大多数情境下，我们用的都是直觉的系统1，因为它有效并节约能量。比如闻到面包的香味，我们会不由自主的循着气味而去。浏览新闻时，我们会被标题吓人的负面信息吸引，负面信息对生存威胁更大，这是几十万年进化的结果。

但在现代社会，很少直接威胁我们的生存情况出现，可这套进化机制仍然在后台默认运行。所以要让理性的系统2接管大脑掌控权，才能控制注意力，不将精力浪费在没必要的信息上。

而间歇日记的随时记录和反思，让我们不会跑偏太远，最多不会也跑不过一个番茄钟。

3.间歇日记克服拖延。知道做什么而一直拖延，往往是逃避压力，将障碍想的太大，不愿启动待办事项。间歇日记能帮你开个头。它记录了你的心路历程，下一个番茄钟要做什么等，一个从内心发出的指令就像一个钩子，勾着你持续推进任务。

4.间歇日记代替时间记录。

如果你能充分利用间歇日记，就不需再做时间记录了，因为它比时间记录更详细，更实用，你每天的工作时间线清晰呈现，能知道时间都花在哪里了，以及当时的想法和点滴思绪。

实体版工具介绍

前面我介绍的是软件工具，如果你不常在电脑前，或者喜欢纸笔这类工具。再推荐几个其他工具：

大型看板：白板+便签贴

很多设计团队都用白板跟便签贴的组合，整体效果像下图：

微型看板：A4本+便签贴

将A4本横过来，当做看板，然后在上面贴便签贴，注意，每张便签只能写一项任务。

有人可能说，费那劲干嘛，直接画表格写不就好了。写是简单，但你没法移动，就不能重新组织和排列，就不能发挥看板的特长。

间歇日记：日记本+笔+计时器

如果你喜欢用纸笔记录，那就找个笔记本，并配合一个计数器，完全能实现番茄钟控制时间，间歇日记维持注意力的效果。

小结：

这篇文章字数看上去不少，抛开细节，核心思想就是要保质保量完成任务，需事前计划，事中监控，事后评估。我们的工具和流程围绕这三个目的展开，看板是事前规划和控制流程，而番茄软件和间歇日记控制时间使用和记录过程，有监控和评估作用。

需要提醒的是，选择具体那个工具并不重要，你可能有更顺手的工具，明白背后的原理，就能用熟悉的工具完成更多的工作。

高效的人并不是有更多的时间，而是有更多的模式，调用不同模式执行不同任务，并能在各模式间快速切换。就如同低端车，模式单一，而高端车有更多的可调模式，所以才能更精细的操控，有更佳的性能。

另外，解决问题时将逻辑和控制分开很重要，不要同时进行。有的人在定目标（确定逻辑）时，就思考如何实现的步骤（控制方式），在执行时又想着目标定的不够好，总在怀疑和修改，是很难推进任务的。

有句话说得好，想事要像自己的传教士，做事要像自己的雇佣兵。一旦有了明确的目标，投入资源，执行正确的流程，坚决彻底的执行才能达成所愿。