0126 被忽略的会议纪要
《闪闪发光的你》第一集里，实习生的第一项任务就是，写会议纪要。看到这里的时候我还纳闷，一个会议纪要能成为考核任务了？对这些人来说是不是太简单了，看到后面才发现自己too young,too simple，因为一份合格的会议纪要根本就不是那么简单的。为什么要做会议纪要，秉承质量管理中的相关要求，没有记录就没有发生，一个会议除了有人员签到，会议纪要肯定是必不可少的，那会议纪要跟会议记录又有什么关系和不同呢？会议记录是对会议内容的一个记录，会议纪要则是对记录的提炼和总结。提炼和总结什么呢？提炼会议结论，总结后续行动计划。之所以要开会，就是要通过会议的形式就某件事情达成共识，开会之前每个人有各自的想法，考虑，开完会以后，在这件事情上，应该是同一个结论。其次，会议纪要的主要内容是明确相关人员的责任，推进项目。达成共识以后，接下来就是项目分解，明确责任人，确定完成标准。既然会议纪要这么重要，那怎么在看完节目以后我还是会惊讶呢？9个人的会议纪要里，有2份是被带教老师批评得最狠的，而这两份纪要可以说是走了两个极端，一个是太简单，对于参会人员陈述的语言，只是简单罗列了一些关键词，然后就没有了，完全不知道接下来要做什么。另外一份则是太详细，会议是跨境会议，是双语进行，其中一个人英语不好，所以借用了录音的一个翻译功能，但也正是用了这个工具，连一些不需要记录进去的一些“闲话”也记录进去了，更致命的错误还不是用了工具，而是到了最后，这只是一份会议记录，里面并没有看到记录者的逻辑、重点。怎么才能做好一份会议纪要呢？以自己的经验，稍微总结几点：会议纪要的格式要包括基本内容，比如会议主题、会议时间、地点、参会人员，重点、结论、后续跟进等等。这个格式最好是能根据自己经常参与的会议进行优化。倾听从来不是一件容易的事，更何况要从会议的讨论中抓到重点，什么是重点呢？数据是重点、谈话中的结论和关键论据是重点。会议就是口头语言，不一定所有的人都能按照金字塔的方式来进行表述，所以在听完发言之后，怎么能够通过自己的逻辑结构，把别人的话转达成为清晰的书面表达也很重要。这条是借鉴来的，一定程度上也是有道理的，如果啰里啰唆还没有说清楚，那只能说明做会议纪要的这个人，其实并没有真的了解这次会议的主要内容。由此看来，做好一次会议纪要的背后，是对记录人聆听能力、逻辑能力、表达能力的综合要求，难怪其中一位带教老师会说，她带的实习生前两周都是做会议纪要，如果会议纪要都做不好的话就直接走人。
