工资纪录, 招聘资料, 雇员信息…这些东西没收好, Tier 2雇主恐惹大祸!
《丽莎知道》几天前发布的文章《赞助资质遭撤销！司法审核救不回！Tier 2签证"登广告"为何处处陷阱？》中，跟大家分享了这样一个案例：
一家咨询公司因为没有在完成劳动力市场测试（Resident Labour Market Test）的6个月内给雇员核发CoS（担保函，Certificate of sponsorship），导致该公司的Tier 2赞助人资质（Sponsor Licence）被移民局撤销。
造成这场风波的源头，正是因为移民局在“突击检查”时发现，该公司没有保存好，公司其中一位海外员工，申请Tier 2工作签证时，通过劳动力市场测试的相关资料。
许多雇主往往只有把关注力放在“帮海外员工申请Tier 2签证的当下”，而忽略了在签证办到手以后，还得继续遵守移民局的规定。
否则，一旦被移民局查出不符规定，雇主的赞助人资质是会面临“降级”，甚至是“撤销”的。
其中，在移民局针对雇主们所给出的指导文件《Tier 2 and 5 of the Points Based System Guidance for Sponsors》中，附件“Appendix D”就明确地要求：
“具有赞助人身份的雇主们，必须保存好申请人（也就是海外员工）的相关资料。”
否则，赞助人若违反了“Appendix D”中的规定，移民局“可能”会撤销其赞助人资质。
１．雇主需要保存的资料？
１）雇主在申请赞助人资质（Sponsor Licence）时，向移民局提供的所有资料，都必须保留。
２）被担保的Tier 2或 Tier 5雇员的资料：
a. 每个雇员的护照所有页的复印件
护照本的每一页都要复印，必须显示出所有的个人身份信息（包括生物识别信息），离境盖章（Leave stamps）或移民身份信息（包括在英国逗留期限）。
这些信息是用来表明所担保的雇员是有资格为雇主工作的。
如果没有入境章，那么其他替代证据也应该保留（例如英国的旅行机票或登机牌）。
b. 雇员的BRP卡（biometric residence permit）复印件
c. 如果雇员是克罗地亚国籍，那么必须保留他们的Purple Registration Certificate这一文件的复印件，用以证明他们拥有合法工作资格。
d. 雇员的NI（National Insurance）号码，这个可以是以下任一文件的复印件：
NI卡，或者是税局（HM Revenue & Customs）/ 就业与退休保障部（Department for Work and Pensions）的NI号码通知信
工资单
P45
新员工实时信息检查表（Real Time Information starter checklist），也就是过去的P46
P60
P11 FOT（免税申报，free of tax pay）：提交给税局的雇主声明
RTI EPS（Employment Payment Summary），也就是过去的P14：雇主手动在线上提交的年度报税表
RTI FPS（Full Payment Summary），也就是过去的P35：雇主线上提交的年度报税表
e. 雇员过去的联系记录（英国居住地址，电话号码，手机号码）。这些资料一旦变动，必须及时更新。
f. 假如雇员未满18岁，需要附上一封父母或法定监护人的同意书
g. 根据所任职位，雇员要接受披露和禁止服务（Disclosure and Barring Service）检查，检查文件的复印件必须保存
h. 雇员的缺勤情况，可以用电子或手动方式记录
３）Tier 2 及Tier 5的劳动力市场测试
a. 如果雇主是通过滚动招聘（也就是雇主按照申请的先后次序来处理，职位先到先得，一旦有合适的雇员将立即聘用，而不会一直等到招聘期结束），那么必须要保存好能够清楚表明出，自己正在使用滚动招聘（Rolling recruitment programme）的证据，并且文件上一定要注明招聘时期。
b. 如果雇主是在全国性的报纸或专业杂志上刊登招聘职位，就必须保留招聘广告的复印件。复印件中必须清楚显示发布标题和日期，以及招聘的截至日期。
如果在招聘广告中没有显示出雇主的名字，那么就需要保留好雇主选择登广告的媒体（报纸或杂志）给雇主发来的信件或发票，证明广告确实是有登出。
c. 如果是通过校园招聘（Milkrounds），雇主必须保留好每所大学的信件（信纸页眉必须显示大学的名字），校园招聘的日期和招聘方式，比如是通过报告（presentation）或面试（interview）。
d. 如果是在网上登招聘广告，包括自己的公司网站，雇主都要在招聘广告第一次发布时，将自己的招聘页面截图，截图中必须包括以下所有信息：
网站名称
广告内容
日期及网址
招聘申请截至日期
不过，如果网站上能够清楚显示出该职位第一次发布的日期，那么雇主就不必在第一次登广告时就截图。
f. 如果网站上的招聘广告没有显示出雇主的名称，这时就需要网站的信件或发票来证明广告确实已经登了。
g. 如果是通过Job centre Plus 或Job centre Online登广告，雇主就需要在广告第一次发布的时候，就保留好截图，截图中必须清楚显示：
雇主登广告的政府网站的标志（logo）
广告内容
招聘职位编号（Job ID number 或Job Reference number）
招聘申请截止日期
不过，同样地，如果网站上能够清楚显示出该职位第一次发布的日期，那么雇主就不必在第一次登广告时就截图。
h. 如果雇佣了 Tier 2 （Sportsperson）或 Tier 5（Temporary Worker）的雇员，雇主必须保留雇员是由政府机构担保（Governing body endorsement）的复印件，做为劳动力市场测试的证明。
i. 如果是雇佣了Tier 2（general）雇员，雇主必须保留能够证明这个职位是经过了筛选竞争的过程的相关文件，比如公司的筛选机制，招聘的评判标准等。
j. 雇主必须保留以下有关招聘过程的相关资料：
进入最终面试的申请资料，例如邮件，简历，申请表格，这些文件必须包括申请人的个人信息（姓名，地址以及出生日期）
进入最终面试的候选人名单及总人数
雇主还需要提供每个没通过最终面试的本地居民的面试记录，上面要显示他们没有通过面试的原因
４）适当的工资
a. 雇员的工资单复印件，上面要清楚显示出雇员名字，NI号码，税号，各项津贴等的支付记录。如果雇员是有限责任合伙人（limited liability partnership），雇主必须保留好显示利润分成的相关证明复印件。
b. 保留好支付给每个所担保雇员工的“工资金额”和“支付频率”的证明文件，以显示每笔工资转账都转入了雇员名下的银行账户。
c. 雇员和雇主签订的合同，必须清楚包括：
合同双方的姓名和签名
合同的起止日期
工作内容及职责
雇员的工资说明
d. 如果雇员工资中包括了任何津贴，雇主就必须保留好津贴发放的记录（除非合同中或工资单上已经有说明）。
举个例子：如果雇员的工资中包含了雇主对他或她的租房补贴，那么此时雇主就必须留有房东或中介的文件，表明自己为这个房屋支付了多少钱。
如果雇主将自己的房子租给雇员，那么就需要有一个单独的评估表，写明这个房屋的月租金是多少。
５）技能水平
a. 2015年11月19日起，关于招聘职位具体详细的介绍（明确列出工作职责，技能及经验要求），雇主必须妥善保留。
注：Tier 5（Temporary Worker）国际交换类别的签证无此要求。
b. 如果招聘广告中有相关要求，那么雇主就必须保留好雇员各项资格证书的复印件，以确认他或她的技能水平符合条件，比如学位证书等。
c. 2015年11月19日起，对于不要求做劳动力市场测试的Tier2（general）雇员，他们持有的技能水平证书（例如学位证书）就必须要保留。这部分资料也包括之前的工作经历和雇主提供的推荐信。
２．雇主应该如何保存资料？
所有的要求文件可以保存为纸质版或电子版的形式。
移民局没有规定具体的文件存储方法，但雇主们必须确保做到：在移民局要求提供文件时，能够及时并完整交出相关资料。
３．资料需要保存多久？
所有文件的保留时间必须满足以下其中一个时段（以两者中较短的那一时段为准）：
雇主终止赞助某位雇员的当天日期的一年之后
当雇主决定不再赞助某位雇员，并且这个决定已经通过移民局审核以后
需要强调的是：雇主在申请赞助人资质时提供的所有文件，必须在赞助人资质所涵盖的期限内完整保留。
也就是说，只要你的赞助人资质依然有效，那么这些文件做为赞助人资质的重要证明，就必须要一直保存着。
丽莎还是要再次提醒广大雇主们，想要保住自己的赞助人资质，就必须要严格遵守移民局的要求，千万小心“大意失荆州”！
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