Excel应用：利用邮件合并群发工资条

前面讲述了如何将Excel制作的工资表转换为工资条的办法，但是这些工资条只是适合纸质打印。在提倡环保以及大家都有智能手机的现在，无纸化的工资条就更能与时代合拍。因此，可以要求员工都提供一个电子邮箱，然后把无纸化的电子工资条直接发给员工。

当然，为减少工作量，能够群发是最好的。

工资条这种每个人都不一样，为了保密，当然不能群发为一样，必须是每人只能看到自己的。下面将详细介绍利用Excel和word的邮件合并功能给员工发放工资条邮件的办法。当然，该办法还可以用于工作通知等的邮件群发，都非常实用。

邮件合并的前提：须使用微软Outlook软件。其他的如Foxmail是不能实现该功能的。

操作步骤：

第一步：准备好数据源

建立Excel版的工资表，每个人审核无误。如图11-4-1所示。

注意事项：

1.每个人都要有电子邮箱，且千万别记错了，否则就发给别人了！

2.计算工资的Excel表格中通常包含有函数公式等，在准备群发前最好复制粘贴为数字，避免后续出现不可预知的错误。

清理后工资表其中包含着必须向员工告知的字段和记录内容，不必告知的可以删除。数据源表格可以是Excel表格，也可以是word表格。

第二步：建立群发工资条邮件模板

建立一个Word文件，文件内容就是以后您发给员工的电子邮件内容。如图11-4-2所示

【注意】这个文件就是以后每月发给员工每个人的邮件内容，由于人的不同，所以详细的数据也不同，这些不同的地方请全部空出来，接下来的步骤就要解决数据填充的问题。

第三步：邮件合并

请保持第二步和第三步的文件是打开状态，然后执行以下步骤：

1.在Word文件上选择并单击【邮件】→【开始邮件合并】→【邮件合并分步向导(W)…】，如图11-4-3中①图所示。

2.接上步，在显示屏右侧上部“邮件合并”中，选中“电子邮件”单选按钮，如图11-4-3中②图所示。

3.在右侧最下部选中并单击“→下一步：开始文档”，如图11-4-4中①图所示。

4.在右侧上部“想要如何设置信函？”中选择“使用当前文档”，如图11-4-4中②图所示。

5.在右侧下部选择“→下一步：选取收件人”，如图11-4-4中③图所示。

6.在右侧上部“选取收件人”中选择“使用现有列表”单选按钮，如图11-4-4中④图所示。

7.接上步，在右侧中部选中并单击“浏览”选项（如图11-4-4中④图所示下部画框位置），在弹出的“选取数据源”窗口中，找到第二步创建的Excel文件，在弹出的“选择表格”中选择有需要群发工资条的“表”（带有电子邮件的），如图11-4-5所示。

8.接上步，在弹出的“邮件合并收件人”窗口，是所有员工的数据，应该与您的工资表一致。在每行前面选择框中会自动选中并出现“√”，代表给该人发邮件；如果不给某人发送邮件，则单击取消“√”，如图11-4-6中①图所示。

9.单击“确定”按钮之后，在右侧下部选择“→下一步：撰写信函”，如图11-4-6中②图所示。

10.将鼠标光标移动至Word文件内容中需要插入信息的位置。比如，您需要在“先生/女士”前面插入每个人的姓名，请将放在“姓名”的位置；然后在右侧上部“撰写信函”栏选择“其他项目”。在弹出的“插入合并域”窗口选择“姓名”，然后单击“插入”命令按钮；最后，单击“关闭”按钮。上述操作可以理解为在Excel文档与Word文档间建立起“链接”关系。如图11-4-7所示。

此环节需要反复操作多次，将把Word文档中所有需要“合并”（或者叫链接也好）的内容，全部通过“插入”操作，链接了Excel表格的内容。切记，每次一个内容“插入”后需要点击“关闭”，然后都要把光标移动至需要“插入”的位置再操作。