防范电子发票重复报销的正确姿势!

为了保障费用报销的合理合法,财务们都是要对单据的合规性、经济业务的真实性进行审核。厚厚的一叠原始单据,必然是要花费不少时间处理的。

如今电子发票已经大量使用,相比起纸质发票,电子发票有着无纸化、易储存等优点,能方便商家及消费者。但是,由于电子发票可以重复打印,或是通过ps等软件技术修改信息,从而生成新的一张电子发票。如何避免发生电子发票重复报销,这对于财务人员来说,可又是一件要操心的事了。

重复报销·场景一:员工A前几个月的电子发票已经报销过了,这个月又打印了一次拿来报销。这可能是故意的、也可能是无意的。

重复报销·场景二:员工A发生费用取得的电子发票,A报销了一次,A又把电子发票的PDF文件发给员工B,B把电子发票打印出来,又报销了一次。

一、防范电子发票重复报销的技术手段

1、财务部自建Excel表台账,人工把报销的电子发票号码逐一录入,人工比对查重。效率低、速度慢、容易出错、加大财务人员审核负担。

2、升级公司的OA系统(或报销系统),对电子发票报销,报销申请人在填写报销单时录入电子发票号码。这种改造OA系统,成本高、周期长,可能还会改变公司的报销管理流程,而且也会一定程度加大申请人的填写负担。(可配备电子扫描枪进行发票录入,下同)

3、使用防范电子发票重复报销的专门管理软件。

4、使用微信小程序或APP,防范发票重复报销。

5、报销时不专门控制,凭报销申请人的自觉性,加上财务人员的主观记忆审核。并对电子发票的报销的时限予以控制,比如要求发票开具后两个月内完成报销。在制度中予以规定,一旦发现重复报销,员工予以重罚。

6、未来,全面打通发票和付款的连接,开具的电子发票,税务系统会推送给受票单位,受票单位通过管理系统将发票信息与付款直接连通。

二、电子发票重复报销风险大吗?

笔者感觉,很多财务人员过于担忧电子发票重复报销风险了。

在没有电子发票时代,是否存在员工利用假发票虚报费用、利用“真”发票虚报费用的现象?那也是或多或少存在的。

管理稍微完善一点的企业,员工要想报销费用,并不是仅仅靠一张发票就能报销的,一定有相关业务的文件支撑(出差、开会、招待、采购),并要经过内部流程审核。所以,光靠重复打印的电子发票,要实现虚报是有很大难度的。

电子发票重复报销的风险,其实远远小于假发票或“真”发票(发票本身是真实的、但费用不真实)报销的风险。

三、电子发票重复报销要不要专门控制?
针对电子发票重复报销风险,改造OA系统,由报销申请人手工输入发票号码,从而避免重复报销,这是不少企业目前采取的一种做法。
上述做法是否可取?从技术手段来讲,这是一种有效做法。但笔者并不太赞成这种做法。
为什么不赞成?是因为现在很多企业在实施内部控制时,往往已经忘记内控的目标和原则,内控一个重要目标是提高经营效率和效益,为此,成本效益原则是内控原则之一。
现实中,企业相关人员为了免责,往往对一些并不算大的风险,增加大量控制成本,反正这种控制成本增加是由组织承担的,出现问题却很可能自己要背锅或担责。
但从组织整体角度来说,这种控制往往并不划算,违背成本效益原则。
电子发票重复报销会带来什么风险?可能因为虚假报销增加企业成本,其次,这种重复报销会带来一定的税务风险。 但前面分析可以看到,企业费用报销是有一系列相关控制的,就算不对电子发票进行专门查重工作,员工想要利用电子发票重复报销漏洞,套取大额费用,基本是难以实现的;如果是小额零星重复报销,那么带来损失并不是很严重。
防范措施会增加什么成本?OA系统改造的成本、申请人填写发票号码的时间成本(这种隐形成本难以计量、容易被忽视,但可能是比较大的),或者建立Excel台账,也会增加人工成本。
因此,对于电子发票重复报销一事,各家企业可根据自身情况来制定防范措施。
笔者建议,对于超过一定金额(譬如1万元)的电子发票,可采取台账备查或查重等方式予以防范;对于小额零星的电子发票,则可通过其他补充控制,比如规定电子发票报销时限、事后抽查、严惩故意重复报销员工等方式来加以控制。
这种内部控制的成本效益原则,对于企业各项控制措施是否要采取、采取哪种措施更为合适? 都是一个值得思考的问题。
遗憾的是,虽然成本效益原则明明白白写在内控规范里,很多人也知道这个原则,但实践中,由于种种原因,导致内控措施违背成本效益原则,在企业里并不鲜见。
您的企业有这种现象吗?或您对这个问题有何观点?欢迎留言讨论。
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