做好时间管理的十个小技巧
最近看了本时间管理的书,分享下关于 做好时间管理的十个小技巧。
1. 尽量把不擅长的事情交给“专业”人士
在工作中把专业性不强的工作和不擅长领域的业务,交给专业人士效果会更好。
对于诸如打扫和搬运之类的任务,移交给专业的清洁员和搬运工将为您节省大量时间。
2. 外出时,写下“出发时间”和“所需时间”
在笔记本上记下约会预定时,不要只写约会时间,还要写下“出发时间” 以及“旅行所花费的时间”等也已事先进行了调查,最好填写一下。
在这种情况下,“如果在×点之前出发,还是可以完成工作”。“到那里需要×个小时,请在此期间阅读下一个项目的信息”,然后你可以充分利用你的空闲时间来获得有效的体验。
3. 写下实际花费的时间,并在宏观视角下观察自己工作
在一天结束时,打开笔记本并在白天日历的空白处写下实际花费的时间以进行比较。 观察浪费的时间或远远超出预期的时间。
4. 在工作的间隙“预留”一定的时间
每个行程之间设置一定的“准备时间”。不要按秒设置时间表,因为一旦更改或延迟任务,将影响下面的长任务列表。
设置任务与任务之间的“准备时间”。即使工作被延迟,你也可以利用准备时间来解决它,以避免影响下一个任务。
5. 插入可以在间隔时间内5分钟内完成的任务。
会议或商谈的前后,在路程中产生的短暂时间,若是累积起来,就会成为很长的时间。
为了不浪费时间并有效地使用它,你可以预先准备“可以在5分钟内完成的任务”,以使用此间隔时间为目标,你将获得良好的效果。
查看新闻,整理备忘,确认信息等。如果这项任务可以在5分钟内以较低的重要性和紧迫性完成,则无需考虑。因此,即使你在需要思考的会议或讨论之间进行此操作,负担也很小,不必担心。
6.使用“计时器”熟悉标准工作时间
为了使工作更有效率,您必须首先了解当前的情况。在制定计划,摘要报告等时,如果您知道自己的日常工作标准时间,则可以防止工作延迟。
自己需要花费多少时间?在重复测量的过程中,您自然可以看到自己的标准时间。同时,如果您可以了解当前情况并将破记录作为目标,则还可以提高处理速度。
7. 以“ 15分钟”为单位设置任务
在工作过程中,有时感到无聊或效率低下, 这是注意力被打断的证明。
以15分钟为单位划分手头的任务,并逐一处理就能得到注意力的维持。
8. 在1分钟内决定并在1分钟内采取行动。
适当的紧张感可以提高判断力和行动能力。建议将其设置为“ 1分钟内”。
首先,身体必须渗透“在1分钟内做出决定,在1分钟内采取行动”的感觉。结果,无需浪费时间思考,就可以直观地执行正确的操作。
9. 让行为“可视化”并客观地分析每一天
你如何度过这一天?回顾自己的举动,只留下一个大概的印象。一天中对自己的行为进行良好的“可视化”将使客观分析成为可能。
早上6:30起床,洗脸,吃饭,上洗手间,然后在7:20离开家...尽可能详细地记录从早上到睡前的一整天的动作,让你可以一目了然。
如果是工作日,则24小时中的大部分时间是工作时间,但睡眠和饮食也很重要,并且还有时间做家务。放假期间,我可能会出去玩耍,或者从事业余爱好,或者我显然没什么可看的,但是我一直在看电视,或者在游戏中浪费时间……经过“可视化”之后,你可以看到一切 ,这也将成为重新审视自己的机会。
10. “可视化”工作进度,然后多次进行确认以避免风险
如果工作周期长或复杂,各种错误的可能性就会增加。为了避免这种危机,有必要采取诸如制定时间表以“可视化”工作进度并反复确认的措施。
特别是在团队共同致力于项目的情况下,请共享时间表并制定时间表以查看成员的当前工作进度。