一份非正式报价单的背后，藏着多大的隐患？
—宫迅伟
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在工作中，很多采购员经常需要向供应商进行询价。
供应商的报价单，恐怕是采购人员看得最多的文件资料之一了。然而，每家供应商的报价单可能都会不一样，各式各样，五花八门的都有，除非要求供应商按照自己发过去的报价单模板填写。
那么，作为一份正式的报价单，一般需要哪些必要的信息呢？
总的来说，一份正式并完整的报价信息，需要包括以下内容：
一份完整的报价单，首先必须要有完整的产品描述，包括产品名称、规格，数量。
必要的话还需要添加相关的技术要求和技术图纸等，便于明确供货信息。如果是服务的话，就要明确服务的范围。
明确该产品的最小起订量(MOQ)和最小包装规格(MPQ)等。这些信息要在报价单上醒目注明。
通常对于不同的数量，价格会有差异，数量越多，折扣幅度越大。采购也需让供应商明确注明，不同数量对应不同的价格区间。
报价的税率也需要醒目地注明，或者明确采用商品未税单价和税费分开注明。近两年来，每次国家出台税率调整的政策，供需双方都要纠缠一番。
这是报价中必不可少的信息。一定要供应商提供真实、靠谱的交货期，对于双方都有益。
很多供应商往往喜欢靠经验给客户报交货期，最终无法实现，让多少客户（采购）烦躁不已。
当然，我们需要考虑一些可能影响交期的因素。比如欧美公司的财年年底、圣诞节等时期，容易对交货期造成影响，这实际上也需要供应商自己充分考虑到。
供应商应该在报价单上注明该报价的交货地点、交货形式（交通工具）、包装形式等信息。
交货地点如果是在对方的地址，那就是运费没有算进去。交货形式就是供应商负责送货，还是客户自行提货。这些也都需要写清楚。
如果客户对于运输过程中的包装、温度等有特殊要求，那么可以及时沟通和改进并在正式报价单中注明，否则在后续合同执行过程中也容易出现扯皮的现象。
付款方式信息的约束和确认，其实对于供应商来说似乎略有利些。
供应商可以在报价的时候向客户强调该报价单的付款帐期等明确信息，包括是否可以接受承兑汇票。当然，这部分往往是客户进行重点谈判的话题。
而不同的付款方式和帐期会影响到供应商对产品的报价折扣，所以这也是供需双方重点关注的。
报价单上需将供需双方的信息尽可能地附上。供应商方面的详细联系方式、地址信息便于后续客户再联系和沟通，也便于客户感兴趣而前往考察、或者是客户评估运输成本的一个重要因素。
在报价中注明有效期是非常有必要的，可以有效减少供需双方在某个时间段内容易产生的产品价格方面的扯皮。
同时，该报价对于客户该项目后续的备品备件、延续项目、增补等是否维持同样的价格、或者采用其他什么样的价格方案，在可能的前提下双方同时确定下来是比较可取的。
一份正式的报价单必须要盖章，对于采购来说，拿着一份没有盖章的报价单给领导看，会被领导认为很不专业。需要供应商加盖相应的报价专用章、业务专用章或者企业公章来确认报价单的有效性。
当然，你一定要检查一下，章上的公司名称和报价公司是否一致。
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事实上，对于资深的采购，以上这些报价信息不用我赘述，大家也都清楚。
但是在实际工作中，我们往往会疏忽，有些供应商的报价单总是出现这样那样的遗漏信息，给后续的合同签订带来了不少困扰，甚至无法签订合同。
有时候，采购看到一个报价很高兴，连忙告诉老板拿到了好的价格。到最终签订合同的时候，却发现原来供应商的报价是不含税的价格，或者有最小起订量的价格，亦或运费没有加进去。
所以，如果需要签订合同，意味着合同金额会提高，采购成本实际上升了。待最后搞清楚后再签订合同，老板往往就会很纳闷和不解，甚至当场要求更换供应商进行订货。
也有供应商快速地给出了报价，却未注明供货和客户要求的技术所产生的偏离，到最后买来的物料不是技术想要的东西，引起不必要的麻烦。
这也是采购要注意的地方，技术要求对方是否理解清楚？是否能满足？
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笔者也曾有过一个合同因为之前报价单不完善，在最后签订合同时，碰到了巨大的困难和挑战。
当时有一个项目从6月份开始找厂家沟通申请价格，6月底厂家批复了特价申请。但是我们公司一直想获取更低的采购价格，所以持续向厂家申请特价，几番周折后，在10月份终于又获得德国工厂方面进一步让利的价格。
然而，这还没完，老板直接甩出一个更低的心里价位，要求再次和厂家谈判。我找到了原厂的销售总监，这次他直接告诉我，无法申请。
由于之前多次向德国工厂申请价格，老外不接受再次申请。而且，过了12月份，全线产品又要涨价。
当时我们面临的困难是一方面不希望原厂涨价；另一方面由于客户的预付款迟迟不到账，所以无法和供应商正式签订订货合同。
最终在12月底，原厂销售总监电话承诺我如果到1月份、甚至2月份订货的时候，向工厂说明一下情况，同时他将这个项目的相关信息也在12月底录入供需内部系统中去。
本以为这个价格会比较保险地锁定了，然而元旦后我收到了坏消息：原厂方面发来信息：其国外工厂已经调整了全线产品的价格，去年的价格已经全部失效……
这个时候，我猛然意识到，没有书面正式报价带来的隐患有多么大。原先将近150万元的单子，这下要增加10多万，变成160多万……
虽然这个事件最后的结果还是令我们公司满意的，但对我来说，无疑敲响了一次警钟：供应商的正式报价单才是我们认可的。电话报价、口头承诺都存在着巨大的风险，尤其是承诺人在不久离职了，这个口头报价还会有用吗？风险又是何其大。
所以采购人员对于供应商的报价单需要重视起来，尤其是那些一定要注明的信息，需要和供应商提前沟通好，做到公开、诚信合作。避免因为报价单带来的误区而造成后面工作的困境。
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