掌握时间管理三部曲,打造高效率团队


内容来源:2020年12月20日,中国人民大学商学院EMBA《智行中国高峰论坛》全新上线,分享·洞悉·变革,第四站——走进河南郑州。
分享嘉宾:于振坤,中国人民大学商学院EMBA校友,方云科技董事长、前随行付CTO。
注:笔记侠作为合作方,经主办方和讲者审阅授权发布。
笔记达人 | 拾画
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第 5406 篇深度好文:6639 字 | 15 分钟阅读

数字科技

笔记君邀您阅读前,先思考:

  • 数字科技到底是什么?

  • 数字科技将会给传统企业带来什么帮助?

一、数字化管理的痛点与模型 

今天,我和大家分享“人工智能和大数据系统在内部管理中的应用”。

1.研发管理的五个痛点

有一家科技公司,老板直接管理150人的研发团队。

他说:团队的活特别多,中层管理天天要招人,同时,他号召管理层带头加班,但是公司就是不见起色。

这个案例很普遍,研发团队基本都有如下几个问题:

第一,研发过程不透明、效能说不清。

我原来当CTO时,老板问我:效率怎么样?我说:挺好。但事实上能干多少活、产出是多少,如何支持业务团队,我也说不太清楚。

第二,员工缺少自驱力,需求总延期。

第三,中层腰部力量软,总是要求加人。

第四,业务技术总打架、责任互相推,出点事,技术和业务就互相甩锅。

第五,成本算不准,花钱如流水。

2.数字化研发管理成熟度模型

要想解决这些问题,需要数字化管理转型。

数字化分为五个阶段成熟度:第一,有制度;第二,有工具;第三,产生数据画像;第四,用数据推动团队的改进;第五,人工智能提升效率。

二、时间管理三部曲:

打造高绩效组织

我们给这家公司团队做了现状体检,通过数据发现,老板一天在公司待12.5小时,5个总监都在11.5小时以上,然而,排名后10的员工都是下班就走。

进行数字化转型以后,员工的积极性都被调动起来了。我开的药方就是时间管理三部曲:第一,出工,把活堆上来;第二,出力,尽量把时间用在干活上;第三,出活,提高工作效率,多干点活。

1.出工:巧用数据,实现团队自驱动

第一步,要研究如何把时间堆上来,让员工出工。

① 数字化实现自驱动,塑造奋斗者文化

我们出了一个部门考勤排行榜。每个部门加班不一样,均值以上的才有招聘名额和评优资格。

这样,部门经理的状态、团队的驱动性都不一样了,形成一种竞争型、自驱型的文化。

对于企业文化,奈飞有句话,“公司真正的价值观是通过哪些人被奖励、被提升和被解雇体来体现的”。也就是企业文化是大家约定俗成的行为习惯,处理不好会阻碍员工。

比如,新员工本来想努力干活,加加班,过两天就有人说他为何如此积极,是想反衬别人都没加班。也有人说,赶快给他多找点活,千万别让他闲着。

这种企业文化下的团队风气基本上留不住好人才。

我们要打造奋斗者文化,用数据告诉大家什么是好,什么是不好,用显性的、官方的价值观直接覆盖掉不好的潜规则。

② 共赢飞轮促增长,让奋斗者得到实惠

公司和员工不是压榨关系,是共生共赢的关系。过去作为员工,我认为奖金是我干得好,公司就该给我的。

后来,我成为管理者,往外发奖金时,发现绩效奖金是个奖金包,公司把利润分出一个百分比给我这个团队,我要解决的是把奖金包分给谁的问题。

我们当员工的时候都想多得点奖金,但我拿到奖金包时,我想的是给谁少一点。这时就需要一套公平的评价标准。

③ 数据风控抓造假,不让老实人吃亏

绩效造假本质上没带来增量,奖金包没扩大。

假设有人在绩效上造假,他坑的并不是老板,他干的是把周围同事的钱从兜里掏出来揣自己兜里,所以对绩效造假的人绝对不能姑息。

比如,前面提到的这家公司的研发团队真有两个人作假了。5月份,A同学、B同学的工作时间排名都是第二、第三,我们通过打卡考勤补记次数指标发现有问题。一个月22天上班,他能补24次。后来我们通过其他数据交叉验证,发现他们根本没那么大工作量,就劝退了他们。

这对我们数字化管理有个启示,对于绩效作假的人,发现有问题,调查清楚了就劝退,这样才能保证价值观不损害。

我们弄了一套大数据分析系统来发现异常行为。

过去,做这套系统是为了发现流程节点的瓶颈。后来,我们发现这套系统在员工行为分析上能产生奇效,检测出谁在造假。它的原理很简单,就是数据的相关性。

关于数据相关性。沃尔玛有个案例,通过购物小票发现,买啤酒的人和买纸尿裤的人是一批人。后来试着把纸尿裤摆在啤酒的货架附近,结果纸尿裤销量大涨。

我们也利用了相同的道理。如果某些指标高了,另外一些和它相关的指标没高,那就是问题。

数字化的考勤管理,塑造了奋斗者文化。

2019年,每个员工月均工作时间22天,每天超过10小时。迟到比例高达40%多,整个团队的工作状态非常不好。

但是,从2020年5月份开始,到6月份就降到5%以下了。

2.出力:员工自管理,提升工作饱和度

第二步,我们要研究如何让员工在有价值的事情上工作。

① 用排行榜激发意愿,用数据风控发现问题

我们做了一个时间利用率专题,让员工每天盘点自己的工作,记录时间花在哪儿。但有些员工不愿意记,甚至到周五那天记一周的,胡乱往上填,这样数据完全失真了。

我们弄了个排行榜公示,老板规定第一名要当众做俯卧撑。有位员工有次开会做了俯卧撑,第二个月大幅改观,6月份降到18%,7月份已经是零了,完全按照公司的制度来做。

② 我的时间我管理,实现员工自管理

我们在员工座谈会上访谈了最优秀的员工这一个月的变化、感受。他说:感觉不迷茫了。过去干活是拿一个任务就干,干完一个又接到一个,一天到晚上就在干任务,却不知道在干什么。

现在每天复盘自己做的事情,找到和公司业务价值之间的关系,感觉很有成就感。时间记录实现了员工对自己时间的管理,形成了一种自管理。

③ 培养员工自管理,提升团队的效能

过去,基层等着被分配活,被管理;中层天天拿鞭子催大家,有些事情干催催不动;高层有异常的问题就救火,每天开不完的会,也没有时间思考战略和团队进一步的发展。

实现员工自管理以后,员工自己就能搞定日常的事;中层关注员工搞不定的事,培养员工进一步成长;高层可以用时间思考战略。这就把过去70%沉默的大多数员工激活了,团队效能大幅提升。

3.出活:数字化计划管理,提升协作效率

第三步,我们要研究如何让员工把活交上来。

① 提升协作效率,保障业务开展

这家公司过去有一半任务是延期的,落实数字化管理后,按期率从不到50%提升到93%。研发内部任务数量增长20倍,管理精细程度大幅提升。

② AI规划员工每日工作,守住按期完成率

效率的提升,一方面离不开第二阶段的员工自管理;另一方面,我们通过人工智能做了一个智能规划,对预计工作时间、实际工作到期日做自动的任务编排,及时预警延期风险。员工每天只需按照清单工作,整个按期率就能大幅提升。

按期率提升以后,团队对新活、项目成本预算、对外报价都能报准了,这样一环扣一环,团队整体的预算能力也大幅加强。

总结下来,就是用成就感打造高素质团队,从胜利走向胜利。

我们用最简单的考勤数据线切入,让公司成员初步了解数字化管理,接下来再做相对难一点的,一步步提高。

时间管理三部曲的原理简单,成功率较高,容易落地。

三个月以后,这家公司盘点效果,第一个月提效30%以上,三个月提效超过100%,其中需求数量提升超过140%,人均工作时长增加41%,工作饱和度增加60%,研发团队的代码量增加85%,全面大幅提升。

三、制度保障:文化和思维的迭代

管理体系的升级,制度的设计和颁布实际只占10%的工作量,90%要保证制度落地。但是,制度落地我们用产品化的方式,通过技术做支持,减少了公司管理的工作量。

前面介绍的数字化转型,其实还只是个入门,需要AI+BI+风控,才能保障数字化转型落地。

1.反熵增:避免社会惰化,防止腐蚀企业文化

打江山容易守江山难。一开始,建立数字化管理冲一波比较容易,但我们要保证它长期不被腐蚀。

任正非老先生提过“熵”这个概念:团队有天然堕化的倾向。管理学中也有一个“社会堕化”理论,一群人一起干一件事时,随着人数的增多,每个人付出的努力就减少,类似“三个和尚没水吃”。

心理学家拉特纳和达利通过一系列的实验发现,在面临紧急事件的时候,现场的人越多,愿意出手的人越少,叫责任扩散。

美国有个案例。1964年,美国曼哈顿一名叫吉诺维斯的女性被歹徒追杀,有38个人听到呼救,甚至有人在窗上看到,但没人干预,直到有个人30分钟以后电话报警,警察2分钟后来到,歹徒跑了。

同理,一个团队随着人数规模的增加,惰化和责任扩散就越来越明显。

避免责任扩散的传统方式是塑造企业文化,极端点说,叫道德绑架,就是大家都这样,你不这样就和别人不一样了,绑架你。比如之前举的加班的例子。

更好的方式是单独评价,单独把每个人的贡献、责任、权利用数字化来落地,这样每个人就不一样,多干的人和少干的人不一样。

有人认为现在主要靠文化管理,担心数字化会把团队文化搞坏了。

事实上,要视情况而定,“让金子发光也是一种正义。让被埋没的金子发光是另一个版本的‘正义也许会迟到,但不会缺席'”。

2.数字化时代的创新思维,打破计划思维的枷锁

① 工业时代的计划思维

德鲁克先生说“动荡的时代,动荡本身并不可怕,可怕的是延续过去的逻辑”。

过去我们做事情都是遵循PDCA循环,成也萧何,败也萧何。

工业时代的日本遵循PDCA,搞定了美国市场,但错失了互联网创新的机会;东北老工业也曾辉煌过,但是错失了这一轮互联网的发展。

PDCA是计划、执行、检查、处理,以计划为起点,检查、管控大家按没按照计划干,也就是所有都是围绕计划的,但计划本身是想象的,是领导脑子里的东西。

尤其在这个VUCA(vuca是volatility、uncertainty、complexity、ambiguity的缩写,不稳定、变幻莫测的)时代,变化这么快,我们无法保证计划是对的。

② 数字化时代的创新思维

我们建议采用度量驱动循环体系,从客观测量出发,从测量结果看目标、结果和现状之间的差距,进行分析,针对分析结果制定标准,指导行为改进。

两个时代做事的思想是不一样的:过去计划时代,追求稳定不变,厌恶变化;而现在,是欢迎变化,你变我也不怕,因为制度可以变化,可以根据数据进行迭代。

四、数字化时代的创新方法论:

盯住效能、测评驱动

为更好地单独评价且保正奋斗者文化长期不被腐蚀,我们提出了一个公式(方法论):效能=目标×(底线+上限)。

1.AI绩效评价

AI绩效评价解决效能和目标问题。

① 效能

我们方云团队的联合创始人谭健老师,和敏捷宣言的联合发起人Aria做过一次交流,如何从公司经营的角度度量一个敏捷团队的产能。

Aria答复“我不在乎敏捷团队从外部度量的效应,我们还是要关注自己的指标,关注内部效应”。

效率优化的标准是什么?

脱离业务的管理优化都是自嗨的,在商业组织内部,不以多赚钱为标准的优化都是耍流氓。

公司曾有人力资源管理的同事问冯玉强老师:人力资源管理的价值是什么?冯老师说:人力资源管理没价值,人力资源管理的价值就是给业务提供价值。

效率提升千万不要弄成内卷,追求增量才是研发提效的正确姿势。

增量,用一个比较粗糙的标准来评判,就是能给团队带来奖金和话语权。

团队因为做了某件事拿了奖金和话语权,说明这件事对公司有价值。

比如,疫情期间腾讯会议快速迭代,抢占市场的地位,这是技术驱动了业务;再比如我们的一位客户做数字化转型后研发团队的效率提升100%,有力支持了公司6·18、双11这些大活动,这也是增量。

这些都是和战略同频,老板认可的,要数据有数据,要结果有结果,价值一目了然。

② 目标

如何保证企业战略落实到每个员工的行为上,这是个复杂、重要的过程。

我们要通过自上而下的层层分解,打通战略到员工行为的全链条体系,保证每一个员工、每一份工作都能给企业带来服务。

以某研发团队为例。

研发评价是一个复杂的脑力劳动,很难用一个单独的指标来评价,但是我们可以总结出“好”的标准:干得多、干得快、质量高、按时交活、工作价值高、节省资源,根据这些维度,再用人工智能做综合评价,引导员工做正确的行为。

瞄准战略,设置了智能评价,通过比较,团队员工可以看到自己与其他人之间的差别,找到提升方向。

好的评价本身自带着告诉员工如何提升,员工拿优秀员工和自己的数据来做对比,就知道自己该怎么努力成为优秀员工了。

清晰、有挑战的目标可以有效激励团队。行业目标线对内凝聚共识,对外可以体现团队的价值。

行业目标线的背后是过程激励理论的应用,包括公平理论、期望理论、目标激励理论。

管理水平高的团队,组与组之间的实力接近,而管理水平低的团队,明显会有员工掉队的,需要支持。因此,精准的评价,就等于解决方案,Leader能够针对不同的员工采取提升措施。

关于评价与文化的关系,心理学上有个“乌比冈湖效应”,说每个人都倾向于高估自己。此外,还有一个“杜宁—克鲁格效应”。杜宁和克鲁格在1999年发表了一篇论文发现:越是基层员工对自己高估更厉害,高层高估的还轻一点。

通过这两个理论我们可以得知,员工基本上都是高估自己的,所以我们要用数据告诉大家现状是怎么样的,别站在愚昧山峰,到了绝望之谷之后才能真正提升。

2.AI绩效提升

人工智能绩效提升,起于数据测评,终于行为优化,解决底线和上限问题。

① 底线

底线提升讲的是团队执行力问题。

在团队执行力上,关注如何通过技术手段保障大家更好地执行,然后通过数据手段分析谁落后了,给他提供具体的指导,帮助改进行为。

要守住底线,需要大数据风控,保障数字化制度落地。

② 上限

上限谈的是团队战斗力问题。分析先进的员工为什么先进,然后总结最佳实践,复制给团队。

通过以指导行为为核心的“管理改进循环+绩效提升循环”双循环,让团队无限地进行提升。做这些排名、分析,不是为了惩罚落后员工,而是为了找到问题。

实践证明,落后的员工不是不想好,而是不知道怎么好,告诉他们打法和套路后,他们的提升是非常快的。

促进上限,可以采取人工智能做任务排期或做自动化测试。

五、底层逻辑:

自管理、自驱动需要制度体系的支撑

1.文化模型的重要

管理者都有一个梦想,想打造自管理、自驱动团队,结果很多弄成乌托邦。

2002年,谷歌推行“氧气计划”,提出向没有任何管理者的组织过渡。几个月后,证明这是一场灾难,员工们连基本的问题和需求都没有方向和指导。

某个车企的员工,会自发排队走厂区内的斑马线过马路。这个团队基本已经实现了自管理,而且这种氛围能带动其他人一起排队过马路。同样,大学里也有马路和斑马线,但没有谁会绕路走斑马线。

通过这些案例,可以发现自管理、自驱动和员工的知识高低没有关系。自管理、自驱动是能实现的,但又不是凭空实现的。

历代王朝都讲外儒内法,表面上我们是文化驱动了大家自管理,实际上底层一定要有一套制度体系来支撑它。

过去可能是靠人力资源的体系、培训、罚款、企业文化这些东西,现在我们用数字化同样可以实现。

做出文化模型,大家就知道什么是正确的行为,如何避免错误的行为,如何通过绩效体系防止团队惰化实现。

2.数字化经营,挖掘团队价值

我们通过数字化管理实现了打铁自身硬,但酒香也怕巷子深。我们要用数字化经营来挖掘团队的价值。

年终汇报时,销售团队一定是要用数据说话的。

现在是增长黑客时代,运营团队也要用数据说话,但是很多后端、职能部门往往还是事项的罗列,不直观。

实际上,当我们用与经营相关的数据把事情说清楚后,情况就改观了。

数字化转型系统,就是把企业绩效管理的全生命周期用数字化的方式来实现。绩效不单单是绩效考核,还涉及到绩效计划、实施、提升和结果应用等等。

我的分享就到这里,谢谢大家!

*文章为作者独立观点,不代表笔记侠立场。

主办方简介——

1998年,中国人民大学商学院首开我国EMBA教育先河。2002年人大商学院成为国内首批开办中文EMBA教育项目的院校。2012年,中国人民大学工商管理学科(商学院)在教育部第三轮一级学科评估中名列全国第一;2017年,在第四轮一级学科评估中获评A+级(最高等级)。2017年,中国人民大学工商管理学科(商学院)入选教育部“世界一流学科”建设名单。

目前人大商学院EMBA项目进入英国《金融时报》全球商学院排名50强。

人大商学院EMBA拥有世界一流师资、全球领先课程体系“IMPACT”、4000+各行各业菁英校友以及终身学习平台。

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