迎接客户验厂及客户验厂管理

管理比较规范的公司在寻找供应商过程中以及与供应商合作过程中都会提出《客户验厂》的要求,那么作为准供应商也好,合格供应商也罢,如何做好每一次客户验厂呢?

01

迎接客户验厂准备
※第一:销售部门接到客户验厂要求
通常情况下,客户都会通知供应商的业务对接部门(销售部门)提出验厂的要求,并告知验厂的依据或标准和希望供应商给予的配合工作要求,当然不排除有些公司会采取两不两直的验厂方法:
不和供应商做任何的验厂事前联系,直接到达供应商的门口再通知供应商验厂
不提前告知供应商具体的验厂计划,直接到了供应商现场后再告知具体的验厂要求
即所谓的突击式验厂
※第二:销售部门务必要搞清楚客户验厂的具体要求
※第三:告知公司领导包括销售部门自身对客户验厂给予公司的建议
※第四:公司领导组织相关部门召开客户验厂前的准备会议
●明确公司对客户验厂的严肃态度
●成立客户验厂管理委员会
●明确委员会的职责与权限
●明确各部门迎接客户验厂的具体分工
●明确各部门迎接客户验厂的责任承担
●明确公司迎接客户验厂的工作进度计划
※第五:各部门按照工作进度计划开始行动,做好各自的迎接准备工作
※第六:必要时进行客户验厂前的内部培训
●可以由管理委员会进行培训辅导
●可以聘请外部的专业机构进行培训辅导
※第七:管理委员会监督指导
※第八:公司内部自我检查
※第九:针对公司内部自我检查发现的不足进行改进完善
※第十:必要时,进行第二轮的内部自我检查与自我完善
※十一:按照验厂分工,做好客户验厂前的准备工作
●制作欢迎条幅
●准备好验厂工作组的办公室
●准备好验厂工作首末次会议的会议室
●落实验厂过程中的待人接客工作
●落实相应的客户验厂组的接待工作方案
●确定验厂的陪同人员(向导)及相关部门的迎审人员
●确定参会人员的工作精神形象面貌比如统一服装
●声明参会人员的参会要求及会议纪律要求
※十二:迎接客户验厂

02

客户验厂管理
※第一:客户下达验厂计划通知
※第二:供应商确认客户验厂计划通知
若对客户验厂计划通知存在有异议或疑义,请及时与客户联络沟通,充分协商达成共识;若认可客户的验厂计划通知,请按照客户的要求回传确认意见,做好客户验厂的迎接准备工作。
※第三:客户验厂首次会议
有些客户验厂会派出一个验厂组(通常两个人或三个人,根据供应商的规模大小),也有些客户验厂只是一个人单独前往。
作为供应商要提前确定好参会的人选,并明确会议纪律,以获得验厂组对公司的好感或初步好印象,首次会议类似第三方认证机构现场审核的首次会议(但不一定有认证机构那么正规严肃)
※第四:开始正式验厂
验厂是先看文件记录还是先看现场,每个验厂专家的习惯不同,通常经验丰富的、资深的验厂专家都会在首次会议结束后,先查看现场,非常注重现场的实际情况,由做→说→写,由结果反向追查依据(标准),这样的验厂方法比较有效、容易帮助供应商发现问题,更容易看到真实的情况,不论是对验厂的目的还是供应商的管理提升都非常有益。
首次会议结束后,通常验厂专家会要求供应商提供厂区平面布局图、生产车间平面布局图、生产工艺流程图,由图一个一个场所审查或审查重点场所,通常客户验厂审查的重点场所:
●生产现场(包括生产过程和设备管理过程)
●设计开发现场
●仓储现场包括原辅料仓库、成品仓库
●品控现场
备注:审查的标准(准则)不同,重点场所也会有所不同
※第五:客户验厂专家组整理审查结果
※第六:单独与供应商领导层沟通交流
※第七:通知供应商召开验厂末次会议(类似第三方认证机构现场审核的首次会议(但不一定有认证机构那么正规严肃)
●宣布本次验厂供应商表现比较到位(优秀)的地方
●宣布本次验厂发现的问题(不合格)
●宣布本次验厂供应商的最终得分
●给予供应商管理改善的建议(注意事项)
●宣布本次验厂的结论(通过;待确认不合格整改结果后通过;不通过<给予再次机会;宣布中断合作>)
备注:若不是中断合作,通常客户验厂专家再次验厂时一定会跟踪上次验厂发现的不合格整改的证据和效果(即客户不要再发生类似或同样的不合格)
※第八:供应商组织整改不合格,提交客户验厂专家确认,若认可,则关闭不合格;若不认可,则继续整改提交(备注:有些客户验厂专家会规定若不合格整改确认超过几次不过关,则不合格的严重程度会升级)
※第九:向供应商提价正式的验厂报告(通常会加盖客户的印章)
备注:
1-对于没有通过客户验厂,若客户给予供应商机会,供应商一定要高度重视,务必做好客户随时再次验厂的工作,一定要抓住机会。
2-对于没有通过客户验厂,若客户给予供应商机会,有些客户会给予供应商辅导培训,对于这样的辅导培训机会,供应商务必要更加珍惜了。
思想变则心态变     心态变则意识变
意识变则态度变     态度变则行为变
行为变则性格变     性格变则结果变
结果变则效果变     效果变则效益变
效益变则命运变     命运变则变强大

无论哪个行业,专业的是越来越贵了,如果你问的价格很便宜,不是你捡到便宜了,而是被新手练手了。

在学习中思考:将学到的变为自己的
在思考中学习:将想到的变为真实的
在学习后实践:将学到的转化为标准
在实践中验证:将标准落地产生效益
在验证中复盘:强化认知提升竞争力
学习—消化—理解—思考—运用—复盘—强化
温故而知新
温故而知漏
温故而知缺
温故而强化
温故而成己
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