采购管理 | 采购申请审批制度

一、目的

企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。

二、适用范围

本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。

三、责职

1．采购部：负责企业所需物资的采购工作。

2．财务部：负责采购物资的货款支付工作。

3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。

4．财务总监、总裁根据权限审批采购项目。

四、请购审批规定

4.1 原材料或零配件的请购。

1．需求部门请购。

（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。

（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。

（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。

2．仓储部门请购。

（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。

（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。

①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。

②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。

③采购部应将处理过的请购单归档备案。

4.2 临时性商品的请购。

1. 临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。

3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。

4.3 经常性服务项目的请购。

1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。

2．使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。

4.4 特殊服务项目的请购。

1．特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。

2．总裁、董事会或股东大会进行审议批准。

3．审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。

4.5 资本支出和租赁合同。

1．对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。

2．对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。

五、请购单规定

5.1请购单的开列和递送。

1．请购单的开列。

（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。

（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。

（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。

（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。

2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。

3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。

4．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。

5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。

5.2 免开请购单部分。

1．总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。

（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。

（2）招待用品，如饮料和香烟等。

（3）书报、名片、文具等。

（4）打字、刻印、账票等。

2．零星采购及小额零星采购材料项目。

5.3 请购事项的撤销。

1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第 1、2 联加盖红色“撤销”的标记并注明撤销原因。

2．采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。

（1）采购部门在原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。

（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。

（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

六、 附则

1. 本制度经总裁审批，自颁布之日起执行。

2. 本制度由采购部负责解释。