如何有效地计划与安排自己的时间？

要有效地计划与安排自己的时间

时间分配的秘诀是确定你眼前的工作，到底要用多少时间，这只有请“经验”这位先生帮忙了。只要这样做，你将会很快地发现，不必要的琐事都已分配给下属操心去了，不会再出现在你的工作表上，这可替你省掉不少的麻烦。

有一位身兼数家商业杂志社的总编辑，要求下属把信件都送到他办公室里，他必须拆信、看信，再把信件分成若干堆，决定分给哪位编辑处理，然后亲自送到每人桌上。整个过程平均就用了一个小时，于是，他每天加班，要不然就带着“家庭作业”下班，才有办法把工作完成。除此以外，更坏的是他的编辑人员，不得不等他送信来，整个编辑部门成天都是口述作业。这位总编辑之所以会这样，就是他想知道下属究竟是在做什么事。最后，他意识到自己只是在虚耗时间。以后，他的编辑开始直接收信，并做成新闻或新动态的摘要呈给他了。事实证明，以往他一直浪费了大半的时间，因为几乎有3/4的信件是向废纸篓报到的。

除了要合理分配时间之外，管理者还应当排定自己的时间表。某大石油公司的一个训练主管，为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格，并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事，也都记在上面，再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做，完成后，核对一下，再从表中删除掉。何时开始做记录表并不重要，重要的是你心中必须经常有时间表的观念。这类表的重要作用是，你一次只能做一件事，如果一心二用，那就降低了处理眼前事务的能力。

凡事预则立，不预则废。抓好“五个战略时间”内行动方案的制订，可以提高时间的利用率。“五个战略时间”及行动内容分别是：

(1)“日之末”拟订明日要达到的目标和主要活动提纲，使次日睡醒时就有明确的行动计划；

(2)“周之末”总结本周工作，拟定出下周各项主要工作的提纲，要求细到每天要达到的一项或多项目标；

(3)“月之末”总结本月重大事件，拟订下月达到的主要目标，要求细到每周完成的事情；

(4)“季之末”同季度目标比较，检查本季的成果，确定需要采取的补救措施或计划中需要改进的地方；

(5)“岁之末”检查本年度的主要事件，分析成功与失败之处，列出下年度的工作目标。

除此之外，还需写好目标一览表、日记、记事簿等。最后把自己的工作结果与计划的预期目标相比，如果相符，即说明你有效地管理了时间。

找到节省时间的措施

做好了工作计划和时间安排表，就要按计划行事，做一个有条理的工作者。提高管理效能就需节省时间，集中主要精力干最重要的事情。在此介绍几种节省时间的办法，供大家参考。

1.选好秘书

专职秘书是管理小组中非常宝贵的成员，一个称职的秘书不仅知道工作的具体内容，上司的职能和责任，而且了解上司的爱好、厌恶、成见、嗜好和考虑问题的方法。秘书为领导安排个人计划、处理文件、过滤信息资料，类似汽车引擎中化油器所起的作用。萨克逊在谈到秘书的作用时说：“她随时掌握办公室的动向，并且不断地筛选打来的电话，顺便筛选来访者和邮件，决定哪些应该得到我的优先注意。我不在的时候，她应具有高度的判断力，以决定什么事情需要注意和由谁去注意。”所以，企业领导应选一个有能力、聪明又富有同情心的秘书。

2.制订“闭门谢客”制度

这不是说企业领导者不接待客人，而是安排闭门谢客的时间，让自己每日有足够的时间干自己必须干的事情。要求秘书当好门卫，不让来访者和电话打扰自己。即使是开门办公时，筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话中断和结束，都要秘书掌握好。

3.减少会议，充分利用会议记录

不必要的或可开可不开的会议应取消，必须开的会议也要压缩其长度，利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。会后记录应于72小时内送交与会人员。会议记录需经与会人员签字，及主席认定内容无误之后再转交与会人员。召开会议应预先通报议事日程，指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间，这样会议会更有成效。

4.要有正确的错误观

有权的企业领导不允许别人犯错误，结果就会发现，他的下属因担心出错而不愿意冒险。关键是要消除在这个问题上的误会，应该允许犯一定错误的自由。当下属犯错误的时候，应该关心他们；帮助他们认识错误，讨论采取各种步骤，避免今后再犯错误。这是一个学习的过程，而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误就收回他的权利，那就会在管理上出现信用差距，这将摧毁下属人员的信任和士气。这样，他们就会将事情上交，用一些鸡毛蒜皮的事情来消耗领导者宝贵的时间。