（经典灯塔项目）采购付款业务流程优化案例
本文将被纳入《圆你出版第一本书的梦想：加入流程+众筹写书A计划之《100个流程实践案例》项目》
一、背景
Z公司是一家大型装备产品制造公司，下属事业部、子公司十余家，各事业部、子公司设立不同产品线。由于各家产业形态不同，集团公司只对大宗物资、共性物资进行了集中采购，付款业务的集中管控，而其余物资均由各家单位自行采购，付款方面采用集中统一支付。
通常情况下，每家单月付款笔数多达200多笔（同一供应商多笔已合并为一笔），并且通过纸质进行审批，而集团的财务部门需集中面对2000多笔的付款业务，资金及工作方面压力较大。
二、流程现状与核心问题
1. 流程现状
Z公司采购付款分为预付款、票到付款两种业务，两个业务的付款审批流程相同（见下图）。两者区别在于采购发票处理时点、账务处理方式不同，审批期间纸质单据及相关资料需同步流转。
2. 核心问题
付款审批流程长。通过对其中一家单位的全年付款业务单据进行统计与分析，每张付款单基本上要经过3-4名人员签字，周期从1天到半个月不等，平均下来大概一张付款单要3-5天才能完成签字审批。
付款周期人为延长，供应商投诉较多。一般情况下，与供应商会约定采购付款期限，在人工制单时可能会遗忘付款周期，有时会出现到期了也没有付款情况，供应商催促提醒了才发现系统中采购发票未及时录入，纸质发票未移交财务部门。另外由于事业部、子公司距离集团财务资金部门距离较远，通常情况下采购员会集中一大批单子后再统一提交，从而人为造成付款周期延长，导致供应商投诉。
手工制单及集中支付工作量大，容易出错。付款单在系统中手工填写，在面对大量单据时，容易出现错填金额、收款账号等情况，造成多付、少付，错付等事件。另外由于前期审批流程、付款周期拖长等方面原因，造成大量付款单需要在1-2天支付完毕，财务资金部门这几日工作压力突增，容易出现工作失误，漏付情况时有发生。
无法及时获取各单位资金需求，虽要求月初提前申报，但总体差异较大，对资金安排会带来一定影响。
三、优化思路与方案
通过对各环节人员的调研与业务分析，在采购资料完备（已经过审核的采购合同、订单等记录）情况下，后续各环节审批过程几乎未发生过审批未通过情况，也就是进行了无价值的工作，而审批的意义在于预防可能发生的风险。
因此，采购、质量、生产、财务、IT部门围绕业务价值与业务风险点管控进行反复讨论与论证分析，提出以下优化思路。
1. 通过集团层面统一梳理各供应商信息、资格及重新确定付款期限、付款方式（电汇、承兑等），杜绝同一供应商在不同单位存在不同付款期限、付款方式情况。
2. 简化付款流程，取消各环节人员签字审批，通过系统数据比对自动形成付款计划，对符合条件的供应商，货款到期自动支付（小于30万以下系统自动支付）。
3. 预留风险管控节点，采购、生产、质量、财务等管理人员可在发生突发事件（主要为质量问题）时可冻结或延迟付款业务，从而避免可能给公司带来的损失。
4. 取消资金需求的提前申报工作，借助系统数据，按不同周期自动生成资金安排计划。
优化后付款流程描述：采购员在系统中维护采购订单（票到付款需先维护采购发票，建立发票与入库单的勾稽关系后才可付款；预付款则先付款，到票后再维护与入库单的勾稽关系，再支付后续款项）,上载签字盖章的合同影印件及相关资料，按照事先与供应商约定的付款方式进行维护；应付会计根据提交的资料进行核实无误后生成付款计划，系统按照付款期限自动生成付款单据，金额小于30万以上的系统自动支付，超过的由出纳确认后进行支付；总账会计进行稽查业务是否正确与合规。
四、优化效果
1. 流程大幅简化且风险可控；由于付款及时，明显提高供应商满意度与深入合作意愿；
2. 减轻财务人员工作量，经对运行数据的分析，通过自动付款后，将近70%的工作由系统自动完成；
3. 通过对系统付款计划数据分析，形成了公司整体资金计划安排表，对未来付款需求一目了然，从而对资金安排、融资计划等方面提供指导作用。
五、对其他企业的启发点/亮点
1. 打破部门墙，从整体运营的层面考虑，在风险可控的前提下，尽可能的消除无价值的业务环节，提高工作效率；
2.作为集团型公司，应建立数据管理与业务标准，统一同类型业务单元的业务流程，充分借助信息系统，打通各环节，实现业务规范化、流程化、自动化；
3. 有效的利用信息系统业务数据，让数据发挥其价值，为公司运营服务。
金国华老师文章点评：
干货多谓之经典，创新力度大谓之经典，解决方案完整谓之经典。
这个案例写得非常不错，我相信这个项目对这家企业及合作伙伴影响非常大，这一定是一个灯塔项目。这个流程之所以能够采取这个解决方案，大家一定要意识到，首先这是一家企业的价值观在驱动，比如30万以下自动支付，这需要绝佳勇气和自信，为这家企业高层及所有相关部门喝彩。
我为很多企业提供过流程咨询与辅导服务，采购流程是一个典型端到端流程，采购流程的改进向来需要从文化、组织、流程、业务标准、授权、绩效、IT、能力等多个管理要素组合设计解决方案。所以，当优化采购流程想提升效率时，立马切入到活动节点分析是错误的，一定要有大局观，首先思考采购流程模式及分类设计，改善结构化效率。
另外，之前我写过一篇文章：《漫画流程管理040：流程基因DNA，决定了组织流程整体的风格和绩效》，其中强调影响一家企业整体流程设计效率的因素之一为企业文化，文化的进化是流程改进效率最高的手段。
2018，新一年，学习充电，正当其时！
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