ADK集团中国：以疫情为契机，转变思路，未雨绸缪，从容面对未来挑战
为了更好地应对疫情对企业管理带来的影响，了解人力资源管理视角下疫情对企业运营与增长的影响程度，剖析当下企业所面临的挑战与机遇，探寻可行的解决策略，HRoot旗下《人力资本管理》杂志邀请了数十位人力资源高管从人力资源管理的角度，谈谈HR的当务之急以及如何帮助企业转危为机。
ADK集团 中国
管理本部
人力资源/总务总监
兼管理辅佐室长
徐敏
撰文 | 陆怡
ADK集团是日本第三大广告公司，作为广告公司较早涉足动漫IP领域，并拥有“哆啦A梦”、“蜡笔小新”等大量的资源。进入中国近30年，ADK集团支持了众多在华日资企业的广告活动，客户涉及化妆品、汽车产商、饮料产商等。ADK集团深入洞察中国市场的消费者，以“激活消费者”为目的，为构建品牌和扩大销售额而提供线上、线下的支持。
在这次新冠肺炎的疫情中，聚集性线下活动被迫取消，ADK集团中国的部分业务不得不终止或延期。HR作为企业管理中的重要一员，如何帮助企业尽可能减少损失，渡过危机？带着疑问，我们采访了ADK集团中国管理本部人力资源/总务总监兼管理辅佐室长徐敏女士。
围绕疫情，及时转变工作重心
“疫情从1月下旬开始，在近两个月的时间里，人们对疫情的态度从不以为然、半信半疑，到非常恐慌，再到如今恢复理性。疫情发生以来，我的工作内容围绕着疫情的善后发生了较大变化。”徐敏女士说。
首先，采购防疫物资。从1月下旬开始，防疫物资出现了短缺，采购困难。好在ADK集团中国（以下简称“ADK”）北京分公司有一定数量的口罩储备，经联络后调运了一部分支援上海公司。同时，考虑到复工后口罩势必短缺的问题，联络并通过公司管理层从日本采购了一批口罩。此外，通过与大楼物业公司和多家供应商的及时沟通，确保了办公场所消毒和消毒用品及时供应，为全面复工提供了基本保证。
第二，协助管理层，安抚员工。春节假期后，ADK全员在家办公。每一天，团队主管会与员工确认上下班时间和当天的工作内容，员工在家自律地完成好工作。徐敏女士分享道：“2月份每一个星期，根据疫情的发展态势，我都要与管理层一起讨论下个星期的办公模式，2月上旬我们采用了全员在家办公模式，中旬为在家办公为主+公司办公为辅（个别必须岗位）的模式，下旬为在家办公+公司办公的灵活办公模式。随着疫逐步得到有效控制，最终决定3月初正式复工。”
虽然从3月开始，疫情有所缓解，但是很多措施并没有解除。徐敏女士认为，安抚员工，消除员工的紧张和顾虑情绪才能尽快正常复工。由于离开办公室1个月的时间，员工们对办公大楼的情况不太了解，因此ADK管理部提前进入公司，了解办公大楼的情况。徐敏女士起草了一份“复工防疫指南”发放给员工，包括哪些人员可以复工，员工办公室办公、就餐、外出办公的注意事项等各类细节问题。正是得益于充分准备，从3月初正式复工到现在，员工认可公司的防疫措施，工作状态良好。
在疫情发生前，ADK就一直采用弹性工作制。上午从9点半到11点之间，陆续有员工上班。徐敏女士说：“很多员工和我一样通过公共交通工具上下班，最近一段时间，我明显感受到地铁里的人变得越来越多了。我们的CEO非常鼓励员工错峰上班，这样上下班不会那么拥挤。”
第三，关注国家政策。受到疫情影响，ADK很多线下的业务不得不终止或延期，影响了公司的正常运营。对此，徐敏女士非常关注国家针对企业颁布的各类减负政策，如社保、失业保险等减免政策，相关税收政策还会及时分享给财务同事。
据徐敏女士介绍，这次疫情的确对ADK的业务产生了一定影响，但公司现金流稳定，薪资方面按照计划进行，对员工的影响不大。
特事特办，调整招聘策略
徐敏女士认为，目前，ADK人力资源工作的当务之急是招聘。2020年2月，ADK在武汉分公司本来将要入职两名新员工。可是，当时武汉还处在封城时期，进入武汉都是一个难题。就算可以进入武汉，员工也存在担忧，不一定愿意去。如果按照传统的处理思路，这两名员工很可能因为顾虑和担忧而选择退出，这造成了人才的流失，也造成了公司资源的浪费。
徐敏女士认为，在特殊时期，人力资源管理者需要根据实际情况，制定相应的解决方案。ADK了解情况后，特事特办，采取了变通的思路。因为这两名员工人在广州，ADK安排他们在广州办理入职手续，并在广州的家中远程办公。在变通的思路下，ADK保留了人才。
虽然疫情对业务产生了一定影响，但是不至于严重到需要裁员，根据业务发展，ADK 2020年的招聘也会按照原计划进行。对于共享员工这一用工模式，徐敏女士表达了自己的看法：“共享员工是一个好想法，解决了企业阶段性、季节性员工紧缺的问题。我觉得采用共享员工之前需要与管理层沟通好，做好切实的方案后，执行会比较顺利。”
这次疫情让人措手不及，也给我们所有人敲了一记警钟。从疫情中，徐敏女士表示，最大的收获是以此为契机对今后的思考，面对突发性卫生公共事件或是灾害事件，HR部门需要提前准备，未雨绸缪。
具体怎么做？第一，在公司内部建立应急机制，如成立危机管理委员会，明确责任人和职责，或联系物业等外部机构，提前考虑公司和员工的人财安全。第二，进行员工日常防灾教育，制作防御灾害手册发放给员工，当灾害事件发生时，员工能够及时采取措施保护自己。第三，提前储备防灾物资，如口罩、消毒水、灭火器、方便食品等。徐敏女士提到，每一年都会出现流感等疾病，相关防疫物资可以作为常备物资来储备。
第四，购买保险，如企业财产综合保险、员工意外伤害保险等，减少企业损失。第五，关注数据安全，除了人之外，数据是公司非常重要的财产，数据的备份，数据的恢复都值得特别关注。第六，适应远程办公，这次疫情让员工的办公模式发生了变化，在线办公成为了未来的趋势，人力资源管理者需要思考采用何种方式让远程办公达到线下办公的效果。
徐敏女士坦言：“刚开始全员在家办公的时候，我还有点担心，员工在家办公是否顺畅。经过2月份在家办公的实践，我们发现员工对在家办公比较适应，不存在较大障碍。ADK是一家广告公司，产出的主要是想法，通过邮件或是微信等工具，基本可以保障员工之间的交流。不过在涉及人数较多的会议时还是遇到了一些问题，我们也正在通过使用新工具或是通过IT部门来解决。”
徐敏女士说：“如果企业能在灾害来临前考虑到以上内容，并做好相应准备，将会较为从容地应对灾害。”
HR最关心什么？
政府根据疫情的发展情况，逐步发布了一系列政策。与企业减负、企业涉税相关的政策是徐敏女士最关心的，在企业融资方面的政策徐敏女士也会关注。
“这是一个信息大爆炸的时代，我每天都会收到大量信息。中国各地的政策是不一样的，现在让我头疼的是不仅要了解国家层面、包括上海地区的政策，还要了解各分公司所在地的政策，难以面面俱到。如果人力资源服务供应商能够提供一个集成各地政策的平台，或是能够对各地政策进行梳理，那就太好了。”
人力资源管理者的责任是向企业管理层提供解决方案。面对政策，人力资源管理者不能只是被动地接受，简单地告知员工政策，而是要考虑政策将会出现的变化和走势。“对于HR来说，加强对政策解读和预判的能力在未来是必要的。”徐敏女士说。
以这次疫情为契机，ADK转变思路，特事特办，为企业保留了人才。在未来，ADK将未雨绸缪，重视事先计划，全盘考虑公司和员工，从容面对挑战。
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