如何选择和实施HRIS系统？
HRIS，也称为人力资源信息系统或人力资源管理系统（HRMS），是信息技术（IT）和人力资源（HR）的最终组合。这里分析HRIS的工作原理，它们与HR分析的关系以及如何成功选择和实施它们。
01
HRIS系统和HR分析–-协同
传统上，人力资源信息系统是基于簿记人力资源过程记录的要求。
随着1980年代中期关系数据库管理系统（RDBMS）和数据库管理/编程的出现，HRIS系统逐渐升级为人力资源工作流和决策流程系统。这一变化意味着HRIS系统已从基于交易的手动簿记发展为半自动化的HR流程。例如入职流程，现在可以对其进行个性化定制，并由招聘过程中获得的数据点自动触发。20年前，这是不可想象的。
人员分析和HRIS是相反的方法，需要分别进行分类。两者之间的根本区别在于报告和逻辑流程。传统的HRIS工作流程基于硬编码的业务规则，而HR分析则基于应用HR数据的统计建模/机器学习。但是，HR分析可以通过改善HR数据分析和HR决策的范围和准确性来增强人力资源信息系统。
例如，通过硬编码规则（在HRIS中）来估计员工潜力，例如出勤记录，已实现的销售或认证，这将在准确性方面受到限制。但是，将软编码规则与HR分析结合使用将在评估员工潜力方面提高决策质量。例如，无人监督的员工聚类，相关因素的主成分分析或社交媒体记录上的组织网络分析（ONA）或自然语言处理（NLP）。
因此，将分析集成到HRIS中可以将信息和工作流管理系统转变为认知HR决策系统，从而实现半自动化HR。
为了利用这种潜力，HR分析必须与HRIS工作流程集成在一起。可以通过将HR分析作为附加模块添加到核心HRIS系统本身，或通过无缝集成第三方产品（如Visier）来完成。两者都需要作为一个统一的系统协同工作，如下图所示：
今天，大多数顶级HRIS供应商都使用这种方法，IBM、SAP、Oracle是此处的主要示例。
02
HRIS评估和实施路线图
问题是，如何到达那里？好的路线图应针对特定组织，拥有50名或更多员工的大多数企业已经有一个基本系统。这可能是Excel中启用宏的HR记录系统，也可能是 Orange HRMS之类的开源系统。
然而，出于某些原因，成长中的组织将需要强大的全套件HRIS系统，这些包括：
更好地保存记录；提高人力资源报告质量；整合人力资源流程所有功能；提高人力资源的整体运营效率；强大的安全性/数据/用户身份验证等。
03
HRIS产品选择标准
在实施人力资源信息系统时，有许多选择步骤和标准，最重要的列出如下：
识别用户需求和设计标准；竞争产品的价格范围、功能范围界定；包括竞争产品的报告细节和指标；供应商记录和声誉分析；用户和数据安全协议/合规性要求；对竞争产品的定制和第三方集成进行深入评估；整个实施生命周期的成本/时间投资；需要实施后支持等。
典型的实现生命周期如下所示：
04
HRIS产品选择流程
为了定义客户需求，可以使用质量功能部署或QFD。QFD是定义客户需求并将其转换为工程规范的过程和工具集，该工具可以通过查看需求与时间，金钱成本和最终用户体验的关系来帮助选择供应商。
在人力资源信息系统选择上下文中，QFD是一种“系统工程方法”，可帮助将客户（例如，人力资源部门）的需求转换为HRIS产品的必备功能。
从本质上讲，它是功能性HR要求与HRIS系统中所需功能的“显式定量和相关方法”。然后，它部署加权功能以优先选择HRIS产品选择的参数。
这有助于选择和定制HRIS产品的优先级。根据每个组织的独特要求，此分析的结果将有所不同。中型企业的典型QFD为：
用于HRIS实施的质量功能部署图。在QFD的基础上，整个工作可以总结为缩小供应商部分，设置谈判条款，确定模块优先级并概述实施路线图。
05
HRIS产品选择– SIPOC映射
SIPOC映射是“六西格码”学科中的一个术语。它指的是供应商，输入，过程，输出和客户。如果将其与HRIS实施过程相关联，则会得到以下内容：
供应商：HRIS供应商，实施顾问，第三方集成顾问和合规顾问
输入：HRIS实施过程，专业知识的应用，定制和第三方集成，beta测试
流程：该流程是指HRIS的运营流程，如上所述
产出：已实施的人力资源信息系统，训练有素的员工，工作流程数字化，工作流程自动化，提高的人力资源效率
客户：人力资源部门，员工，其他组织利益相关者，组织的竞争优势
这些SIPOC可能因组织和项目而异，确保在HRIS实施过程中尽早识别它们。
06
HRIS实施生命周期–工作映射
下一步是遍历不同的工作流程并进行映射。你将在下面找到一个示例，其中有一个评估工作流，其中包括需求映射和供应商演示。有一个实现流，包括作用域和调色板，数据集成等等。
07
顶级HRIS供应商的专长
对于中型（2,500-10,000）到大型（10,000+）细分市场，市场领导者是SAP（SAP ECC HR，本地HRIS和SuccessFactors，基于云的HRIS），Workday，Oracle HRMS和Kronos。Orange HRMS是免费和开源领域的市场领导者。
大型细分市场参与者的大多数模块实际上是依次购买的独立系统，并集成到我们今天看到的全套人力资源信息系统中（通常在十年左右的时间内）。
主要供应商通常会在整个人力资源流程中满足模块要求，例如：
员工记录；招募；薪资和薪酬管理；绩效管理；继任计划；计时表；入离职等。
用于社交网络，高级工作流程自动化和集成分析的模块也可能是HRIS系统的一部分。
竞争厂商之间的区别在于：
整个人力资源流程中模块的可用性；不断强调实施方法；采用新技术，例如分析集成和自动化；定制和集成功能；用户体验；文件质量；可移植性等。
数据和最终用户安全协议
像IBM和SAP这样的公司提供集成的分析模块。IBM通过其IBM Watson集成成为认知HR领域的先驱，可提供强大的分析功能。沃森拥有世界上最先进的AI引擎，在自然语言处理和计算语言学方面有特别的提升。它有可能集成到世界上几乎所有的数据系统中，包括HRIS。
只有少数供应商仍支持本地HRIS系统实施（例如SAP和Peoplesoft）。如今，大多数生产实施都是基于云的SAAS模型。
定价通常是以下各项的组合：
可协商的固定实施成本；用户总数的费用；长期支持和升级费用。
与过去相比，较小的人数不再是采用HRIS的限制因素，这是动态定价和采用基于云的方法的直接结果，员工人数在100至150之间的公司仍可以使用此服务。
08
实施系统的项目管理
典型的实施生命周期可能需要六个月到一年的时间。每个HRIS实施都需要重新设计HR流程，因此很少遵循具体的时间图。此外，意外经常发生。
按照标准惯例，项目计划和进度安排通常基于项目管理程序。在邀请所有关键利益相关者加入之后，Primavera或MS项目是首选。
主要利益相关者是：
HRIS供应商；第三方整合；人力资源部；财务部门；公司领导；甚至有一部分“有影响力”的员工进行生产测试和系统批准。
一些供应商也可能基于自己的最佳实践而拥有自己的项目管理和实施模板。但是，请注意，此类实施模型可能会倾向于供应商的商业利益。在做出最终决定之前，必须进行尽职调查并与财务核实。
实施过程通常是一个逐步的模块化阶段，具有并行测试平台，通常被称为“实例”，在进入生产之前先后采用。小型实施可能会更快。
人力资源数据的必要标识，可用性，数据预处理及其迁移通常是HRIS实施生命周期中最重要的第一步。
员工记录模块通常首先实现，因为许多其他HRIS模块以其数据为依据。可以将其与社交网络模块组合在一起（针对支持该模块的供应商）。这对于大规模实施特别有用，因为它可以作为利益相关者之间用于项目实施的协作工具。
对于大多数人事部门来说，利润中心的重点始终是招聘，这是下一个经常实施的模块之一。以我自己的经验，在将其与完整的HRIS套件一起投入使用之前，通常会将该模块投入生产。这也用作测试供应商声称的效率，减少人头招聘和提高招聘质量的试验平台。今天，主要的HRIS供应商最初是从招聘解决方案开始的。
人力资源的其他主要兴趣点是：
入职；绩效评估；工资和薪酬计划；人力规划；继任计划；计时表；专用/集成仪表板。
具体模块实施的决定将取决于组织的人员，人力资源政策和实践，长期战略和预算。
通常，这是通过全面的成本，收益和策略分析来完成的，供应商也可能有针对你的组织量身定制的最佳软件包和路线图。
09
成功实施的其他关键方面
每个组织必须确定对其特定业务很重要的独特功能，工作流程规则，事件规则，度量和报告。确保最佳数据质量的智能系统设计是其中的一部分。
因此，在模块配置和定制（例如功能合并，业务逻辑和工作流设计）内，报告组件，结构和模块内集成通常需要大量时间。
大多数顶级供应商都集成了集成平台组件。这允许跨所有模块进行对象开发的标准化。业务人力资源对对象开发的识别和理解能力将极大地影响项目的成功。因此，这是一个关键方面。
但是，过度定制可能既昂贵又适得其反。大多数供应商的确有现成的预配置实施套件。在进行大量定制之前，必须考虑成本效益分析。
最后，安全和集成协议是HRIS实施中的另一个重要方面。
每个主要的HRIS实施都需要人力资源的变更管理和流程工程。重要的是要确定负责项目所有权的人员，并使他们能够改进决策。还应将高级管理和财务以及所有其他高级利益相关者加入董事会，它们都可以用作指导小组的一部分。
计划一旦确定，就必须尽可能遵守。随着实施的顺序进展，需要频繁进行集成和会议同步。同样重要的是，要与HRIS系统的“上线”同时监控人力资源过程的逐步改进和效率。