Excel制表10大错误习惯及正确姿势
Excel制表10大错误习惯及正确姿势
工作中养成正确、良好的Excel制表习惯至关重要，事半功倍的高效工作得益于正确的Excel使用方法！
但是在实际办公过程中，80%以上的白领还在重复很多错误的操作习惯，导致Excel的威力大受束缚，往往很多棘手的问题都是这样造成的，甚至加班熬夜！
今天的教程中，我总结了Excel制表中最常犯的10大错误，并且针对每种情况给出对应的解决方案。
1 滥用合并单元格
2 数据记录中带空行
3 数值和单位放在一个单元格
4 批量修正不规范日期
5 为了对齐文字多加空格
6 在一个单元格中换行输入多行数据
7 原始记录和计算行混杂
8 连续数据源被分散在多工作表放置
9 为了查看或打印多次插入标题行
10 滥用括号标注信息
这些全部是根据我多年实战经验原创整理，希望你能认真看完，避免一错再错！
1 滥用合并单元格
工作中带合并单元格的报表随处可见，如下：
这样不但使数据难以直接用数据透视表汇总，连函数计算都受限！
下面给出智能填充合并单元格的正确姿势：
我的操作演示效果（下图gif动态演示）
当然，如果你仅仅是为了计算合并单元格的数值合计，也可以采用下面的技术。
选中区域输入公式=SUM(C2:C11)-SUM(D3:D11)然后按<Ctrl+Enter>
2 数据记录中带空行
下面这个案例，连续的销售记录被空行分隔开。
这样的报表无法直接利用Excel的分类汇总功能和数据透视表汇总！
给出批量删除多余空行的办法，我的操作演示效果（下图gif动态演示）
3 数值和单位放在一个单元格
下图所示C列，既包括数值又包括单位，导致Excel无法直接求和
处理这个问题的正确姿势，用函数提取对应的信息，分列单独放置
D2=--LEFT(C2,2*LEN(C2)-LENB(C2))
E2=SUBSTITUTE(C2,D2,)
4 批量修正不规范日期
不规范的日期数据给工作带来很多困扰，比如无法正确排序，无法提取正确的年月日信息等......
利用下面的技巧，可以帮你批量修复不规范的日期格式
5 为了对齐文字多加空格
很多同学为了表格美观，人为添加空格对齐，比如下表中的B列
其实要想让两字姓名和三字姓名对齐，正确姿势如下。
6 在一个单元格中换行输入多行数据
很多人喜欢在Excel的一个单元格里换行输入很多信息，比如下图
其实在Excel中极少数情况才需要换行输入，大部分情况下为了报表布局和方便查找，应该将数据放置在多行分布，下面这个转换技巧很实用。
7 原始记录和计算行混杂
工作中的原始记录和计算行混杂，也是很多人常犯错误之一
这样导致报表无法批量利用数据透视表汇总，而且当数据源更新时，工作强度很大，还极易出错！
正确姿势是批量删除小计行（方法同本教程案例2），再利用数据透视表批量汇总。
如果你不知道如何用透视表，在公众号回复“数据透视表”可获取此技巧。
8 连续数据源被分散在多工作表放置
如下图，本来连续的同类数据被分散在多个工作表，每个日期单放一个工作表
这样到了月底，本来很简单的问题月汇总也变得非常麻烦，甚至需要动用vba代码。
其实这些数据应该放置在一个工作表中，直接数据透视即可瞬间搞定！
如果你用的是Excel 2016版，可以利用下面的方法多表合并，很简单，不出一分钟就OK！
利用追加查询，合并多表数据
最后关闭并上载
这样，位于不同工作表中的数据，瞬间已经合并完成啦~
9 为了查看或打印多次插入标题行
看看下面这个gif演示，为了让报表查看过程中能随时看到标题行，并且打印时可以每页带上标题行，我见过很多人这么干......
其实要想随时查看到顶端标题行，冻结窗格即可，点击如下gif动态演示效果
10 滥用括号标注信息
下图中B列犯了滥用括号的错误，同类错误不再赘述
要提取括号内的信息，用下面这个公式可以轻松解决。
C2=--MID(B2,FIND("（",B2)+1,FIND("）",B2)-FIND("（",B2)-1)
希望大家能及早避开Excel制表的这10大错误，用正确姿势高效工作！
如果你觉得有用，就分享给朋友们看看吧~
干货每天都有，如果你想每天第一时间收到，
如下操作，两秒搞定：
新朋友：点页面右上角三个点→查看公众号→关注
老朋友：点页面右上角三个点→查看公众号→置顶公众号
更多的Excel应用技巧，可以点击文尾的“阅读原文”，获取更多教程。
今天就到这里，大家记得收藏此教程，明天见~
李 锐
微软全球最有价值专家MVP
新浪微博Excel垂直领域第一签约自媒体
百度名家，百度阅读认证作者
每日分享职场办公技巧原创教程
高效工作，快乐生活！
微博 @Excel_函数与公式
微信公众号（ExcelLiRui）
并置顶公众号
每天都可以收到最新的Excel干货教程