【微论坛】我们聊聊怎么办会务

本期我们聊聊

怎么办会务（第3期）

做好三个保障  开好视频会议

突如其来的新冠肺炎疫情，使得居家办公、远程教学、远程医疗等远程视频服务成为了社会热点，点燃了整个视频会议行业。视频会议能极大地提高开会效率，还能适应某些特殊情况，尤其是应对突发事件和需紧急召开的会议。为充分发挥、利用好现代信息技术的作用，市政府办公室组建了视频会议系统。目前已经通过视频会议召开了80余次会议，有效提升了政府工作效能。

视频会议涉及要素多，不确定性强，技术要求高。视频会议运维保障的主要任务是保证承载网络通信正常、相关设备运行稳定，通过保障人员的有序操作，以确保会议的顺利进行。核心就是通过制定保障方案、进行预演，通过对网络的连通性、视频显示效果、音频互动效果及整体视频会议流程进行反复测试，确保会议效果。开好视频会议，应从设备、过程、人员三个方面做好保障：

◆一、视频会议的设备保障◆

视频会议系统的效果受设备状况直接影响较大。网络或会议设备不稳定或出现故障，会议的效果轻则不理想，重则会导致无法开会的后果。

（一）保障通信线路

通信线路的畅通是视频会议顺利召开的重要保证。在接到会议通知后，保障人员应及时测试通信线路，保障线路通信通畅，保证会议顺利进行。

（二）保障网络设备

如果网络连接状况不好，速度慢，丢包多，就会出现会议画面和语音延迟、马赛克、视频终端掉点等现象，在保障工作中，应该重点检查路由器、交换机、光纤收发器等运行状态，测试主会场和分会场之间网络连通率和丢包率。

（三）保障会议设备

视频会议系统设备包括会议终端及视音频设备、中控等，会议保障人员应该对其进行全面的检查，确保质量都没有问题，并调整到最佳状态。

◆二、视频会议的过程保障◆

为使视频会议能流畅、自然，在视频会议中，技术人员往往要完成大量的实时操作，这些操作一方面必须与会议议题紧密贴合，时机的把握上非常重要；另一方面不允许出现失误，因为一旦出现失误，马上就会被与会人员感知，从而干扰到会议的进行，影响与会人员的感受。上述技术保障要求给视频会议的组织带来很大的工作难度。

解决的方法是将视频会议划分为会前联调、会中保障和会后收尾三个阶段。

（一）会前联调

国家、省级会议联调分为会前半天和会前2个小时，市、县级会议时分为会前半天和会前1小时。两次联调均进行点名和登记，形成点名台账。视频会议联调结束后，严禁在会议过程中随意改变参数配置。

1. 熟悉会议流程。会议保障人员应与会议主办处室做好沟通，掌握会议议程和参会人员。按照会议议程，模拟会议期间完成的各种操作。通过操作彩排，一方面测试设备和查找漏洞；另一方面，也是提高保障人员的动作熟练度。

2. 调整视频画面。摄像机镜头应置于会议室最前端正对参会人员中心位置，略高于参会人员水平视线。摄像画面应突出第一排座席。参会人员应居中入座，以保证摄像画面人员饱满。原则上，没有发言的分会场第一排领导入镜3至5人，有发言的会场第一排领导入镜1至3人。

视频会议桌签注意文字字号适宜、颜色醒目、字形规整，确保在视频画面中清晰可辨。

3. 调节会场灯光。会场使用人工照明，窗户应采用遮光窗帘遮挡自然光，保证主要参会人员面部光线良好，影像清晰明亮，禁止混光照明。

4. 调整音频设备。连接好会议话筒并逐个试音，调整好音量。逐一检查话筒声音是否正常，配合调音台调整话筒音量。除有线话筒外，至少应准备1-2只无线话筒，换上全新的电池，保证电量充足。试音后及时关闭设备。

5. 调整视频设备。打开会场中的所有摄像头，查看采集到的图像情况，并预设机位。

（二）会中保障

1. 严明纪律。参会人员应在会前5分钟入场完毕。参会人员在会议期间要共同维护会场秩序。关闭手机或设置为静音。

2. 加强联络。要建立专门的工作保障群，人员要单一，直接参与会议保障。各分会场应与主会场保持联络，实时掌握会议过程进展情况，做到及时反馈、及时修正。

3. 控制音响。实时跟踪主会场、分会场的实际情况，将音响调整到最佳音量。会议期间，无发言时，应保持话筒静音。

4. 调控视频。参会人员发言时，切换为发言人的特写镜头。不涉及发言时，切换为会场的全景影像。主会场和各分会场参会人员交流时，主会场显示屏播放该分会场画面，并给定发言人镜头。主会场播放各分会场现场画面时，技术保障人员应密切关注画面内容，根据实际情况及时切换轮播画面。

5. 信号切换。视频会议室信号源比较多，其要求的技术性比较强，工作人员要根据会议的实际要求对视频矩阵和中控进行操作，要将互不同步的视频信号在任意时刻不断切换。

（三）会后收尾

会后阶段的工作主要是关闭设备，做好会议整理。具体包括：关闭信号源（摄像头、高清视频会议机）、关闭显示设备、关闭音响、关闭计算机、关闭矩阵、关闭电源。

◆三、视频会议的人员保障◆

视频会议保障工作是一项即时性、技术性要求非常高的工作，对保障人员的专业水平和心理素质都提出了较高的要求。

（一）要有敬业心

视频会议一般重要性强，保障要求高。因此，保障人员必须负责敬业。会议开始前，保障人员应至少提前1小时到达会场，对设备和会场音视频效果做最后的确认，完成会议准备工作。会议过程中要集中精力，坚守岗位，善始善终。

（二）要有平和心

视频会议突发性强，保障人员对于现场出现的各种情况要及时作出预案。遇到突发故障要能够迅速做出反应，沉着应对。

（三）要有进取心

保障人员要加强视频会议专业知识学习，使自己具备较深厚的知识积淀。应熟悉会场中音视频和网络设备，掌握各种系统软硬件操作，善于判断各种设备故障原因并实施故障排查。

供稿：技术服务处