解码:采购订货、物资供应12道核心审计程序,附:10大常见问题
吴永 严祥 吴倩倩等 / 文;内审网 / 整编
一、 所需的资料
采购合同、质量保证协议、合同订立、修改、补充等相关审批资料、物流信息资料,供货单、运输单、运输车辆信息等。
二、 审计程序
访谈采购采购部门或相关部门人员,了解采购供货过程是否制定相关控制管理流程,供货过程是否得到有效的控制;
从订货单中抽取样本,检查订货单是否由需求部门负责人审核签字,是否经其它管理人员审批;
询问企业对于超计划订货的管理办法、控制过程及审批权限规定;
访谈采购部门及相关部门人员,了解紧急采购的具体操作流程,检查对紧急采购是否规定有专门的操作流程,是否有定期复核和分析紧急采购订单的合理性;
从采购订单中抽取采购订单样本,检查采购订单是否经过适当的审批,采购订单是否是从经批准的供应商处采购,采购价格是否合理;
对于长期未完成订单调查其原因;
检查采购部门是否跟踪供货过程,对有可能影响供货的异常情况,是否出具书面报告并及时提出解决方案,采取必要措施,保证需求物资的及时供应;
检查运输工具和运输方式选择的合理性,是否办理运输、投保等事宜;
根据运输时间、运输里程、运输日天气及其他有可能影响运输的因素,评估物资运输过程的连续性,是否存在中途换货等情况;
检查验收单签字地点,是否存在将货物运输到合同约定以外的其他地址;
检查运输费用的合理性;
评估运输方式选择的合理性。
三、 常见问题
订货由未经授权的员工执行;
订购的商品未被提供;
采购订单的项目或数量不准确;
订购的商品以次充好;
缺乏对采购供货过程的有效跟踪;
运输方式选择不合理;
忽视运输过程保险风险,可能导致采购物资损失或无法保证供应
将物资运输至合同约定以外的收货地址;
运输途中停留过长时间,可能存在偷换物资以次充好的风险;
供应商附赠的附件或者赠品被挪用。
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