手账本工具：如何建立一个极简的时间管理系统
这是单华伟的第一百零四篇原创文章
| 模板
先来认识一下我们的手账模板（参见图1）：
这张模板，是我总结了大量的时间管理方案，结合自己的实践，不断优化后形成的，虽然它看起来有点形式化，但如果你能认真看完这篇文章，相信你一定会明白其中的“极简”所在。
这样的手账本你能在便利店或文具店轻松购买到，翻开第一页，在左上角写上今天的日期，然后在左右两页页面下方三分之二处画一个标记或者虚线，你就能开始自己的日程规划了。
| 今日安排区：如何规划一天的日程
原则1：明确具体的任务
早上醒来第一件事，是给自己制定一个具体的，能够立即行动的计划，不然即使能早起，也会把时间白白浪费。
某天早上，我自然醒了，看看手机，7点。我有点懵。突然，8点了。我居然躺床上看了一个小时的手机。我人傻了。
但如果能有一个能够马上让自己下床着手去做的任务，你便能迅速开始行动起来，开始读一本书是个不错的选择。不过要记住，任务需要具体，看什么书，看多少页（或者百分之多少）都要提前规划好（参见图2）：
Ps.在自己写的时候，应该把“今日安排”和“时间开销”写得尽量靠顶，为记录留下空间，而“批处理”和“小提醒”等标题就不必写出来了，因为空间本来就不多，我这些图仅是为了便于演示。
你不必一早上起来就马上把一天的任务都规划好，刚刚起床，大脑还没有被完全的调动起来，很难规划迅速的规划好一天的任务，我一般是起床后先开始做第一件事情，比如看书，或者整理昨日的手写笔记到电脑中时，大脑慢慢启动，然后在这个时候写上午应该完成的计划，到快吃中午饭时，我才会完全规划好一天的任务。
这样规划能给你充足的思考和计划时间，根据上午完成了些什么，状态怎么样，制定出的下午和晚上计划会更合理一些。
如果想到了一些可以激励自己的话，或者今天在完成任务时应该注意的事情，可以直接写在手账本的右下角“小提醒”区。
如果想到了一个需要延后完成的大任务，或者重要的需要提醒的事件（考试复习，或距离某个项目的截止日期），就把手账本往后翻，依次标上日期，然后在上面写。
我并不建议每周留一页空白进行周任务安排，操作繁琐，并且对刺激完成任务帮助并不大。我个人更习惯在心中存几个“ 近期任务 ”，写在纸质便签贴桌上，或者放在电脑便签上，完成了就画一个杠，看着一个个被完成的任务，那种成就感能鼓励你持续一往直前，不断加快效率。
原则2：按照时间段而非时间点安排
如果你做过那种密密麻麻的，精确到几点几分干什么的所谓日程安排，你便能明白我为何会提倡这样的安排方式。时间点卡得太死，很难执行，只会给自己造成压力，这和进行时间管理的初衷是相悖的。
如果能按照时间段进行安排，留出部分的“冗余”，便能游刃有余的进行操作。比如，在自由的一天，你可以这样安排：上午 9:00 到中午 12:00 这三个小时，70分钟用来看书做笔记，80分钟用来整理部分笔记并写作，剩余30分钟留作休息和冗余
这30分钟，就能给你提供一个缓冲时间，看书状态不错，就多看一会儿，反正有半个小时冗余；感觉状态不是太好，就提前结束，做点家务或者聊聊天放松一会儿，反正有半个小时冗余……你看，有冗余，可操作的空间会大很多。
但利用这个方法来安排时间，很容易陷入一种“时间很充足，可以自由闲散的完成任务”的误区，这会让你很难集中精力。
所以我建议，不管你安排了多长的时间来一件事，你都需要给自己设置一个二十五分钟或者半个小时的倒计时，让自己知道：“我正在不断接近倒计时的结束”，刺激你在接下来的时间保持专注。
倒计时结束，想起身休息几分钟，就起来休息一会儿，如果你觉得自己还能继续的话，可以喝口水，活动一下颈椎，然后继续下一个倒计时。
使用倒计时工具，最好购买一个倒计时小钟，不要在手机上使用各种计时 APP ，手机别碰，没必要搞这种掩耳盗铃的事情。
原则3：按照优先级而非四象限安排
在对任务进行优先级取舍时，很多人可能会运用所谓的“四象限法则”，通过重要程度和紧急程度把任务分成：重要且紧急、不重要但紧急、重要但不紧急、不重要且不紧急，四个类别，然后按照这个优先级去完成。
在我看来，简单用“优先级”对任务进行一二三四五排序就足够了，根据这件事的重要和紧急程度，我们很容易就能线性的排列出自己应该先做什么后做什么，根本没有必要每天画一个二维的图或在相关的APP内输入管理。
为什么我对这一点这么敏感？因为人是懒惰的，建立个人管理系统，一定要秉承“如无必要，勿增实体”的奥卡姆剃刀原则，使用的工具要少，要精简，太多虚头八脑的工具只会增加你进行任务管理的心理成本，我所谈的“极简”的手账管理，正是说的这个道理。
小结：
到现在我们学习到的三个原则，其实可以用一句话来概括：明确一个个具体的任务，按照时间段和优先级进行排序，依次去完成，在执行的过程中，注意设置倒计时。
嗯，看起来不是很复杂，我算是没有偏离标题中的“极简”。接下来，我会为你介绍这个方法体系的核心部分，真正达到用一个方法启动起整个日程管理体系。
| 时间开销记录区：启动一切自律的马达
1.反馈的力量
在手账本的右侧，这块巨大的时间开销记录区，才是这整个时间管理系统最核心的地方（参见图3）：
坚持一两天，持续记录自己的时间都花在了哪些地方，你会发现很多有趣的事情：你可能不敢相信，自己每天居然花了好几个小时刷手机，磨磨蹭蹭，真正用在学习和工作上的时间少之又少。
对自身行为保持这种“ 觉察 ”，你便能不断反思自己可以怎样减少手机的使用，减少花在各种琐事上的时间，割除掉那些不必要的事情。
我曾经尝试把一天当中的一个时间点，比如午休后，吃完下午饭作为自我检查的一个节点，回顾一下自己之前做了什么，有哪些时间花得不对，以便在接下来的时间里调整。但是经过一段时间我发现自己老是忘记，而且有的时候发现真的没有什么可“回顾总结”的，所以这个方法实际上很难有所作用。
回过头，突然发现自己一直在用的这个时间开销的工具，其实就是那个我在寻找的，能够“时时提供反馈，帮助及时止损”的工具。只要抓住了它，我整个人、整个时间管理系统，都能运作起来。
如果你想要保持自律，如果你在时间管理这件事上总是觉得自己“听了很多道理，却总是缺乏行动力”，那就把这件小事坚持好 —— 记录自己的时间开销，由此，你便能自然而然的启动一整天的，持续的自律。
这就是复盘的力量。
2.记录时间开销一些细则
在记录时间开销时，你可能会遇到这样的情况：明明已经开始，但是却忘了记录，学习了一段时间，想起来应该记录一下，拿起手账本，不知道从哪里下手；或者是结束的时候忘记了记录，也不知道该写什么上去。
曾经，我遇到这样的情况往往就破罐破摔，算了，干脆今天就不记录了吧，反正只要我学习了就行，这个不过就是提供一下仪式感而已。
但是没有记录时间开销，“ 仪式感 ”也就没有了，在总结一天的任务时，往往会觉得自己啥都没做，但是就是想不起来时间都花在哪里了。于是我还是决定继续使用这个工具，不过这次，我会主动把那些缺少记录的部分给填补上：
如果我忘记记录开始，我会先在时间开销记录上写下“~学习~”或者“~吉他~”这样一个符号，告诉我自己这里有一段不长不短的时间，我花在了学习或者吉他上，然后，从我想起要记录的时间节点开始我的记录；
如果忘记了记录结束，我会在想起来的时候，在本应该写结束时间的地方写上我正在做的事情，然后标记上记录时的时间点（参见图4）：
| 批处理区：一个省时间的大招
手账本的最后一个分区——批处理区，也是一个省时间的好工具。
你可以在这里记录各种各样的小事情，比如回复QQ和微信，网购个什么东西，完成学校或者公司的形式化的任务……整理文件、标注书本和电影、找书……
这些事情本身不需要花费多少时间，但是我们往往想起来就做，最终打乱了大任务，导致任务管理混乱。所以，把小任务留到合适的碎片时间时段解决（比如排队、等人或者通勤时），或者安排一个专门的时间段来做（比如已经学习得有点累了，可以做点其他事情的时候）。
用好“批处理”工具，就像是给自己配了一个秘书，它能帮你记下那些琐碎但是不得不做的事情，在恰当的时候提醒你去完成，大块时间才能被很好的利用起来。
批处理工具还有一个更为强大的作用，那就是有了这个清单之后，你就可以把手机电脑断网，在需要的时候才联网，这能为你省下大量的时间。
有时，我正在使用电脑整理笔记或者看书，突然想到要联网才能做的事情，虽然知道只要把右下角的飞行模式关掉就行，但我还是会掏出手账本，在批处理一栏记录下要做的事情，然后集中时间去完成，因为我知道，一旦联网，我就会“滑坡”，滑到哪里，是我所不能控制的。
| 结语
在标题中，我承诺给你一个极简的时间管理方案，但是你也能看到，我这篇文章本身谈到的东西很多，貌似并不“极简”。可这才是“极简”的本质：只有你把工具和知识真正理解透了，找到其中的共性，做个性化的加工，用一条线牵动整个体系，你才能真正做到极简。
把这个模板装在心里，每天都记得去写，希望你早日找到自己的时间管理系统。