一个很实用的Excel技巧-为公式加注释

我们,让Excel变简单
为什么你的公式需要注释

程序员都知道为程序写注释的重要性。当你看自己一年前的代码时,或者看别的程序员的代码时,你就会深刻的明白好的注释多么重要:否则你根本就不(记得)知道这段代码是干什么的。

你们这些Excel的“重度”用户,尤其是那些复杂公式的爱好者,相信也经常会有同感:

  • 我当时为什么要写这个公式来着?

  • 这个人写的这个公式是干什么的?(经常有人没头没脑的发个复杂公式给我,然后让我猜这个公式起什么作用😑)

  • 这个公式里为什么要写个11.5%,这个值哪里来的,有什么意义

你一定想,如果能够给这个公式加个注释就好了,最起码自己看着方便,省得到时候乱猜。

准备知识:N函数

我们首先来认识一下Excel中的一个不起眼的函数:N。

这个N函数,按照Excel自己的定义,就是将那些不是数值形式的值转换为数值形式:

需要注意的是,并不是说它可以将文本类型的数值转换为数值,公式:N("100")的值不是100,而是0。

下面是一些N函数的示例:

这个函数非常简单,相信看了上面的这几个例子,你就很清楚这个函数的作用了。你一定很好奇函数为什么要做这么个函数。

这个函数在Excel中很好用。例如,我要计算一下区域中大于100的个数,不不需要写Countif公式,只需要这么写:

=SUMPRODUCT(N(B3:B8<100))

如果是多个区域条件,也可以这么写:

=SUMPRODUCT(N(B3:B8<100),N(C3:C8="苹果"))

多个条件的计数或者求和,用这个公式比用Countifs要更简洁,也更直观。

就像你看到的那样,在Sumproduct函数中经常会用到这个函数,当然在其他的地方这个函数也有它的用武之地。

为公式加注释

举一个简单的例子。假设你根据去年的销售额定下一年度的目标,经过讨论,设定了一个公式:

如果你将这个目标发给销售,销售会很奇怪这个11.5%的依据是什么。如果你明年再回来看今年的工作,也可能想不起来为什么要写一个11.5%,此时,我们就可以将公式改写成如下的样子:

我们在原有的公式上加了一个N函数:

N("11.5%是大领导根据集团下达的目标制定的,没有讨价还价的余地!")

我们知道,这个公式的结果是0,所以它并不会影响这个公式的计算结果,但是这个公式里的文本就清晰的解释了这个公式的来源和特殊情况,无论谁,在任何时间查看这个公式,都不会对那个数字有任何疑问!

今天就分享到这里了!这么实用的技巧,大家还不赶紧用起来!

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