经典案例即解决方案:备件生产与交付流程优化实战

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一、背景

A企业是一家设备及备件制造商,其设备和备件制造采取相同的生产组织模式,生产交付过程包括以下环节:生产计划下达 → 车间领料 → 车间组织生产 → 完工入库 → 交付。

近期,因备件生产过程领料频繁、缺件多、信息系统操作业务量大,导致车间抱怨不断。

二、流程现状与核心问题

1. 流程现状

备件销售部门发出备件需求后,

1)生产计划部门分解计划到车间;

2)车间开具领料单,到仓库领料;

3)对于不需要装配的物料,直接油封、包装;对于需要装配的物料,装配、检验后油封、包装;

4)车间办理入库;

5)备件销售部门领取备件,清点后发运。

注1:信息系统操作路径:物料从仓库转移至车间(仓储部门操作)→车间接收确认(车间操作)→物料从车间转移至主机库(车间操作)→物料从主机库转移到备件库(备件销售部门操作)。

注2:使用单据:销售部门编制《备件销售需求表》→计划部门编制《备件生产计划表》→车间编制《备件领料单》→车间编制《完工入库单》。

2. 核心问题

1)车间单据打印和领料业务繁琐。仓库内货位繁多,车间需根据不同的货位编制、打印不同的《备件领料单》,到仓库分别找十几个保管员领料。为了一个销售订单的生产,需要在车间、仓库往返多次,遇到缺件时往返次数更多。

2)ERP系统重复操作。由于ERP系统内设置了“主机库”,存储生产完工的设备信息;设置了“备件库”,存储生产完工的备件信息。由于设备生产完工后必须在ERP系统入“主机库”,否则影响财务费用归集,为确保车间对备件的账务处理和设备的账务处理程序一致,车间在ERP系统将备件也入库到“主机库”,再由备件销售部门从“主机库”转移到“备件库”。但实际上,备件在ERP中的账务处理可以从“车间”直接转移到“备件库”而不影响财务归集结果。

3)实物搬运浪费大。95%的备件不需要装配,只需要油封、包装即可交付,但都要搬运到车间现场油封包装;相应的信息系统、表单也都要到车间过一遍。

4)缺件信息滞后。由于备件销售信息未提前告知采购处,缺件信息在车间领料时才反馈,采购部门只能临时采取紧急措施,造成采购压力大、车间现场在制品多、生产周期长。

5)各单位使用的单据重复加工。备件销售部门编制的《备件销售需求表》与计划部门编制的《备件生产计划表》、车间编制的《备件领料单》主体内容95%的信息重复,同样的信息存在三次重复加工。

三、优化思路与方案

1. 优化目标

1)减少非必要的信息系统操作、表单制作、实物搬运、人员往返,减少车间压力。

2)缺件反馈前移,减少缺件对生产的影响。

2. 优化方案

按照流程优化方法ESEIA,逐项分析,确认优化点:

1)E:

①对于不需要装配的备件,取消实物到车间油封包装的业务环节,直接在仓库油封包装后交付。同步取消“车间、主机库”系统业务操作,直接从“仓库”转“备件库”。

②需要到车间装配的备件,取消ERP“物料转移到主机库”的操作,直接转“备件库”。

2)S/I:梳理《备件销售需求表》、《备件生产计划表》、《备件领料单》、《完工入库单》中的必要信息。

①整合《备件销售需求表》、《备件生产计划表》,形成新的《备件销售需求表》。

②取消《备件领料单》;需要装配的备件投料时打印《投料单》,完工时打印《完工入库单》;不需要装配的备件不需要打印纸质单据。

3)E:增加仓库保管员备料、投料业务。由“车间一个领料工人到仓库找十几个保管员领料”的模式,变更为“十几个仓库保管员备齐物料后集中一次性投送到车间指定位置”的模式,车间收料工人按仓储部门打印的《投料单》确认实物数量。

4)A:开发《备件销售需求表》OA流程。

备件销售需求同步传递到采购部门、生产计划部门、仓储部门。

采购部门确认备件需求,注明缺件预计到货时间;

生产计划部门确认计划安排,注明需装配的备件ERP生产任务号;

仓库保管员根据ERP生产任务号进行备料和投料,对不需装配的备件进行油封、包装;

备件销售部门根据通知组织发运,在OA流程上注明发运日期;

流程主管部门定期导出销售备件从需求到发运的交付周期,通过数据分析查找异常点,逐步缩短交付周期。

四、优化效果

1. 所有备件都取消“物料转移到主机库”的ERP系统操作;对于不需要装配的备件,直接由仓库油封、包装后交付。两项措施减少95%的实物搬运、74%的ERP系统业务。

2. 从《备件销售需求表》、《备件生产计划表》、《备件领料单》、《完工入库单》4个单据减少到《备件销售需求表》、《投料单》、《完工入库单》3个单据,且只有需要装配的备件才需要打印《投料单》、《完工入库单》,减少72%的单据制作、97%的单据打印。

3. 从“车间一个领料工人到仓库找十几个保管员领料”的模式,变更为“十几个仓库保管员备齐物料后集中一次性投送到车间指定位置”的模式,减少人员在车间、仓库的往返,提高工作效率;同时车间不再受缺件影响,减少生产现场的在制品管理压力。

4. 《备件销售需求表》OA电子化,采购部门共享备件销售需求信息,缺件预警提前,缩短生产周期;强化备件进度跟踪和生产交付周期的监控,促进异常点改善和交付周期的缩短。

5. 优化前后流程对比:

优化前:

优化后:

五、对其他企业的启发/亮点:

1. 消除没有价值的物资搬运和人员往返,可以极大的减少人力、物力浪费。

2. 在不影响财务归集的基础上,根据业务类型不同,尽量减少不必要的信息系统操作。

3. 能在一个地点完成的工作,尽量不分散到多个地点。

4. 能在一个单据中表达完整的信息,尽量不使用多张单据。

5. 表单电子化的应用,能极大的提升工作效率和流程监控力度。

6. 制造企业的一切管理工作都要服务于生产和现场,不能解决现场的问题就是流程管理的失职。

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