如何写出好文章《结构化写作》

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我们今天一起来学习一本关于如何写作的书籍，它主要是教会我们如何在职场中进行结构化写作。它并不是一本个人作品，而是几位作者共同编写的，它是由结构思考力学院的创始人：李中秋、和该学院的课程研发总监：刘晨、还有产品总监：张伟、共同参与编写的。所以这本书是非常适合职场商务人士和在校学生，以及对写作和结构化思考感兴趣的朋友学习的。

大家有没有在日常工作中是否遇到过这样的现象？就是你辛辛苦苦写的邮件、撰写的方案、总结的报告、交给领导之后，却被领导指责没有结构、重点不明确、逻辑不严谨等问题… 我相信遇到这样的问题，肯定每个人都会觉得特别苦恼，那么我们究竟应该如何写出一篇结构严谨的文章和报告呢？

所以为了帮助大家解决这个问题，我找到了这本书《结构化写作》在读完这本书之后你会发现，这本书的内容既精彩又丰富，它既有详细的理论介绍，又有诸多精彩的案例分析，还有具体场景的实际运用。它不仅可以帮助我们从思维层面去提高和改善自我的写作能力，还能对我们的职业发展和个人成长起到非常重要的作用。

如果我们能在职场中，用结构化写作的方式来写邮件、写报告、写方案、编辑短信、这就会让我们的职业素养得到很好的体现。因为我们可以通过写作的方式来体现我们的思路和对事物的理解，以及对待工作的态度。越是规模大的企业，对这种能力和素养的需求就越强。

因为在企业的工作沟通、会议纪要、项目方案汇报、工作总结等一系列的事情上，都必须需要拥有结构化写作的能力加持。要知道任何组织内部的各种信息，最后都必定是以文字方式进行传播的。

所以拥有结构化写作的能力，就可以让自己得到更多展示自己才华的渠道，同时也更容易获得领导的青睐，得到更多的发展机会。

接下来我们将进入到本书的核心当中，一起来学习结构化写作的七个要点。

第一、职场写作的重要性。职场写作是体现一个人思维水平的标准，当我们在向他人传递信息或者向领导汇报工的时候，基本都会把自己的想法转换成文字。然后再通过文字的形式进行传递，我们通常把这种方式称之为职场写作。

所谓的职场写作，简单理解就是，通过写作来回答他人的问题。这种回答问题的方式我相信每个人都会，但是能够用这种方式巧妙回答问题的人，在现实中并不是太多。所以要想在职场中巧妙地回答问题，我们就必须要具备高超水平的思维能力。

为什么这样讲呢？因为一个人回答问题时的表现，恰恰就能够反映出他的思维水平。而提出这个观点的是：约翰比格斯和凯文科利斯教授，他们把这个表现细分为以下五个层次。

第一个层次是、前结构层次。什么是前结构层次？所谓的前结构层次指的是，回答者只能说出一些逻辑混乱，完全没有论点支撑的答案。

第二个层次是、单点结构层次。什么是单点结构层次？单点结构层次指的是，回答者能够找到解决问题的思路，但最多只能找到一个论据。

第三个层次是、多点结构层次。什么是多点结构层次？多点结构层次指的是，回答者能够找到多个解决问题的思路，但却不能把这些思路整合起来。

第四个层次是、关联结构层次。什么是关联结构层次？关联结构层次指的是，回答者能够找到多个解决问题的思路，并且能将思路有机的结合起来。

第五个层次是、抽象拓展结构层次。什么是抽象拓展结构层次？抽象拓展结构层次指的是，回答者能够对问题进行抽象概括，而且还能超越问题的本身去看问题，使问题的意义得到拓展。

从以上这五个层次我们可以从中得出一个明确的结论，就是一个人的思维层次越高，他就越能看清问题的本质，而且越能将问题进行系统化分析。并且还能够把所有的问题都相互联系起来，进行归纳总结，甚至最后还能对问题进行推理和预测。

如果我们能够通过这种方式回答问题，那么你给出的答案将会变得更加有条理精准无误。

当我们再把这些框架和总结用文字的方式进行表达的时候，就更能准确地描述出问题的关键所在。所以那些思维水平高的人，往往他们的写作能力也会更强。因为他们有明确的目标，所以他们可以快速地搜集素材，这样写出来的文章既条理清晰且论证有力，而且容易让人信服。而不善写作的人往往都是思维混乱，想到哪就写到哪，人们很难从他们的文章中找到明确的观点和有效的论据。

要知道职场写作并不是为了简单的抒发个人情感，它包含了具体的工作任务、目标和方向，还有时间的限制。这就要求我们的职场写作必须要具备说服力、逻辑性、时效性。比如说董事长要求你在一个礼拜内做出一个营销策划方案，结果你整整用了半个月才写出来，而且里面的逻辑混乱不堪，那结果可想而知。

讲到这里很多人估计都会有个疑问，既然职场写作这么重要，那么有没有专门针对职场写作的培训呢？这就是这本书的核心之一，也是我们接下要学习的重点。

第二、结构化写作。什么叫结构化写作？结构化写作是指，我们的写作方式是通过结构化的方法和步骤进行的。也就是说要先确定文章的结构，然后再根据各个要素之间的关系进行搭配组合。

这样做的好处就是可以帮助我们快速的梳理写作思路、构建文章的框架、写出逻辑性强且主题突出、观点明确的好文章。

举一个我们常见的例子来做类比，我们都见过别人盖房子，甚至很多人还自己参与过盖房子。我们都知道盖房子的时候，只要先把房子的框架建好，那么整体就不会出现什么大问题。

写文章也是同样的道理，我们只要提前把框架建好，那么整篇文章就不会出现什么大问题。通过这样的方式就可以直避免很多职场人士经常出现的，不喜欢或者不擅长写作的现象，同时它还可以让我们的写作变得更加轻松。

在职场环境中我们通常把写作场景分为以下四类。

第一类是、传递信息。

第二类是、总结工作。

第三类是、说服他人。

第四类是、汇报方案。

结构化写作就是针对这四类场景进行的专项能力提升。同时我们也要知道这四种分类也并不是完全独立的，它们之间存在着一定的相互联系。

在进行具体描述时，我们首先要构建出整个写作系统的框架。然后再针对不同的场景使用不同的方法，因为在实际工作中这四种场景并不会有明确的界限。

举个例子：比如说我们在向客户推销一款新产品的时候，我们就要同时用到传替信息和说服他人这两个场景。我们既要对产品有清楚的描述和详细的说明，同时还需要说服客户购买产品。

那么在写作之前我们就需要先建立起整个框架，然后再进行局部的细分，这就是先整体再到局部的结构化思维。

意思就是在写作之前要先对文章的整体布局进行构思，当大脑中有了清晰的结构之后，再针对具体的场景分别组织语言完成。这样写出来的文章不仅具有逻辑性，而且还具有可操作性。由此可见，结构化写作在职场写作中是有多么重要。

第三、结构化写作的核心原则。它主要包括结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进等四个原则，下面我们将对这四个原则进行详细剖析。

第一个原则、结论先行原则。结论先行的意思就是把你想表达的核心观点或者中心思想放在开头的位置，先讲出具体，再讲细节。要详细讲清楚这个原则，我们就需要对一个案例进行正反面剖析。

张三正在上班，忽然公司来了个人，过了一会又走了。这时候老板就过来问张三，刚才那个人是来办什么事的？张三回答说；他一开始说有什么项目要来拿资料，然后又问我们公司有没有姓李的人。接着我让他打电话问清楚到底是什么项目，后来才知道他走错地方了，他要找的人在隔壁公司。大家看这么长一串的回答，如果你作为领导听完之后会不会被绕晕？

如果张三用的是结论先行来进行回答，我们来看下效果是否会好很多？张三回答说；那个人来公司找人走错地方了。大家看，这样的回答是不是就简洁很多？领导是不是能够一下就听明白张三在说什么？

所以在职场中，不管我们写作的对象是上级领导、还是同级同事、或者是客户、还是下属等… 我们都必须要清晰地表达出我们地重点，这样才能够有效的提高沟通效率。

第二个原则、以上统下原则。以上统下的意思是指，上层结论是概括总结，然后通过下层信息进行具体解释和说明。

比如说张三向老板申请要购买新办公设备，张三向老板说明了他的意图，要购买新办公设备，这属于上层结论。

接下来张三就要向老板解释为什么要购买新设备，所以张三就罗列出来以下几个理由。

第一、由于旧设备老化，导致工作效率低下。

第二、新设备不仅速度快，而且更节能。

第三、同行大多数公司换了新设备后，工作效率显著提高。

张三向老板所做出的解释，就属于以上统下原则的下层信息。由此可见，用了以上统下的原则之后，可以使我们的论证逻辑性得到加强，条理变得更清晰，更具有说服力。因此在进行职场写作的时候，我们要尽量做到以上统下。既要把主题表达出来，又能够很好的举例证明。

但是我们一定要记住，下层的解释也尽量不要过于复杂。因为如果举例的信息太多，就会让人感觉杂乱无序，而且难以记住，因为人类的脑子一下子是记不住那么多东西的。

之前我们在金字塔原理那本书就讲到过，美国心理学家“乔治米勒” 通过研究表明人最多能记住的信息是，七上下浮动两个。也就是说最多九个，最少五个，这个研究最后被命名为《神奇数字7+-2》

但是后来又有研究者表明，米勒所研究的数字还是高估了人类的短时记忆容量。他们经过研究后认为，真正能记住的只有5+-2。那么就代表着人类大脑短时记忆中，最容易记的信息只有三个。所以为了解决这个问题，我们就要用到下面的原则。

第三、归类分组原则。归类分组的意思就是把类似或者相关联的信息，找到一定的标准进行划分归类。

比如苹果、香蕉、榴莲我们就可以把它划分为水果类。桌子、椅子、电脑我们就把它划分为办公用品类。通过归类分组之后，我们再向他人传达信息的时候就会显得更清晰明了。

第四、逻辑递进原则。逻辑递进原则的意思就是把信息按逻辑顺序进行排列。

比如我们通常在分析和解决问题的时候，原则顺序基本都是这样的，发现问题、分析问题、解决问题、这个顺序就是我们所讲的逻辑递进。为什么很多人都会这样做？因为这是我们的一种认知习惯，我们从小就生活在各种各样的顺序里边。

比如说做事情要先来后到，按部就班。在说话的时候会都会用到，首先、其次、最后等等… 这些都是遵循一定的逻辑顺序的。正因为有了这些顺序，我们才能够更容易理解对方的观点和分享的内容。因此当我们在进行写作时，一定要按照逻辑递进的顺序进行编写，这样才能让表达和沟通变得更顺畅。

以上这些就是我们所讲的第三个重点了，在这个重点里边，我们讲到结构化写作的四个核心原则，分别是结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。结论先行和以上统下所体现的是上层和下层之间的纵向关系。归类分组和逻辑递进所体现的是同一层级，各个要素之间的横向关系。

所以我们在职场写作的时候，一定要结合这四个原则，这样才能够表达出观点明确，结构清晰，层次分明且有逻辑的内容，同时也能更高效清晰的传达信息。

第四、结构化写作在实际场景当中的应用。

它主要包括传递信息、总结工作、说服他人汇报方案等四个场景。

首先我们来看如何在传递信息的时候，进行结构化写作。通常我们在向他人传递信息的时候，最想要的效果就是能在短时间内高效传达。意思就是既能让别人有兴趣看到我们的信息，还能让对方知道我们所表达的重点是什么。

这个就需要我们在文章的标题，和开头的内容上下功夫了。在这快速阅览的时代，如何抢夺注意力才是我们的关键所在。如果你的标题取的不好，别人估计连看都不带看一眼的。

大家参加过产品说明会、宣讲会或者公司部门开的会议的都知道。通常这些回忆所起的标题都是这样的，某某公司战略规划，某产品的详细介绍，春节活动策划等等。这种标题给很多人的感觉就是，好像跟我没多大关系，我一天工作多的做不完，有这个时间我还不如去做点其它事情，因为这就不是一个吸引人的标题。

在职场写作中，要想起一个好标题，关键得以读者为中心。要让读者知道你想讲的事情跟他有密切关系，这样他才会有想阅读的欲望。那么到底要怎样才能够起好标题呢？这里有一个万能公式《是谁、做了什么事、得到了什么结果》

举个例子：比如我们都很熟悉的人口普遍宣传语，网上有各种各样的写法， 我们找两个案例来做对比。

第一种是这样写的，人口普查全民有责，科学发展，摸清国情。

第二种是这样写的，如果不知道社区有多少人，那我们怎么知道要建多少医院和学校？

这两种写法请问大家更喜欢哪一种？很显然绝大部分人都会喜欢第二种，事实也证明第二种的效果更好。因为它会让人觉得这件事跟自己是息息相关的，所以大家就会积极参与到其中。

这里的第二种就是套用了我们刚才提到的万能公式《是谁、做了什么事儿、得到了什么结果》就我们配合了人口调查，得到国家根据普查的人口，制定出方便我们的医院和孩子上学的结果。

同样一件事，但是换了一种标题之后，效果就完全不一样了，由此可见一个好标题是有多么重要。

当然光有吸引人的标题，它只是给予了别人想看的欲望，但是最终能不能让人停下来花时间去阅读，这里还得靠一个精彩的开头。

不知道大家有没有发现，很多能让人上瘾的小说或者书籍，他们通常都是以一个故事的形式展开的，因为故事的吸引力天然的就要比干巴巴的论述要强很多倍。在职场中善于讲故事画大饼的人，他就能够吸引到一大帮人跟着一起干。

创业融资这种事情我们都很常见，一个能讲出好故事的创业者，他就能够吸引一大批投资人给他投资。但是讲故事也是有套路的，你所讲的故事一定要有趣味。一个好的故事通常都包括了情境、冲突、疑问、回答、这四个要素，这也是我们用于讲故事的万能模板，它被我们称之为SCQA模式。

S是情境Situation的首字母。

C是冲突Complication的首字母。

Q是问题Question的首字母。

A是回答Answer的首字母。

其中SCQ指的就是情境、冲突、疑问、它们都是围绕A 回答这个问题来展开的。这就符合我们上面所讲的，结构化写作的结论先行原则了。同时A 这个主题和标题也是相对应的，SCQ就是A 的下层信息。他们之间又符合了以上统下的原则，同时SCQ三者又属于同级关系。而且它们的逻辑关系也是层层递进的，这又符合了我们结构化写作的逻辑递进原则，总而言之它们都以一种是互相联系的存在的。

单独这样讲会让人觉得很头疼，所以我们需要通过一个案例来剖析。有一个钢结构公司近期因为生产成本连续上涨，所以现在急需解决问题，这时候我们开头这段的SCQA 就可以这样去描绘了。

S情境、在过去一段时间内，公司的生产成本都在正常范围。

C冲突、最近因为受到各方面的影响，导致生产成本越来越高。

Q疑问、我们应该如何才能够把成本降低到原来水平？

A回答、需要降低生产成本，我们就必须要有这些措施。

当你把这段SCQA 放在开头，你就能够巧妙地吸引住别人的好奇心了，别人就会迫切的地知道你接下来的具体措施。在这里大家千万要注意一点，并不是把人吸引住了就可以万事大吉了。因为我们的真正目的是希望别人能够读懂我们的意图，而不是单纯的吸引别人的目光。所以我们在后面的内容就需要有一个逻辑严谨，内容清晰的框架，这样别人才能知道我们想表达什么。

在这里作者给我们介绍了一个在写作中最常用的框架，叫做2WEH思维框架。所谓的2W指的是What和Why、EH指的是How就是我们通常说的是什么？为什么？怎么做？

例如我们邀请他人来参与某个项目，我们首先就得让对方知道这是一个什么项目，为什么要做这个项目以及怎么做。类似的场景还有很多，我们通过这种2WEH的思维框架来汇报工作，既显得有条有理，又能让人清楚地知道你到底想要怎么做，最重要的是容易让领导或者客户对你产生信任。

通过上述的案例我们可以看出，一个好的标题，一个精彩的开头，一篇内容逻辑严谨的文章，足以让你的汇报既吸引人，同时又能够准确传达信息。

第五、在总结工作的时候，如何进行结构化写作。我相信大家在平常或多或少都被各种工作总结给难到过。

比如说年终总结、季度总结、月总结或者周总结、日常总结等等… 很多职场人士都不喜欢做总结。因为我们都感觉总结工作就像是一种形式主义，还很浪费时间，认为这就是把过去做过的事情进行简单罗列。其实并不是这样的，一份好的总结，不仅仅是内容总结，更是能力和思想的总结，因此写好一份总结是非常有必要的。

那么到底要怎样写总结，才能体现我们的真正价值？接下来我们可以通过以下三个步骤来实现。

第一步、成果分类。找出能为自己加分的关键成果，然后对他进行分类，在这里我们可以运用到上面所讲的结构化写作中的归类分组原则。

我们先来看一份大多数职业经理人的总结案例，比如说张经理做了一份工作总结，这份工作总结的框架是这样的。上层信息是工作总结，下层信息分别是今年的培训工作总结和明年的培训工作展望。

这种工作总结我们是不是很常见？这就是我们大多数人平时所做的总结，他们都只是对工作进行了简单的分类。虽然这也没错，但是这最多也只能让领导看到，这只是个踏实的经理人。但是如果我们能够把关键成果找出来，并且做出分类，那效果就完全不一样了。

比如说我们把下层信息中的两个部分做一个更改，分别改为今年打造了具有生命力的培训项目，明年计划支持业务发展的整体培训体系。做了这样的修改后，是不是就会让人觉得这份总结变得更有思想更有高度了？而且还能为自己加分。因为他不仅指出了这些工作起到的作用，同时还让老板看到了工作的成果，而不是单纯的行动。

第二步、排序整理。意思就是把找出来的关键成果进行有序的排列，让工作总结变得更清晰明朗。通常我们运用的排序法有、时间排序法、结构排序法、重要排序法等… 但是不管运用的是哪种顺序法，它们背后的逻辑都是一样的。都是对思维进行整理，而不是分类后的随意排列。

比如说我们的工作总结是，超额完成资源链接目标，实现共赢局面。通常我们按照时间顺序排列就应该是这样的，先收集资源、然后从中挖出有价值的资源、最后链接资源实现共赢。其实这儿也体现了结构化写作中的逻辑递进原则，我们通过这样的顺序排列之后，就会给人一种特别有条有理的感觉。

第三步、概括总结。意思就是要把工作和业绩写出新高度，注意了这并不是把关键成果直接做个汇总，而是要进行概念概括。

具体是什么意思呢？就是能透过现象看本质，简单来讲就是将一件复杂的事情用非常简洁的语言将它表达出来，让对方能够迅速的抓住重点。

比如说王经理让张三去做市场调研，张三回来之后告诉王经理说；消费者的需求五花八门，除了养猫养狗之外，还有人想养仓鼠、兔子、蛇、蜥蜴等各种五花八门的动物。这时后王经理就有点不耐烦了，问他到底在说什么？张三顿时就懵了，他心想，我刚才不是已经说的很详细了吗？

其实王经理的意思就是想让他对调研的数据进行概括总结，最后张三在王经理的提示下总结出了、猫、狗、仓鼠、蛇、兔子的共同属性都是小动物，然后得出消费者想养小动物做宠物的结论。大家看，这才是领导们真正想看的概括总结，而不是对结果做个简单的汇总。通过上述这些案例，我们可以清晰的看出，在表达的时候，要想让上层的概括总结准确，在做下层信息梳理和分类的时候就一定要进行合理划分，只有这样才能满足结构化写作的条件。

第六、结构化写作在说服他人时如何实际应用。我们都知道想要在职场中说服他人不是一件简单的事情，要想要说服他人，我们的观点就必须要明确，而且要有理有据，这样才能更容易的成功说服对方。想要做到这一步，我们就需要有读者意识，简单讲就是要有明确的写作对象，然后站在他们的角度考虑问题。

这个时候通常我们都会运用5W2H模型来进行思考，下面我们先来了解什么是5W2H模型。

5W分别指的是what、是什么？why、为什么？when、何时？where、何地？who、谁？

RH分别指的是how 、怎么做？how much、多少钱？

比如说我们想让领导给我们升职，这个时候我们要做的就是说服领导。那么我们应该怎样运用5W2H模型呢？我们可以通过以下七个步骤思考问题。

第一步、what、是什么？自己先试着整理一下目前处于什么岗位？有哪些资历？有没有充电学习？

第二步、why、为什么？我们要思考为什么是现在提出升职？而且为什么升职的是你而不是别人？

第三步、when、 什么时候？ 你希望是现在升职还是过多久以后？你在目前的岗位工作了多久？

第四步、where、在何地？就是你想在哪个部门，哪个地区任职？异地岗位是否考虑？

第五步、who、和谁？这个很显然就是你自己了。

第六步、how、怎么做？你要考虑到，如果领导同意给你升职，你会准备做什么？如果他不同意，你要怎么办？

第七步、how much、 多少钱？这时候你就要思考了，如果升职的话，你的心理预期薪水是多少？目前的薪水是多少？

总之我们要尽可能的把能想到的问题都提前想清楚，接下来只要准备好答案就可以了。当然要想最终说服领导，我们在论证的时候一定要讲究逻辑。所以接下来你就需要向领导证明，为什么这么多人里边非要选择你而不是别人。

我们可以先讲清楚公司对你希望晋级的岗位有哪些要求，接着再列举出该岗位具体要求的细节。然后再告诉领导自己符合该岗位的要求，同时列出自己有哪些能力符合该岗位的要求。最后得出结论，我满足担任该岗位的所有要求。这样有理有据的回答，同时又解决了领导心里的疑问，领导听完后自然就更容易被说服。这也就是5W2H 思考法的好处，它可以让我们提前预想到问题，做好充足准备，提高说服力。

第七、汇报方案时如何进行结构化写作。所谓的方案，通常指的是对某个工作或者某个问题制定的具体实施计划，我们这主要讲的是解决问题的方案。

在职场中，很多人缺的并不是解决问题的能力，而是缺乏如何把自己已知的事情传达给他人的能力，而方案就是中间的转化媒介。要想让别人真正知道自己的想法，我们就得写出一份有价值有力度的方案，只有写出这样的方案，才能具备说服力。

不难看出这个场景跟我们上面所讲到的说服他人是类似的，它们都可以运用5W2H 的方法来进行思考。唯一的区别就是在用what的时候，配上PPT，因为图文并茂的方式更容易打动人心。毕竟清晰明了的图片总是要比密密麻麻的文字更加吸引人，而文字又可以做到对图片的补充。

但是有一点大家一定要注意，这里所谓的图文并茂，并不是简单的给文字配上图片，而是要对信息进行近一步的加工，让它们之间的逻辑关系以更直观的形象呈现出来。这样既能帮助读者更有效的理解内容，又能让他们快速进入状态，以上就是结构化写作的所有核心内容了。

接下来我们就对前面所讲的内容做一个简单的回顾。

首先我们来回顾为什么要进行结构化写作，

因为写作是职场发展的需要，写作能力强的人更容易获得领导的青睐。

而结构化写作不仅可以让我们的职场写作更轻松，同时还能提升我们的思维能力。

接下来是结构化写作的四个核心原则。

第一、结论先行。

第二、以上统下。

第三、归类分组。

第四、逻辑递进。

结论先行和以上统下，所体现的是上层和下层之间的纵向关系，而归类分组和逻辑递进所体现的是同一层级，各个要素之间的横向关系。

只要我们在职场写作的时候，结合以上这四个原则来表达内容，那么我们的观点就会更明确，结构也会更清晰、且层次分明并具有逻辑性，通过这样的原则所传达的信息才会更清晰有效。

关于结构化写作在职场具体情境下的实际应用。在传递信息的时候，标题要吸引人，开头要精彩，内容一定要有逻辑严谨的框架，并且能够表达出你的重点，这样才能让别人有阅读的欲望。

在总结工作时，如果我们能按成果分类，并且把它们进行排序整理，最后再进行高度概括总结，这样将会更容易得到领导的好评。

当我们想说服他人的时候，写作一定要有对象感。要运用5W2H 的思考法，来站在对方角度思考。提前预想对方可能提出的问题，并且找到强有力的证据来证明，这样才更容易说服对方。

在汇报方案的时候，同样可以运用5W2H 的思考法，并且给文字配上图片，这样更有助于他人信服我们的方案。那么以上就是结构化写作的全部内容了，希望能够对你有所帮助。

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