excel数据核对技巧：如何进行ERP订单与销售清单的核对

2024-05-06 08:00:40

编按：ERP录入数据和实际销售清单数据必须完全一致，包括单号、品类、规格、数量等等。那如何检查核对它们是否一致呢？可以用Excel来进行。分别把两份数据导入Excel中，然后将数据格式统一，并把要核对的每组信息合并成一条具有唯一性的数据，再使用Vlookup函数核对两者是否一致。

现在很多公司都有自己的ERP系统方便管理和数据处理。使用ERP，我们需要确保信息录入后的数据与实际发生数据的一致性。这就涉及到数据的核对。学习更多技巧，请收藏关注部落窝教育excel图文教程。

下面的两张图分别是销售签单后的销售清单（第一张）和根据销售清单录入ERP系统生成的订单（第二张）。为方便大家理解，这里只截取了两张表都有的共同字段——行号、阀门类型、规格型号、法兰连接型式和数量，隐蔽了其它一些和本例不相关的字段。

上述这些信息非常重要，因此必须100%正确，否则就会有比较严重的后果。因此，每次订单录入后都要和销售清单进行核对防止错误发生。下图：销售清单

下图：ERP订单

如何来核对呢？

首先，统一数据格式。

大家仔细观察这两张表，会发现它们的某些数据格式不一致。比如阀门类型、规格型号和阀门连接型式等。下图：两张表数据格式的差别

这给我们核对这两张表是否完全一致时带来了不便。因此我们首先要做的事就是统一数据格式。学习更多技巧，请收藏关注部落窝教育excel图文教程。

第一步：统一阀门型号

在销售清单的B列、C列和D列右侧分别插入新列。

接下来在C列中输入公式“=RIGHT(B7,4)”并向下拖曳提取阀门的型号。下图：统一阀门型号格式

第二步：统一规格

在单元格E2中输入“=LEFT(D2,2)&TEXT(RIGHT(D2,2),"0000")”并向下拖曳将规格变成4位数。

这里利用TEXT函数对提取出来的数字进行了格式化，使其满足长度为“4”的要求，如位数不足则用“0”补足。下图：统一规格格式

第三步：统一链接型号

在单元格G2中输入公式=LEFT(F2,4)然后向下填充得到链接型号。下图：统一链接型号格式

其次，建立唯一的用于比较的字符串

由于必须根据行号来核对不同订单的阀门型号、规格、链接型号、订单数量等多个数据，所以我们考虑将阀门类型、规格型号、法兰连接型式、订单行号和订单数量用“&”依次连接起来，形成一个新的、唯一的数据字符串实现多条件核查。

在销售清单的J2单元格中输入公式“==C2&E2&G2&A2&H2”并向下填充。下图：建立销售清单唯一字符串

同样地，我们在ERP订单中也用“&”把相同的字段链接起来，形成一个新的字符串。下图：建立ERP订单唯一字符串

最后，利用VLOOKUP函数进行比较。

在销售清单K2单元格中输入公式=VLOOKUP(J2,ERP订单.XLS!$F:$F,1,0)并向下填充，比照K2抓取ERP订单中F列“唯一字段2”中的数据。下图：抓取数据进行比较

凡是能正常抓取到信息的，都证明了阀门类型、规格型号、法兰连接型式、行号及订单数量是准确无误的。如果哪一行返回错误值，那么就针对性地对哪一行的各个信息进行核对纠错就可以了。

为确保信息没有任何遗漏，我们可以以相同的方式在ERP订单中用VLOOKUP函数抓取销售清单中的其他重要信息，以确保两张表格中的数据无遗漏且唯一。

这样就确保了报价单中的信息和ERP订单中的信息是完全一致的。

好了，以上就是今天给大家分享的内容！学习更多技巧，请收藏关注部落窝教育excel图文教程。

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