领导总忙，怎么逮住机会找他汇报工作？

办公室的秘密

2020-11-03

石头说

并非端端正正，面对面坐着推心置腹才叫汇报工作，这一点文章提醒的很好。

前两天，单位办公会上，小刘被大领导批评了。

原因是小刘负责的专项整治工作，没有及时跟领导汇报进度，让领导心里没底。

会后，小刘感到被冤枉，说自己是有“苦”说不出：

汇报工作不应该是领导有指示，我再进行汇报的吗？领导每天这么忙，好几次去办公室找他签字，他都不在，我怎么跟他汇报工作？专项整治工作是一项长期性工作，都还没结束，好像也没啥内容可汇报的。

其实，小刘犯了3个认知方面的错误：不知道什么是工作汇报；汇报工作不会找时机；汇报工作不知说什么。

为什么小刘犯了这几个错误？怎么帮他纠正？

01

什么是工作汇报

在大多数人的认知里，觉得向领导汇报工作，应该是这样一幅场面：

某一项工作，领导通知你想听进度。

于是，你前往领导办公室，跟领导促膝长谈、娓娓道来。听到感兴趣的地方，领导还会就一些细节部分向你咨询。

末了，领导问你有什么难处，给你教方法、给帮助……。

其实，实际工作中，有的工作汇报会、调度会会有这么项听取工作汇报的议程，除此之外，领导通知你汇报工作、专门听你汇报的机会几乎没有。

毕竟，领导每天日理万机，他要面对的不止你这一个下属，要处理的不止你负责的那摊子事情。

也许，前一秒他还在管理单位事务，下一秒就到了更高级别领导办公室汇报工作……。

既然领导忙，我们就要有主动跟领导汇报工作的意识。如果等到领导问起工作进度，那你就被动了。

像上文中的小刘，就是把“汇报工作”理解错了，信奉“领导不问我不汇报”，当然会被批评。

要知道，领导享受的是“一切尽在掌握中”的权利欲，你的及时汇报正好可以满足领导这方面的精神需求。

02

什么时候去汇报

既然工作汇报要主动，那么，该怎么个主动法？

总不能有事没事就跑到领导办公室跟他说“领导，我想给你汇报汇报某项工作”吧。

这样的话，给人的感觉未免太突兀了。

职场中，向领导汇报工作，要学会寻找、利用契机，见缝插针式汇报。

上文中小刘描述的“领导每天这么忙，好几次去办公室找他签字，他都不在”问题，也是不懂得见缝插针汇报的表现。

比如，电梯里遇到领导，可以运用“电梯1分钟”临时起意，进行汇报；

你找领导签字，可以临时起意、向其汇报工作，毕竟，没有谁规定找领导签字就一定只能找他签字、不能向他汇报工作；

你帮领导取了个快递，送去他办公室时，可以“顺便”跟他汇报工作、思想动态……。

当然，临时起意也好、见缝插针也罢，初衷是及时、迅速跟领导汇报工作内容，前提是不要让领导厌烦，不然，还不如不汇报。

所以，要有眼力见儿，选好时机很重要。

03

哪些时间点最好不要汇报

如果事情紧急，1天（半天）内要跟领导汇报，那么，刚上班、临近下班的时间点，最好不要找领导汇报。

因为，刚上班时，领导可能还没进入工作状态，你去找他汇报，是不是在催促他赶紧工作？

临近下班了，领导身心疲惫、或者有什么事情要去忙，你赶着去汇报，会让领导厌烦。

除开这两个时间点，上班中部时间段，是较为理想的汇报时机。

如果所负责的是一项需要较长时间完成的工作，比如，该项工作预期需要一周时间才能完成，那最好在一周的中后段进行汇报。

因为，如果汇报太早，领导可能会认为你没动脑筋、没花心思。

汇报太晚，如果做得不满意，就没时间再修改了，影响整体工作成效。

如果所负责的是一项长期性、需要分阶段完成的工作，那就要按阶段进行汇报，让领导及时掌握工作动态。

像上文中的小刘，就是没意识到阶段汇报工作的重要性、必要性，因此受到了批评。

需要注意的是，以上总结的汇报工作时机，是一般规律。

现实职场中，要学会因领导性格、任务量、工作实际来灵活选择汇报时间点。

如果，领导是个急性子，那就要及时报告。

如果，工作遇到了困难、实在不知如何开展下去了，那也要及时汇报，寻求领导的帮助，毕竟领导的站位比你高、资源比你多，他会及时给你帮助。

04

怎么汇报

越是领导，时间越难挤，因此，越要掌握汇报的技巧和方法。

像上文中的小刘，“汇报工作不知说什么”就是不懂汇报技巧和方法的表现。

一是掌握公式。

跟领导汇报工作，其实可以套用一些公式。

比如，可用“感恩+主要做法+成长+困难+请求”：

感恩领导的关心，上阶段工作主要做法，得到的成长进步，工作中遇到的困难困惑，请求领导帮忙解决的问题……。

现实职场中，上面的公式需要根据实际情况进行灵活运用，具体的，可拆分用，也可再添加一些内容。

二是抓住关键。

前面分析了，领导的时间很宝贵，因此没工夫听你长篇大论，汇报时你要抓关键。

这就要求你必须简明扼要汇报，讲关键信息。

对于领导的指示批示，要第一时间记下来，记清楚、准确了，下去后再加以落实。

三是把控细节。

比如，在听你汇报时，领导有不断看手表、低头翻手机、一直整理桌子上文件等“小动作”“微表情”，那你就要及时停止汇报了，可能领导有别的事情要处理、或对你的汇报不感兴趣。

当然，大多数情况下，你去汇报，领导还是很欢迎、很感兴趣的。

再一个，无论你的汇报是多么匆忙的临时起意，最好是带上书面汇报材料。

一来显得你重视；二来，如果领导听不清、记不住你的汇报，他可以通过材料了解；三来，如果领导临时有事不能听完你的汇报，通过书面材料，领导可以知道你的汇报内容。

最后要说明的是，无论你是进行工作汇报也好、思想汇报也罢，最好不要讲对单位同事的评价，毕竟世上没有不透风的墙。

如果你跟领导关系不到位，汇报的时候最好不要开口索要条件，因为这样会有损你在领导心目中的印象。

总之，向领导汇报工作是一门技术活，更是一门艺术活儿。

要清楚什么是汇报，了解掌握汇报的时机，再根据工作进度、自己的诉求整理好汇报内容。

这样汇报，领导必定会满意。

作者：办公室顾问团 浪子燕青