有图有真相 — 这几招让你的Excel报表更好看

很多人问才能如何让报表或图表更好看。这基本上所有人的希望。但是这背后有很多仔细的思考和设计,针对报表设计,我们提出了一个“高可用性报表”的概念。

但是今天我们不讲复杂的概念,而是为大家介绍几个可以立竿见影的技巧,可以瞬间提高Excel报表的颜值。

表格篇

1. 不用缺省设置

Excel的缺省字体是宋体,字号是11。首先字号相对于屏幕上的数据报表稍大,显得留白不够。一般来说,我们建议采用微软雅黑,字号是9。(采用别的字体也可以,但是有可能别人的机器上没有安装该字体,他打开的时候就会用宋体显示了)

另一个缺省设置是网格线,缺省状态下,Excel工作表是显示网格线的。我们要做的是除了数据区域外不用网格线

2. 调整数字格式

有时候,报表的数字是经过计算的(公式或数据透视表),往往带有很多位小数。同时,有时候数字很大,往往不容易读出数字的大小。此时,可以采用千分位显示。或者使用自定义格式将数字以万为单位显示(如何设置自定义格式,可以参见这里)。
注:如果采用以万为单位显示,需要备注数字单位。

3. 列宽不要过宽过窄

列宽不合适也会影响报表展示效果。可以鼠标双击自动调整列宽(最后往往需要微调)

4. 标题用暗色填充,白色字体

除了去掉网格线外,这应该是最有效的表格设计技巧了。通过这个方法,可以有效提示表格内容,同时,使得表格页面显得更有层次。

5. 网格线用浅灰色

缺省设置的网格线用的纯黑色,在视觉上会与数据的颜色冲突。我们可以将网格线的颜色设为浅一些的灰色。

注:我们的经验是把不重要的内容都用浅灰色显示,例如上面图片中的下面表格的“单位:万元”。

6. 各列等宽

这是一个容易被忽略的地方。因为我们在调整列宽时多数会采用自动调整列宽,所以,如果如果有的标题过长或过短就会导致列宽不一致,影响报表展示效果。

表格设计效果

我们来看看刚才这几招的效果

图表篇

1. 不用缺省字体字号

跟表格设计一样,我们需要改变图表的缺省的字体字号(我的经验是坐标轴字号可以用8号)

2. 图表颜色

所谓图表颜色即指系列颜色,如柱形图的柱子,折线图的线条和标记等。

同样不要使用缺省的颜色。

3. 不要标题或使用有意义的标题

图表中大家最容易犯的一个错误就是标题(关于图表标题的使用,真的可以写一大篇文章),大家往往容易使用缺省的标题,问题是缺省的标题往往毫无意义。不如干脆不要标题,或者更好的方式是去一个有意义的标题。

4. 排序

在很多图表类型中(比如柱形图,条形图,饼图等)在报表中都需要排序

5. 调整分类间隔

这是在柱形图(条形图)设计中最立竿见影的效果了。我的经验是间隔为20%左右。
注:调整分类间隔后,柱子会变宽,可以调整图表宽度,从而改变柱子宽度至合适大小。

6. 强调该强调的

一般来说标题需要重点强调,可以用黑色,粗体。坐标轴标签不重要,可以用浅灰色。
在有些情况下,可能需要突出显示某个柱子,或者折线图中某个点。

7. 去掉纵坐标轴

我们经常可以去掉纵坐标轴,用标签取代坐标轴的作用。

8. 白色边框

这个技巧经常用在堆积柱形图(条形图),带标记的折线图,面积图中。

9. 虚线

这个一般用于折线图中,当有多个系列对比时,可以采用将一个或多个系列用虚线显示的方式

总结

我们今天介绍了表格设计的6个技巧和图表设计的9个技巧,这15招一定可以极大的提升你做的数据报告的颜值,赶快用起来吧!

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