【拆书|每天节省2小时】04 大项目依然可以从容完成

“瞧,这个项目的最后期限定得太不切实际了”,一个项目最后没有完成时,你是不是经常听到这样类似的话。或者你负责的大项目,经常都没有按时按点的完成。

你知道为什么会出现这样的情况吗?如果你是一个项目经理,是一个产品经理,你想改变这样种状况吗?

本次拆书第7章 规划写作和演讲,效果立竿见影,第8章 组织并提高项目运行效率。

01

在工作中,通常会有艰巨的大项目,这些项目需要一个团队成员几个月,甚至一年多的时间来完成。对于这样的项目没有按期完成的首要原因,是做事时没有留余地,没有留出改正错误的时间。你做为项目经理,在预估时间时,只把做事的时间列了出来,而没有考虑在工作中可能遇到的障碍。

当你接手一个项目时,你先不要着急开始工作。你先闭上眼晴,想象一下项目结束时是什么样的结果。当你把这个项目的结果想的清清楚楚的,那么你的项目目标就非常明确了。

这个时候,你需要进行逆向思考,根据项目目标,需要做什么,想到什么就写什么,把可能遗漏的内容最好都能想到,并列出来。

当你把项目过程中需要做的事情,需要的支持,需要的人员都想的非常清楚明白了,项目不能按期完成的概率就会低很多。

02

项目最重要的一个指标是完成日期,所以,在拿到项目时,一定要明确项目完成日期,并且把开始日期和完成日期列进你的计划,时时提醒着你。

项目完成日期已经确定了,那么就需要召开项目组会议,大家头脑风暴。所有成员预期最终结果,然后风暴需要完成的任务,以及风暴时的一些想法,都要记下来。

工作的任务列完了,没有遗漏了。下一步就是分配工作,这时你作为项目经理,一定要分解项目,并且分解的越细越好。

一个项目大的时间里程碑一定要明确,近期的工作分配一定要明确到每一天。近一个月两个月的工作,一定要分解到每一天,一个月分解成22份,两个月就是44份,每天都要设置检查点。

这样,项目组的成员都知道自己每天要完成的任务,你作为项目经理,也很明确要检查的点。这样做了之后,项目组成员一般情况下都会按时完成工作,即时没有完成的,项目组成员也会自己加班加班完成,不会拖项目后腿。

03

前面说了,项目没有按期完成的首要原因是没有留有余地。所以你在分配项目任务时,一定要有两个计划。一个是按项目里程碑完成的计划,这个是你自己知道就行,不需要通报给项目组成中,另一个是给项目组成员列的完成计划。

项目组成员的计划一定要比项目里程碑完成计划提前一段时间,这个时间需要你根据项目组成员的工作质量,项目大小,紧迫程度,来确定提前多少时间。可能是两天,也可能是一星期。

当计划留有余地时,项目出现了障碍,出现了问题,你都有时间来补救。特别是一些软件项目,你不知道提交测试后,会有多少个Bug需要处理。

特别是现在的手机APP,Andriod操作系统的APP上线还没有什么问题,IOS操作系统的APP上线都需要审核的。你不知道苹果审核会出现什么幺娥子,有时一两天就审核通过了,有时审核两三次还不通过。不能审核通过的原因也是五花八门,有些原因你打破了脑袋也想不出来。

所以,这个时候,你要多留一些修改Bug的时间,多留一些上线审核的时间。当你为项目留有余地的时候,项目能够如期完成的概率会大很多。

04

一个项目,除了本项目组成员,还需要其他人员支持,分配任务也好,协助工作也好。你通常都需要通过邮件给来完成,那么你的邮件是否在第一时间被人看,并且被人处理,就要看你的邮件主题是否吸引人,内容是否合理。

你的邮件发出去,别人最先看到的是你的邮件主题,如果你的主题不能吸引人看下去的欲望,很可能就会被延迟处理了。所以你的邮件主题,也要象那些爆款文一样,取个吸引人眼球的标题,但是也不要过分夸张,还要在主题中体现邮件的内容。

让读你邮件的人看到主题,就知道我为什么收到这个邮件了,我需要做什么,这样你的邮件才会被重视。

通过邮件主题,收到你邮件的人打开了邮件,你的邮件内容必须符合简短,直切主题、易读、易懂、令人印象深刻这几个特征。现在职场中的人都非常忙碌,没时间看你的长篇大论,所以要简洁直接的进入主题,让人一看就知道你的邮件目的是什么。

最最重要的是,在邮件中一定要写明读你邮件的人,回复你的邮件或完成你邮件中任务的截止日期,如果缺少这一项。那么读者就会自己想当然的认为,什么时候回复你都可以。

写完邮件之后,再检查检查,如果邮件中有几项内容的话,尽可能的使有项目符号或编号排序,让看的人可以很清楚你的邮件思路和内容。

你看完这一段,感觉好复杂,其实写邮件只要遵循PADD模型即可,PADD代表四项内容。目的(purpose),为什么要发送这封邮件。行动(action),你希望收件人做什么,尽量简短明了。细节(detail),使用项目符号或编号进行列表,使内容一目了然。截止日期(deadline),邮件末尾写明截止日期,这是收件人最关心的事。

05

本次拆书的内容已经完了,现在总结一下,对于一个大项目怎么才能从容完成。

接到大项目,要明确项目完成的结果,即明确目标。细细的分解任务,合理的分配给项目组成员。在分配任务时要打出处理障碍的时间余地。

使用邮件分配任务或寻求支持时,邮件主题要吸引人,邮件内容要遵循PADD模型。

作为项目经理,产品经理的你,看完这次拆书,对于项目管理有没有什么新的想法。如果刚好有一个项目需要你来做的话,赶快行动起来吧!

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