河北省档案馆《新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作专题档案整理与移交办法》 / 四六文摘

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为贯彻落实国家档案局做好疫情防控期间档案工作的有关要求，在我省做好疫情防控工作的同时，建立一套收集齐全、分类合理、整理规范的疫情防控工作档案。根据省应对新型冠状病毒感染肺炎疫情领导小组产生的文件材料主要类型，结合《归档文件整理规则》等业务规范，我馆制定了《新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作专题档案整理与移交办法》，已由省应对新型冠状病毒感染的肺炎疫情工作领导小组办公室转发各地参照执行，旨在规范疫情防控工作专题档案的整理，便于移交和接收。现对该《办法》进行发布。

河北省档案馆

2020年3月20日

新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控

工作专题档案整理与移交办法

疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，对今后查考研究、经验借鉴具有十分重要的价值。为了规范疫情防控档案的整理，便于移交和接收，特制定收集归档的文书、照片、电子、实物等各类档案整理办法。

01 文书档案整理要求

文书档案的整理按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015)要求，以“件”为单位进行整理。收集内容参照《河北省应对新型冠状病毒感染肺炎疫情工作领导小组疫情防控文件材料归档范围》。整理步骤如下：

（一）组件

一般以每份自然文件或组件为一件。文件正本与定稿为一件，有文件处理单或发文审批单的，文件处理单或发文审批单与相关文件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件，相同类型的报表等可按月、周合订为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件。件内文件排序按照正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后。有收文处理单或发文审批单的，收文处理单在前，收文在后；正本在前，发文审核单和定稿在后的顺序排列。

（二）装订

归档文件一般以件为单位装订，采用左侧“三孔一线”或左上角“直角装订法”线装。

（三）排列

归档文件按照内设机构进行分类，机构内部按时间或重要程度排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。未设立内设机构的可按照问题来分类。

（四）编号

1、编制页号

以件为单位编制页码，一件一个流水号。页码应逐页编制，用黑色铅笔标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的或拟编制页码与文件原有页码相同的可以不再编写页号。

2、加盖归档章

归档文件应逐件在首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相应内容（见附图1)。归档章中全宗号、年度、机构(问题）、保管期限、件号以及页数为必备项。省、市设立了“应对新型冠状病毒感染肺炎疫情领导小组”的，各级领导小组档案的全宗号由同级档案馆给定；年度依文件盖章的落款日期定，以4位阿拉伯数字标，如“2020”；机构（或问题）按照机构分类填写内设机构名称或简称，如“综合组”等，按问题分类的填写问题类别，如“物资保障”等。各级领导小组形成的档案保管期限一般确定为永久；件号按照归档文件在机构内部的顺序排列，从阿拉伯数字“1”开始编写；页数为本件的总页数。

3、编制档号

应依分类方案和排列顺序逐件编写档号。档号结构为：全宗号-档案门类代码-机构代码-件号。如：1072-WS-ZHZ-0001。其中档案门类代码“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识；机构代码或问题代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如综合组代码“ZHZ”等；件号用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”；其他项目填写同档号章。

（五）编目

《归档文件目录》由三部分构成：归档文件目录封面、归档整理说明、归档文件目录。目录采用A4纸，页面横向设置，归档文件目录由系统生成或使用电子表格编制打印并备份，按顺序装订成册。

1、封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、内设机构（见附图2)。

2、目录说明以文字形式表述，主要内容为：本目录的形成部门、机构代号及档案主要内容、形成数量等。

3、目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录（见附图3)。

（六）装盒

视文件的厚度选择薄厚适宜的档案盒（20mm-50mm)，按照归档文件排列的先后顺序进行，一般一盒装满后顺次装入下盒。同一事由的文件不一定必须装入同一盒内，不同年度或不同机构（问题）的文件不应装入同一盒中。

1、填写档案盒封面和盒脊

档案盒封面应标明全宗名称。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格（见附图4)。

2、备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附图4)。

（七）纸质档案数字化扫描及存储要求

扫描过程中不能损害原文件，扫描后文件装订要符合档案整理要求。纸质档案全部采用彩色300DPI分辨率进行扫描，扫描成果文件以单页JPEG格式存储，并制作一套PDF格式文件，每件文件的扫描成果放入同一文件夹，并以档号命名该文件夹，扫描成果采用移动硬盘或一次写光盘作为存储介质。具体要求参见《河北省档案馆档案数字化副本接收办法（试行）》。

数码照片及录音录像档案整理要求

数码照片、录音录像档案的格式应符合移交要求，特殊格式的应当与其读取平台一起保存，元数据应当与档案一起移交。

（一）文件格式要求

1、照片类电子档案以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF)保存完整，像素数不低于300万；

2、录音类电子档案应以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz;

3、录像类电子档案应以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于4Mb/s;

（二）数码照片及录音录像档案整理步骤

将收集到电子文件先按数码照片、录音、录像进行分类，每一类按照事由结合时间顺序进行排列。原则上照片类档案、录音录像类档案以一次活动为单位整理，采用档号作为唯一标识符对电子档案命名，档号采用“全宗号-门类代码-活动序号”的形式，如：“855-ZP-001”，其中电子档案的门类代码可设置成照片（ZP)、录音（LY)、录像（LX)，每个活动建立一个文件夹，文件夹名称以档号命名，将本次活动的同类型的电子文件存入其中，按照时间进行排列，并建立目录。

（三）数码照片及录音录像档案的目录格式要求

档案目录文件命名为“文件目录.XML”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应。数码照片档案目录信息下著录项目包括：全宗号、保管期限、年度、内设机构、活动名称、活动代号、张号、题名、摄影者、时间、文字说明、文件格式等，录音录像档案目录信息下著录项目包括：全宗号、保管期限、年度、内设机构、活动名称、活动代号、顺序号、题名、录制者、录制时间、时长、文字说明、文件格式等。

（四）数码照片及录音录像档案元数据格式要求

元数据是描述电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。按照《照片类电子档案元数据方案》《录音录像类电子档案元数据方案》等执行，元数据尽量由计算机系统自动留存，采用XML文件格式移交。

（五）数码照片及录音录像档案载体的整理

为了方便保存和移交，数码照片、录音录像档案须在脱机载体上保存一套，推荐使用移动硬盘或一次性写光盘。每件载体要单件装盒保存，并附上标签（见附图5)。

纸质照片档案整理要求

纸质照片档案根据《照片档案管理规范》的要求进行整理。内容主要包括：1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。2、领导和著名人物参加疫情防控工作活动的照片。3、其他具有保存价值的照片。

（一）照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、档案门类代号（ZP)、册号、张号组成。顺序为：全宗号-ZP-册号-张号。

（二）照片的入册

照片档案册一般由297mmX210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。应按照排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片档案册。

（三）照片档案具体样式

1、照片档案内封面。主要包括：全宗号、目录号、册号、起止时间、保管期限、本册照片说明等（见附图6)。