如何才算是明确了项目阶段目标?
明确项目阶段目标是做好项目计划的基础,包括行动计划,收款计划等。
对项目计划预测的准确性也是评价一个项目经理能力的重要指标。
举例
合同上一般是这样写的:达到总账上线,即付上线款。
但是,“总账上线”这个目标其实是非常不明确而且经常会变化的,我们要和客户保持及时沟通,经常更新和明确“总账上线”的目标内涵。
1.哪些单位上线才叫上线?
1.1在实施的过程中突然客户方收购了新的单位,是否这家新单位也要达成总账上线才算达成目标?
1.2万一客户的集团管控力度不强,有的单位拒绝使用新系统,那他们不上线算不算达成目标?
1.3万一有的单位财务人员中途离职,在其他单位上线完成后都还没有招到合适的人来接替,那么这家单位没有上线算不算达成目标?
1.4万一有的单位地处偏远,在上线过程中由于网络光纤被挖断的原因不能及时录入数据,那么这家单位没有上线算不算达成目标?
1.5万一有的单位之前使用了业务系统,凭证之前是从业务系统自动传输,本次上线也需要跟业务系统做接口,让凭证通过业务系统自动传输。但是他们的业务系统是由另外一家供应商提供,我方需要对方配合才能完成接口的调试,预计花费时间会很长,如果其他单位先上线,这家单位没有同步上线的话,总账上线目标算不算达成?
2.最终用户培训完毕,总账模块可以使用就叫上线,还是要各个单位都使用一个月以后才叫上线?如何才算使用一个月?是录入了一整个月的凭证就叫上线,还是从培训完的日期就开始计算一个月就算上线?
显然,不同的理解会导致项目目标计划达成至少一个月的差异。
3.谁来对总账上线的目标完成进行签字确认?是要下级每家单位的财务经理签字盖章才算,还是集团财务总监签字盖章就算,还是集团信息中心的信息负责人签字才算?或者是客户方的项目经理签字就可以?签字以后是盖部门章还是盖公章才算?
不要以为我是吓唬你们的,我真的遇到过一个客户,非要下级单位上百家财务经理都签字确认才算上线,结果我写了上百个上线报告签了一百多个字,盖了一百多个章,花费大概两个月的时间才完成签字盖章流程。
我还看到过更奇葩的一个项目,客户不但要求下级单位签字盖章,还只能盖在同一个上线报告上,一百多个单位分布在全国各地,盖章流程要从一家单位签字盖完以后快递给另外一家单位,然后才能继续签字盖章,一年过去,项目都做完了,上线报告的签字盖章流程还没有走完。
4.万一最终用户都已经培训完毕,但是客户方的正式服务器还没有到货,那么把正式系统暂时部署到临时的服务器上是否也可以算上线?
我知道很多人会觉得很奇怪,服务器这种硬件不是一个月就买回来了吗,怎么可能在项目上线的时候还没有到货?
是的,我之前也是这样认为的,事实证明这种想法太单纯。
案例一:
客户方信息中心领导一会说要自己买服务器,一会又要乙方帮助买服务器;一会要买这个品牌,一会要买那个品牌;一会说预算不够,一会又说预算没有用完;服务器购买方案变更了多次,再加上内部审批流程本来就很复杂,最终导致项目已经俱备上线条件,服务器还没有到货。
案例二:
合同是乙方某ERP事业部主导签署,合同里面包含了软件和硬件,硬件环境是写的乙方的云平台。
但是不知道什么原因,该云平台一直没有对客户开通,项目组也一直无法使用。
后来,乙方项目经理和客户方一起多次询问乙方ERP事业部总经何时可以准备好系统的运行环境,在多次催促的情况下,终于到货了几台仍然无法满足整个系统搭建的乙方自己生产的服务器。
至于后来的情况不太清楚,据说该乙方项目经理做为乙方软件实施的项目经理因为乙方硬件的问题离职了。。。。。。
所以硬件环境包括数据库的问题都要引起软件项目组的高度重视,不能觉得事不关己高高挂起,皮之不存毛将焉附。
以上问题没有标准答案,每个问题都需要项目经理或者是实施顾问和客户方一起协商,不同的企业和不同类型的客户对问题的看法都会有所不同。
如何才能尽快达成共识,找到最有利于双方的共同目标,对于项目经理来说,是全方位能力的考验。
推荐一个好的学习方法给大家,有助于大家更快地提升自己全方位的能力。
大家不要误会,我不是发的广告,我是真心觉得作为项目经理,只是考一个PMP的证书是不足以做好项目管理工作的,还应该学习管理学、心理学、营销学、哲学等等方方面面的知识,才能在一边在工作的过程中不断精进,最终成为更好的项目经理。
还需要注意的是:在项目实施的过程中,项目情况是动态变化的,所以项目阶段的目标也是动态变化的,项目经理要实时监控项目情况,当发生风险的时候及时跟客户沟通,才是保障项目目标按时达成的有效手段。