“两夹”在手材料我有——一个简单实用的写作小技巧

在机关单位写材料，往往需要广泛占有材料，这是写好材料的重要基础，也是写手们的例行功课。所占有并可利用的“材料”，说得专业一些，就是“写作素材”。

写作素材的收集和整理，虽然也有一些技巧，主要还得靠下“笨功夫”。

在长期的机关文稿写作中，我养成了一个好习惯，也是有助于提高写作质量和效率的好方法——写任何一个重要文稿，我都会建立两个文件夹，用于收纳相关参考资料，以方便查阅、取用。

一个文件夹是实体的，收纳的都是纸质材料。所收纳的，主要是与所写内容密切相关的文件简报、领导讲话，多数是平时收集、复印留存的，也有一些是急用现找、临时打印的。这个文件夹，可以是硬壳的、盒式的，也可以用大大小小的燕尾夹把多份材料夹在一起。现实中，我主要是采用燕尾夹的方式，这样最简便。

也有一种相对“奢侈”的做法——把收集整理好的资料编印成册。这样做，前提往往是3个：一是写大材料；二是资料有长期留存、反复参考的价值；三是不差钱。

另一个文件夹是电脑版的，收纳的都是电子文档。其中有的是从自己的库存中挑出来的，有的是临时从网上下载的。

为什么要建立这样两个文件夹呢？因为它们各有优劣，可以互补。纸质材料，最大的好处是便于翻阅。电子文档的好处多一些，一来易于存储携带；二来易于查找记得不准不熟的内容；三来可以直接复制粘贴。

我的“双夹法”分三步走：第一步是“建”，第二步是“学”，第三步才是“用”。

“学”的过程，是强化记忆、深化理解、消化资料的过程，也是借鉴思路、启发思考、催生思想的过程。无论收入哪个文件夹的资料，无论是纸质文本还是电子文档，我会一边看一边做上各种记号，必要时还会在空白处写上批注，或是记下自己的思想碎片、灵感火花。至于怎么做记号，每个人有每个人的习惯，不必求同，自己明白就行了。我的习惯是用不同的颜色来标明需要重点关注和参考的内容，在纸质文本上用不同颜色的荧光笔或彩色笔来标注，在电子文档中直接涂色并采用加粗、变换字体或下划线等方式。

食不厌精，脍不厌细。学资料也是一样，既要学新知新，又要温故知新；既要含英咀华，又要潜思细悟。看的资料越多，获取的信息越多，消化吸收得越充分，写起材料来就越能信手拈来、活学活用。很多时候，所收集的资料看一遍是不够的。越是重要的资料、重要的内容，越要多看几遍。光是看也还不够，一定要记、要想、要琢磨。所谓“记”，倒不一定要过目成诵甚至死记硬背。记不准、记不全都不要紧，但一定要记得大体的内容，记得哪个内容在哪个材料中、大致在什么位置，在需要调用的时候能够迅速找到。

最后是“用”。对两个文件夹里的资料以至具体的写作素材，可以引用，可以翻用，可以化用，但不能“盗用”。不管怎么用，一定要取之有度、用之有节。否则，写材料就不是写材料，而是拼材料、凑材料了。

写完一个材料，两个文件夹并不是就可以弃若敝履了。电子文档，我一般会在电脑中实行“双备”：先把整个文件夹里所有的资料集中打包，与所写的材料存放在同一个文件夹里，一并存档，这可以看作是“热备”——趁热备份，随用随取；再把文件夹里新收集的资料分别复制一份，按照对应类别打散另存，存入我的文件库中，放在合适的位置，这是“冷备”——不知道什么时候用得上，先备着再说。这样做，可谓一举两得，既有利于日后查找查证，又有利于再次开发、循环使用。

至于纸质材料，那就要“解散”了。有反复使用价值的继续留存，在我的文件柜里各就各位；剩余价值不大，或者已经存有电子版的，要么粉碎销毁，要么当作废旧处理。

“双夹法”是为写材料服务的，但其价值不仅体现在写作过程中，还体现在写完材料之后。我们所收集占有的资料，很多都具有重复使用、循环使用的价值。如果我们每写一个重要材料，都围绕一个专题收集一次资料、进行一次学习，久而久之，越来越丰富和充实的，不仅是你的资料库，还有你的大脑。