做好供应商征信管理，面对走逃企业有底气
DALE点评
做好供应商的基本资质审查与异动凭证审理，可以防止「走逃（失联）企业开具增值税专用发票」问题的发生。
企业内部控制的实施，往往是几个管理手法的综合应用；管理会计可以协助企业经营，如果没有辅以法务、税务等合规要求，往往事倍功半。
一个良好的企业内部控制，在供应商管理上，往往会使用职权分离与独立复核手段，这些手段在制造业的具体表现可以如下表：
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项目 |
权责部门 |
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（1）合格供应商评鉴 |
工程部门牵头，质量管理、采购管理、营销管理、法务与财务管理共同参与的评鉴小组 |
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（2）供应商资质评鉴 |
法务部门（财务会计部门跟进） |
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（3）交易合规确定 |
法务部门或财务会计部门（采购部门跟进） |
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（4）采购协议框架 |
法务部门（营销管理、采购部门、财务会计跟进） |
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（5）料件规格与质量 |
工程部门（营销管理跟进） |
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（6）进货单价确定 |
工程部门、营销管理 |
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（7）进货订单分配 |
采购管理部门 |
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（8）日常进货进度跟进 |
采购管理部门（生产管理部门跟进） |
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（9）日常进货数量点数 |
仓储部门 |
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（10）日常进货质量鉴定 |
质量管理部门 |
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（11）月度对账与认证 |
采购管理部门（会计部门跟进） |
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（12）核付款项 |
财务部门（采购管理部门跟进） |
从前述表格中的分工可以看出，一个供应商被放进《合格供应商一览表》，绝对不是某一个部门或某一个人可以独立完成，或应该说是不能、不应由某一个部门或个人对立完成，否则极为容易演变成舞弊案件或违规事件。
PS、工程部门负责材料清单（BOM；Bill Of Material）的确定，生产制程的制定等。
在企业管理上有个时间管理的分支，时间管理的一个重要论述就是「重要的事情」要先做，而且要认真的做，不要被不重要而紧急的事情给绑架。与供应商维持长期、良好的合作关系，是企业在产品开发、维护产品质量、与保持利润上的一件大事，而且属于时间管理上的重要的头等大事。
要防范《关于走逃（失联）企业开具增值税专用发票认定处理有关问题的公告》（国家税务总局公告2016年第76号）的风险，必须做好前述内控分工的第2、3、4、11、12项的工作。
企业如果没有法务部门的设置时，就应该由财务会计部门负责第2、3、4项工作，并辅以外聘法律顾问以确保任务的质量。
前述工作中会涉及「基本档案」、「异动档案」两类，第1～4项工作偏基本档案，例如供应商的《营业执照》，第5～12偏向异动档案或成交易档案，例如月度对账单；在1～4项工作中需使用异动档案以确定资格的，日后遇到异动档案性质有变动的，必须重新确定1～4项工作的质量，例如保税合同由来料加工变更成进料加工；2018年开始还有一般纳税人变成小规模纳税人的情况，都是需要做反馈的工作，才能时时更新并确保管理工作的质量。
【2供应商资质评鉴】
第2项的资质评鉴内容包括有（1）审核《营业执照》的经营范围是否包括要交易的内容、（2）确定纳税人资格与增值税票种与核定税率、（3）基本账户的确定。所对应的文件分别是《营业执照》、《一般纳税人核定通知书》、《开户许可证》，这些文件由对供应商的联系窗口，也就是采购部门负责索取后，提交给法务或财务会计部门。
《营业执照》对确定，可以通过登陆「红盾网」确定内容是否符合向市场监督管理局登录内容、是否是最新版本；手机上可以通过「启信宝商业搜索」、「企查查」等微信小程序做征信调查。
供应商的一般纳税人资格确定，在“放管服”一系列涉税事项改革后，《一般纳税人核定通知书》很多地方已经取消，企业可以通过登录供应商所属省级税务机关官方网站的资格查询模块进行查询验证。
基本账户可通过《开户许可证》确定，2019年部分省市取消《开户许可证》后，可要求准供应商提供基本户开户银行出具的《基本账户信息》以便确定。
第2项工作在2015年前，可以独立完成，到2016年进行行政改革后，就变成须要与第11项工作联动，也就是说当第11项发现有异常时，必须反馈回第2项工作；也因为国家推动行政改革后，更加考验企业内部横向沟通协调的能力与效率。
【3供应商交易合规确定】
如果企业同时有法务与财务会计部门时，本项工作宜由财务会计主导、法务部门复核。
确定的内容是模拟从订单到收款的发出与收受的单位，并确定格式内容。
这项工作本身不是困难，但要特别仔细的核对，因为很多供应商或为了凸显本身实力雄厚，故意使用高大上的企业名称，都要这个合规审查过程中予以一一排除这些不合规的做法与思想。
在合规审查过程中，如果供应商是使用海关保税合同的，必须索取目前使用中的海关保税合同以确认企业运营性质。例如：企业的保税合同是进料加工的，就不允许货款汇出境外，以避免日后有协助「逃避外汇监管」的嫌疑。对方如果是集团企业且要求货款汇入集团账户，而不是直接交易对象的基本账户的，同样的也必须予以拒绝，以避免日后人民银行或外汇局的质疑协助逃避外汇管理。
供应商合规确定后，可以制作《合法交易结构》（Legal Transaction Structure），交给法务、财务会计部门留存，企业如果有关务部门或使用保税合同的，《合法交易结构》还需给关务一份拷贝本，通常也需要发送一份拷贝本（且有法务或财务主管签名）《合法交易结构》给到外资企业的母公司的法务部门。
第2、3项工作，是企业的法务、财务部门能适当的证明，已经履行「善尽职务上应注意事项」，因此可以将第2、3项工作结合制作成一份清晰可见的《合法交易结构》（Legal Transaction Structure）。
【4采购框架协议】
按《合同法》、《印花税法》等规定，大型企业通常会以《采购框架协议》+《产品承认书》+《采购单》等形式来运作，《采购框架协议》属于基本档案，而《采购单》就是异动档案；这样的运作模式，会将交易条件、付款条件、多久复核一次供应商资质等内容确定在《采购框架协议》中；会将产品规格、尺寸、采购价格等硬性条件在《产品承认书》中明确规定；会在《采购单》明确「预定交货日期」、「数量」。
《采购框架协议》由企业法务部门制定统一标准，如果供应商没有修改的要求或不允许修改的，直接由采购部门牵头供应商签订后，经用印后双方留存；若供应商具有足够谈判筹码而修改部分条文内容的，由法务部门审定确定后，由采购部门牵头供应商签订、用印后双方留存。
《采购框架协议》中涉及付款条件的制定、修改的，必须经过财会部门同意，而财会部门在收到类似的修改请求时，必须先计算是否符合资金计划，这些评估包括（1）资金量与付款周期，（2）评估修改后的资金需求是否会导致资金链有缺口，（3）引发的利息是否由供应商的价格中找回来。
【11月度对账与认证】
每个月的《对账单》宜由采购部门对应供应商按企业要求的格式提供；格式可以对逐笔交易的数量、单价、金额予以明确外，还可以加上「增值税专用发票号码」以资确认合法凭证来源，如果是通过报关手续（例如深加工结转或物流园报关）的，在「增值税专用发票号码」栏内就录入《进口货物报关单》号码。
未能提供「增值税专用发票号码」或「进口货物报关单号码」的对账单，可以视同对账未完备，在会计处理上以「估计入账」，待合法凭证号确定，且收足合法凭证后，正式入账。
正式入账后，才开启计算货款到期日。例如A厂的付款条件是月结60天，3月货款在5月初才取得合法凭证的，从5-1开始计算60天到期，这样的方式可以逼迫供应商重视且及时提供合法凭证给到企业。
《对账单》审核的工作之一，就是核对收到的对账单的厂商名称是不是符合《合格供应商》，这个是一个很简单，但非常重要的工作。实务上经常出现厂商的业务员操作舞弊时，可能会注册一个与供应商名称相似的名称（例如合格供应商一览表的名称是东莞高大上电脑制品有限公司，提供的对账单名称与盖章的名称是东莞市高大上电脑产品有限公司），企图鱼目混珠。
【12核付款项】
在货款到期时，还由一个风险必须由财会部门把关，以避免破坏掉前面11道关卡的努力。这个风险通常是舞弊，也有不良厂商的业主引发，方式就是供应商提交一份声明或请求之类的文件，理由可能是「另外开设新账户」、「因被法院查封」、「公司更换名称」、「公司地址迁移」等原因，要求汇款到另一个账户，或私人卡上。
「因被法院查封」的，要求对方出具法院查封的官方文件做支持；「公司更换名称」或「公司地址迁移」要求出具工商管理局（现改名为市场监督管理局）核准更换公司名称的官方文件做支持。可以说，「公司更换名称」或「公司地址迁移」是不允许发生的行为，但基础会计或采购员不具备相关的法律常识，经常会被欺瞒。
通常是基层会计（因与供应商对账人员熟视后被洗脑）最先收到这类文件，财会主管在审核付款材料、或出纳在制作付款材料时，还需仔细核对一次《合格供应商一览表》，以避免联合舞弊。
对于供应商的信件，可以通过（1）致电供应商负责人、（2）通过往来银行向对方银行确认等手段进行征信，如果厂商确实属于「情有可原」的情况，除经过企业负责人同意外，还需供应商的负责人出具保证书。
笔者在中国16年的经历中，仅一个境外企业获得协助转换账户，境内企业未同意过，也没发生过因为不允许更换账户而导致供应商经营困难的情况。
【异常处理】
最容易破坏第2、3项工作的就是杂项采购（例如扫把、簸箕等生活用品，或车间与生活用品都有的劳保用品，例如棉纱手套），实务中部分车间主管或管理人员，勾结、串联外部供应商舞弊时，会将车间设备使用的润滑油之类的间歇性采购品（一年采购一次或数年采购一次），跳过前述所有的管理程序，直接拿着发票或收据到财务会计部门报销。这个时候，财会人员必须核对是否属于《合格供应商一览表》，一旦发现，就应该启动异常处理程序，避免舞弊与不合规的事件发生。
财会部门也必须辅以《付款政策》，内容包括支付款项必须符合《合格供应商一览表》的才支付，《合格供应商一览表》必定有《合法交易结构》（Legal Transaction Structure）支持，付款内容必须符合《对账单》及合法交易凭证的支持。这些措施才能最大幅度的避免掉舞弊事件与不合规的情况发生。
而企业主最关心与最痛的「走逃（失联）企业开具增值税专用发票」问题，如果有前述程序支持，已经达到三流一致，因此问题基本上不存在；咨询过多名律师，均获得回复企业如果有这些程序还能发生走逃（失联）情况，导致企业的进项被要求转出且受到税务局的处罚的，律师可以帮助企业打行政诉讼。至少我在中国16年的实务工作中，通过前述供应商管理程序后，未曾发生过一件需要律师出面打行政诉讼官司的案件。
【结论】
做好供应商的基本资质审查与异动凭证审理，可以防止「走逃（失联）企业开具增值税专用发票」问题的发生。
齐至德（DALECHI）2019-5-2于东莞